Islamic Relief recrute un(e) procurement coordinator, Bamako, Mali

 

 DESCRIPTION DU POSTE DE L’EMPLOYÉ

Un (01) Poste	Procurement Coordinator
Département	Administration
Emplacement	Bamako
Superviseur Hiérarchique	Country Director
Durée du contrat	12 mois avec possibilité de prolongation en fonction de la performance

Contexte et justification de l’activité :

Islamic Relief est une Organisation Non- Gouvernementale Internationale crée en 1984 suite à la famine au Soudan et en Ethiopie. Elle a son siège à Birmingham au Royaume-Uni. Elle est membre de la plate-forme des ONG britanniques d’outre-mer.

Elle est présente un peu partout dans le monde à travers des bureaux de collecte de fonds et des bureaux d’exécution de projets.

Islamic Relief est présente au Mali depuis le 29 Août 1997 date à laquelle elle a signé un accord-cadre avec le Gouvernement du Mali.

La vocation fondamentale d’Islamic Relief est d’atténuer la souffrance des populations les plus démunies.

Le but principal de son intervention au Mali est de contribuer aux efforts du Gouvernement dans la lutte contre la pauvreté.

Les objectifs qu’elle s’est fixés à travers ses différents projets sectoriels entrent dans le cadre global des objectifs du pays qui ne sont entre autres que les objectifs du Cadre Stratégique de Croissance et de Réduction de la Pauvreté (CSCRP) et les Objectifs du Millénaire pour le Développement Durable (ODD).

Ses premières interventions au Mali s’inscrivaient dans sa vocation humanitaire pour la réinsertion socio-économique des populations rapatriées.

Présentement, divers projets sont en cours d’exécution dans des domaines variés de lutte contre la pauvreté conformément au cadre stratégique élaboré par le Gouvernement. Parmi ces projets on peut citer entre autres : la protection de l’enfance, les violences basées sur le genre, la sécurité alimentaire, la construction des micro-barrages, l’eau et l’assainissement, le Programme de parrainage des orphelins et le projet protection inclusive à travers la méthodologie COH.

DESCRIPTION DU POSTE :

Le titulaire du poste est responsable de la gestion du département des achats de IR Mali afin de fournir un soutien opérationnel aux opérations du pays.

Sous la responsabilité du Directeur pays, le titulaire du poste jouera un rôle crucial dans la pérennisation de l’efficacité et de l’efficience des services d’approvisionnement pour le programme de pays d’Islamic Relief au Mali, tout en adhérant aux politiques organisationnelles d’Islamic Relief Worldwide, aux normes internationales, aux meilleures pratiques, aux réglementations des bailleurs de fonds et aux lois applicables.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

• Planification de l’approvisionnement : Assurer la coordination interministérielle entre les équipes d’approvisionnement et de programme pour l’élaboration d’outils de planification et de gestion tels que le cadre de référence de la mission sur le terrain, le plan d’approvisionnement et les prévisions relatives à l’équipement, entre autres.
• Gestion des fournisseurs : élaborer et surveiller les contrats d’achat de fournitures, de produits et de services, selon les besoins. Il/Elle assure l’approvisionnement de la Coordination à Bamako et dans les Bases, depuis la mise en place de la DAI jusqu’à la livraison finale selon les demandeurs en appliquant scrupuleusement et en respectant les procédures IRW en la matière.
• Gestion des bons de commande : Il/elle est responsable de tous les achats effectués par la mission, notamment au niveau national, il/elle prépare les demandes d’achats internes pour chaque besoin nécessitant un achat, recherche, négocie, sélectionne les produits et les fournisseurs selon des critères techniques, économiques, de qualité et de délai
• Conformité et documentation : Archivage de tous les dossiers d’achat conformément à la procédure IRW
• Gestion du budget : Il ne dispose pas d’un budget dédié mais utilise les budgets mis à sa disposition par l’équipe pour les achats ou les visites. Il doit alerter l’équipe sur les risques de dépassement ou de sous-utilisation des budgets lors du processus d’achat.
• Coordination et communication : Assurer la coordination avec les équipes de programme, le département des finances et les autres parties prenantes afin d’assurer l’alignement des activités d’approvisionnement sur les calendriers et les objectifs du projet. Communiquer efficacement avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes ou les préoccupations.

