Presentation de l’IRC :

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d’assainissement, d’abris, de réhabilitation et d’éducation. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’à l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d’urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les refugies.

L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L’ IRC met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l’IRC s’intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Responsabilités :

Processus d’approvisionnement :

• S’assure qu’il respecte le contenu du code de conduite qu’il a signé lui-même dans l’exercice de son rôle de procurement ;
• S’assurer que la demande d’achat (PR) reçu est passée dans le système en ligne, bien remplie, approuvée en bonne et due forme, conformément à la SOP de demande d’achat , Si le PR doit être renvoyé pour des informations complémentaires, bien coordonner avec l’émetteur pour gagner du temps dans le traitement des PRs ;
• Créer et traiter une demande de devis (Request for Quotation, ou RFQ) avec une liste ou une description détaillée de tous les paramètres d’achat en question et selon le SOP établi ;
• Interroger les règles du bailleur avant de décider de quelle procédure il faut utiliser ;
• S’assurer chaque fois que le formulaire de demande de quotation (RFQ/ annexe P2) est utilisé et renseigné avec toutes les informations nécessaires ;
• S’assurer que les communications avec les soumissionnaires soient par écrit et les traces conservées dans le dossier d’approvisionnement ;
• S’assurer que les échantillons sont demandés quand les spécificités techniques ne sont pas claires ;
• Planifier et prioriser les achats. Les regrouper autant que possible, en coordination avec les sites et les autres départements demandeurs sous la supervision du Manager /Coordinateur Supply Chain ;
• De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix- auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs
• Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et reconnus afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter systématiquement de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires ;
• S’assurer qu’un P4 version en ligne est utilisé chaque fois qu’on analyse un bid en tenant toujours compte du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraison ;
• Recourir à la méthode de Picorage dans l’analyse du Bid (sélection des meilleurs éléments de l’offre d’un fournisseur et commande portant uniquement sur ceux-ci) ;
• Faire signer toujours le Bid au Programme/département demandeur (Budget Holder) avant de soumettre le PO /Contrats à signature par le personnel habilité (CD/DDO/DDP) selon la délégation of autorité/Matrice de signature ;
• Faire les classements des documents y relatifs sous la supervision du Manager /Coordinateur Supply Chain ;
• Partager les copies des PO et Contrats signés avec les gestionnaires des stocks et suivre avec eux le respect des engament par le fournisseur quant aux délais et de la qualité de sa livraison ;
• Préparer toute la documentation des approvisionnements et suivre les paiements du fournisseur dans les délais ne dépassant pas 15 jours pour un achat local à Ndjamena. S’assurer au niveau de finance que les fournisseurs sont payés à temps ;
• Faire le point hebdomadaire tous les vendredis à la supervision et au Coordinateur Supply Chain de l’état des PRs reçus, ceux en cours de traitement et ceux clôturés dans le système ;
• Utiliser l’option de BVA on line pour toute transaction d’approvisionnement et s’assurer que les données sont à jours chaque jour ;
• Présenter mensuellement le 30 de chaque mois, le rapport d’Approvisionnement PR & PO généré à partir du BVA online ;
• Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
• Promouvoir une image professionnelle et positive de l’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs ;
• En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
• S’assurer par une sensibilisation/explication que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures de l’IRC ;
• Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de l’IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
• Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur ;
• Accomplir toute autres taches en rapport.

Rapportage :

• Faire le PRTS report chaque semaine et le partager avec la supervision ;
• Assurer toute autres tâches qui sera demandé par le Manager/ Coordinateur de la Chaine d’approvisionnement ainsi qu’apporter un support aux autres services si nécessaire.

Profil recherché :

Qualifications et compétences exigées :

• Avoir un diplôme des études techniques en procurement ou équivalent ;
• Connaissance des procédures et pratiques génériques du procurement des organisations humanitaires ;
• Trois (3) ans d’expérience dans le domaine de la logistique section d’approvisionnement ;
• Maîtrise du Français ou de l’anglais oral et écrit ;
• Maîtrise de l’outil informatique, notamment des tableurs ;
• Capacité à travailler sous la pression et à respecter les délais ;
• Capacité à rédiger des rapports narratifs et analytiques sur tableur ;
• Volonté de travailler des heures supplémentaires en cas d’urgence.

Compétences personnelles :

• Parfaite intégrité personnelle ;
• Solides compétences pour travailler en équipe ;
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;
• Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes ;
• Capacités élevées en négociation ;
• Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches confiées par la supervision.

Les candidatures féminines sont très vivement encouragées.

Les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et l’abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l’intégrité fiscale et l’anti-représailles.