Kaizen recherche un assistant technique pour l’utilisation des applications de MS Office 365, Zinder, Niger

Termes de Reference d’assistance technique pour l’utilisation des applications de MS Office 365 à faciliter la communication, la partage d’information et la planification

Contexte de l’entreprise :

Kaizen, A Tetra Tech Company, est un incubateur de solutions innovantes et évolutives qui répondent aux défis et aux opportunités des marchés émergents. Nos solutions éprouvées catalysent les améliorations des performances organisationnelles et institutionnelles au niveau local et établissent des communautés de pratique qui facilitent l’apprentissage entre pairs et la réalisation d’objectifs communs.

Nous tirons parti des connaissances existantes, de la technologie, des médias et des réseaux locaux de pairs pour soutenir les réformes locales. Depuis notre création, nous avons apporté notre soutien à plus de 100 organisations gouvernementales, du secteur privé, et à but non lucratif sur les marchés du monde entier. Nous avons créé des solutions qui permettent d’obtenir des résultats dans un large éventail de secteurs, notamment l’éducation, la gouvernance, la croissance économique, l’environnement et l’eau, l’énergie et l’application des lois au niveau mondial.

Kaizen fait partie d’un consortium de quatre membres, dirigé par Save the Children, qui met en œuvre l’activité de sécurité alimentaire de résilience de Wadata (RFSA) pour améliorer durablement la sécurité alimentaire et la résilience des ménages extrêmement pauvres et chroniquement vulnérables dans la région de Zinder au Niger. Kaizen apporte son expertise en matière de gestion des connaissances, de communication, de collaboration, d’apprentissage et d’adaptation (CLA), et d’innovation.

Description de l’activité :

L’activité Wadata, une activité de sécurité alimentaire de résilience financée par l’USAID/Bureau for Humanitarian Assistance, d’une durée de 5 ans et d’un montant de 50 millions de dollars américain, soutiendra environ 27 850 ménages, soit 195 000 participants au total, dans quatre communes de la région de Zinder (Guidiguir, Damagaram Takaya, Guidimouni et Mazamni). Wadata améliorera durablement la sécurité alimentaire et la résilience grâce à des interventions à plusieurs niveaux ciblant les communautés, les ménages et les individus. Wadata est actuellement mis en œuvre dans 683 communautés rurales dispersées dans les quatre communes du projet par 50 agents de terrain, 28 superviseurs et plus de 20 coordinateurs et gestionnaires techniques.

À la fin des deux premières années de mise en œuvre de l’intervention, Wadata a mené une évaluation participative des capacités numériques avec le personnel qui a étudié les demandes (les objectifs et les besoins) et l’offre (les systèmes existants et les limites de l’utilisation actuelle du numérique, y compris les capacités et les pratiques) et a identifié les domaines dans lesquels Wadata pourrait améliorer son utilisation du numérique par une meilleure utilisation des outils numériques existants (téléphones mobiles, tablettes Android et ordinateurs portables) et des applications pour faciliter la communication, améliorer la gestion et atteindre ses objectifs de collecte de données, de prestation de programme et d’apprentissage.

Mis à part la largeur de bande limitée et des problèmes de couverture, l’utilisation des outils numériques s’est avérée être largement sous-utilisée et pourrait être grandement améliorée par l’établissement de flux de travail et de protocoles et de canaux de communication adaptés. Des recommandations ont été faites pour améliorer 1) la communication d’informations pour les opérations du programme, la mise en œuvre des activités du programme, et le rapportage/suivi 2) l’utilisation des outils numériques pour le partage d’informations et de connaissances et 3) l’utilisation des ressources numériques de formation et de renforcement des capacités. La majorité du personnel de Wadata a accès aux applications MS Office 365, notamment TEAMS et SharePoint. Le personnel disposant de MS Office 2016 est en train de migrer vers MS Office 365, tandis que certains employés travaillent encore avec MS Office 2019. TEAMS est actuellement utilisé pour certaines réunions et rarement pour l’échange/le développement de documents. Le SharePoint de Wadata est constitué d’une série de dossiers où le personnel peut placer les documents du programme. La planification des activités et le suivi de la mise en œuvre se font à l’aide de simples feuilles Excel.