• Gestion globale des fonctions d’achat afin d’apporter un appui opérationnel à la mise en œuvre du programme national.
• Veiller à ce que les lignes directrices d’Islamic Relief Worldwide en matière d’approvisionnement soient respectées en tout temps.
• Participer activement aux réunions de l’équipe de direction, y compris la supervision collaborative de la mise en œuvre du programme et des opérations d’approvisionnement.
• Assurer la surveillance et les examens de routine de toutes les transactions d’approvisionnement afin d’assurer la conformité aux politiques et aux meilleures pratiques en matière d’Islamic Relief Worldwide.
• Veiller à ce que le paiement des contributions déductibles soit comptabilisé, payé et rapproché conformément à la réglementation du pays et aux politiques de l’IRW
• S’assurer que tous les documents d’approvisionnement sont correctement organisés et classés à des fins de transparence et d’audit.
• Se tenir au courant des pratiques actuelles et exemplaires dans les domaines de l’approvisionnement humanitaire
• Identifier les risques de fraude et de corruption et s’assurer de la mise en œuvre des actions de prévention et de contrôle.
• Réceptionner et traiter les demandes d’achat internes en fonction des besoins exprimés par les demandeurs : prospection de marché, consultation des fournisseurs, réception des devis, analyse des offres, sélection des fournisseurs et des produits, négociation, établissement des contrats ou des bons de commande et suivi des paiements
• Recherche de nouvelles sources d’approvisionnement et met à jour le répertoire des fournisseurs
• Prépare les documents contractuels (demande de devis, cahier des charges, demande de dérogation) en parfaite collaboration avec les candidats
• Anime le comité qui évalue les offres des soumissionnaires en fonction du cahier des charges (nature de la prestation fournie, compréhension des besoins, etc.)
• Organise la négociation des conditions particulières d’achat avec les fournisseurs
• Met à jour et surveille le registre des achats
• Recueille les besoins et favorise les achats groupés
• Passer les commandes, faire le suivi et éventuellement relancer les fournisseurs selon le calendrier établi
• Organise le transport des marchandises vers les Bases par des moyens de transport appropriés en fonction des contraintes du terrain (terrestre, aérien ou fluvial) : consultation des transporteurs, évaluation des offres, sélection, préparation de la documentation administrative de la commande
• Évaluer, vérifier et saisir les données des factures des fournisseurs par rapport aux informations de commande
• Briefing et formation continue du personnel local sur les procédures d’achat…

QUALITÉS PERSONNELLES :

• Avoir la capacité de coordination avec les autorités locales et les partenaires de développement ;
• Avoir une grande capacité de travailler en équipe ;
• Adhérer et maintenir les valeurs et la philosophie de l’organisation ;
• Être capable de travailler sous pression dans un environnement multiracial tout en gérant plusieurs activités simultanément ;
• Avoir le sens de l’humanitaire et de la compassion pour les enfants
• Être capable de produire des rapports d’activité
• Avoir des aptitudes à lire, comprendre et rapporter en Anglais

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES :

      EDUCATION :

• Être titulaire d’au moins d’un diplôme universitaire de niveau Bac+4 en gestion, finance, économie, chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe ;
• Diplôme et expérience professionnelle en logistique.

COMPÉTENCES & EXPERIENCES :

• Certifier au moins 5 années d’expériences en tant qu’acheteur dans une ONG
• Solides compétences en planification de l’approvisionnement et en résolution de problèmes.
• Très organisé et axé sur les systèmes.
• Expérience de la vie et du travail dans des environnements dynamiques et instables et avec des communautés locales.
• Capacité à fonctionner à un niveau élevé au sein d’une structure organisationnelle collaborative.
• Capacité à travailler à distance
• Une connaissance accrue en Anglais écrit et parlé est un atout majeur.
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels de base en informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…).
• Capacité à lire, comprendre et produire un rapport de qualité en Anglais.
• Avoir une bonne connaissance du contexte de travail avec les enfants.

APTITUDES : 

• Aptitude à travailler sous pression constamment.
• Être disponible à travailler à tout moment même en dehors des heures de service.
• Avoir un esprit d’écoute, d’initiative et de créativité.
• Compétences interpersonnelles pour maintenir de bonnes relations avec les bénéficiaires et leurs communautés.
• Être disponible à représenter Islamic-Relief dans toutes ses zones d’intervention.

EXIGENCES DU POSTE :

• Partager les valeurs de base, la vision et la mission d’Islamic Relief ;
• Savoir sauvegarder la dignité des bénéficiaires dans tous les aspects du projet ;
• Avoir des notions de base en droit de l’enfant, protection de l’enfant les droits humains en général ;
• Avoir des notions de base en violences basées sur le genre ;
• Être déterminé à faire des sacrifices pour satisfaire aux besoins des bénéficiaires du projet.
• Avoir une excellente moralité et renoncer à toute forme de corruption et détournement de fonds ;
• Savoir conduire une moto à tout moment dans le cadre de la collecte des données sur le terrain.

CANDIDATURE : 

• Un CV
• Une lettre de motivation.

Les dossiers de candidatures doivent être envoyés par e-mail Recrutement@islamic-relief.org.ml;  en précisant la nature du poste « Procurement Coordinator »

Les dossiers sont recevables jusqu’au mardi 30 avril 2024 à 16H30.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews.

Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

Les dossiers incomplets seront éliminés.

Les candidatures de femmes et de personnes vivant avec un handicap sont fortement encouragées