La restructuration du site SharePoint de Wadata et le renforcement des capacités pour une utilisation élargie de SharePoint font l’objet d’une consultation parallèle pour une assistance technique à court terme, tandis que l’utilisation élargie des autres applications MS Office est au centre de cette consultation.

Poste : Kaizen cherche à recruter un expert numérique à court terme pour fournir un soutien technique à distance et/ou en personne à Wadata.

Durée : La mission devrait commencer en août et ne devrait pas nécessiter plus de 40 jours d’efforts sur 3 mois.

Description de Poste : Wadata recherche un ou plusieurs experts qualifiés pour aider le personnel de Wadata à mieux utiliser les applications de MS Office 365 à améliorer la communication, la partage d’information et la planification.

Termes de Reference de travail :

Le(s) consultant(s) s’engagera(ont) dans les activités suivantes :

1. Soutenir l’équipe dans l’utilisation du système de collecte de données et de base de données de Wadata, IMPACT, en fournissant à Wadata une assistance technique pour développer des guides d’utilisation et/ou des tutoriels faciles à utiliser et simples et d’autres documents (enregistrements d’écran et vidéos de session en direct) pour soutenir et renforcer la formation sur la façon d’utiliser IMPACT pour la collecte de données et créer des canaux désignés pour les vidéos de formation sur la plate-forme Microsoft Stream par laquelle les membres de l’équipe peuvent accéder, regarder et télécharger les vidéos ;
2. Soutenir Wadata à étendre l’utilisation de TEAMS et son intégration avec d’autres applications Office 365. Cela comprend l’examen et la révision des canaux existants, la création de nouveaux canaux, l’élaboration d’un plan de formation et de curriculums de formation comprenant des guides d’utilisation et/ou des tutoriels simples et faciles à utiliser pour aider le personnel de Wadata à utiliser TEAMS, et la formation du personnel clé de Wadata à l’utilisation et à la gestion de TEAMS. La formation doit être adaptée aux différents rôles : Administrateur/propriétaire, membre et utilisateur. La formation d’introduction/utilisateur pour tout le personnel de Wadata sur l’utilisation de base de TEAMS pour les réunions et le partage de fichiers peut prendre la forme de courte sessions préenregistrées qui peuvent être exécutées automatiquement par des individus ou utilisées par les Administrateurs ou les propriétaires pour mener des formations de groupe pour d’autres employés. En plus de la formation de base sur l’utilisation du site, une formation plus approfondie, comprenant la création de canaux standard, privés et partagés, la création d’équipes, l’ajout et la suppression de membres et d’invités, la modification/suppression d’équipes et d’autres fonctions de gestion, devrait être développée pour le groupe principal d’administrateurs, de propriétaires et de membres. Ces formations avancées doivent être des formations en direct (en personne ou virtuelles) qui couvrent les modules requis pour chaque rôle respectivement ;
3. Aider Wadata à développer des systèmes rationalisés de planification des activités et de suivi de la mise en œuvre intégrant d’autres applications MS Office telles que Outlook (par exemple, les calendriers partagés), Planner, FindTime, Forms et Power Automate. Effectuer des tests auprès des utilisateurs après le développement initial et des dépannages pour le débogage/la mise à jour avant la formation des utilisateurs. Développer du matériel de formation du personnel, y compris des enregistrements d’écran, des vidéos et des guides d’utilisation simples pour les nouveaux systèmes. Fournir une formation en direct (en personne ou virtuelle) à un groupe central d’employés sur leur utilisation ;
4. Développer un ou plusieurs systèmes pour visualiser et suivre (i) les recommandations d’amélioration du programme générées lors des événements d’apprentissage et des visites sur le terrain, (ii) les leçons apprises, et (iii) les adaptations du programme. Effectuer des tests auprès des utilisateurs après le développement initial et des dépannages pour le débogage/la mise à jour avant la formation des utilisateurs. Développer du matériel de formation du personnel, y compris des enregistrements d’écran, des vidéos et des guides d’utilisation simples pour les nouveaux systèmes. Dispenser une formation en direct (en personne ou virtuelle) à un noyau de personnel sur l’utilisation de ces systèmes.

Les activités de ces termes de référence sont conçues pour compléter et s’intégrer à d’autres activités numériques axées sur l’expansion de l’utilisation du site SharePoint de Wadata. Le consultant communiquera et coordonnera la conception et l’avancement du travail sur ces applications avec le ou les autres consultants engagés par Wadata pour une assistance technique numérique sur SharePoint. Le cas échéant, les produits finaux de cette consultation devraient être liés au site SharePoint développé en parallèle.

Lecture de fond/Documents de référence :

Pour de plus amples informations sur le contexte, l’utilisation du numérique par le programme et le personnel de Wadata et leurs besoins, une copie du rapport et des recommandations de la précédente évaluation des capacités et de l’utilisation du numérique sera fournie.

Description des livrables :

• Des systèmes rationalisés de planification des activités et de suivi de la mise en œuvre ;
• Des systèmes numériques permettant de visualiser et de suivre les recommandations d’amélioration des programmes ;
• Des guides d’utilisation et/ou des tutoriels pour aider le personnel à utiliser IMPACT, TEAMS et d’autres applications MS Office (par exemple, Outlook, Planner, FindTime, Forms, Power Automate) utilisées dans les systèmes de planification et de suivi de la mise en œuvre des activités et de l’amélioration des programmes ;
• Un plan de formation, des curriculums de formation et guides d’utilisation et/ou tutoriels pour soutenir la formation et l’utilisation de TEAMS par tous les niveaux du personnel ;
• Formation en direct d’un noyau de 15 employés sur les fonctions et la gestion avancées des TEAMS ;
• Formation en direct d’un noyau de 20 membres du personnel sur le système de planification des activités et de suivi de la mise en œuvre et sur les systèmes de suivi de l’amélioration du programme, ainsi que sur les applications MS Office (par exemple, Outlook, Planner, FindTime, Forms, Power Automate) intégrées à ces systèmes.

Qualifications et expérience requis :

• Connaissance des outils/méthodes numériques pour la mise en œuvre de programmes, le partage des connaissances et/ou l’apprentissage ;
• Expérience de l’utilisation des capacités numériques dans des environnements ruraux à bande passante limitée, pauvres en ressources et à faible niveau d’éducation ;
• Expertise démontrée avec les applications de MS Office 365, en particulier SharePoint, TEAMS, Planner, Outlook, and the Power Plateforme (Power Automate et Power Bi) ;
• Maîtrise du français écrit et parlé ;
• Expérience de la prestation d’apprentissage numérique, en particulier pour les adultes.

Conditions de candidature :

Les candidats qualifiés doivent soumettre un curriculum vitae décrivant leurs qualifications et leur adéquation à la mission, une proposition de trois pages maximums et un calendrier démontrant la compréhension des termes de référence et décrivant la méthodologie proposée, des échantillons de travaux antérieurs ainsi que les coordonnées de trois références professionnelles. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 16 août 2022.  Utiliser ce lien pour postuler https://kaizen.jazz.co/apply/cgJztj8nRW/Technical-Assistance-For-The-Use-Of-MS-Office-365-Applications-To-Facilitate-Communication-Information-Sharing-And-Program-Planning

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure, et seuls les finalistes seront contactés. Kaizen se réserve le droit de ne recruter aucun ou plusieurs candidats.

Chez Kaizen Company, nous trouvons notre force dans notre diversité. Nous nous engageons à créer et à maintenir un environnement de travail inclusif dans lequel chacun a une chance égale de réaliser son potentiel. Nous savons que nous ne pouvons faire du développement différemment que si nous sommes ouverts à et inclure des perspectives nouvelles et uniques. Nous encourageons les candidats de toutes les capacités, de tous les âges, de toutes les identités et expressions de genre, de toutes les origines nationales, races et ethnies, de toutes les croyances religieuses et de toutes les orientations sexuelles à postuler. De plus, nous encourageons les parents et les non-parents, les mariées et non mariées, les personnes issues de formations différentes ou non traditionnelles, et les personnes de toutes autres identités ou expériences diverses à postuler. La Kaizen Company est un employeur qui respecte l’égalité des chances.