International Staffing Company recrute un Gestionnaire du Document et d’Information – Dakar/Sénégal
Contexte :
Notre client est un groupe d’électronique spécialisé dans l’aérospatiale, la défense, la sécurité et le transport terrestre. Présent dans 68 pays, c’est un des leaders mondiaux des équipements à destination des industries de l’aéronautique, de l’espace, de la défense, de la sécurité 5 et des modes de transport.
Vos missions de Gestionnaire Document et Information :
Le documentaliste aura pour mission de gérer la documentation technique et les correspondances du projet en utilisant les outils GED (Gestion Electronique des documents) de de la société et du client ; et d’assurer l’archivage et la distribution de toute correspondance reçue et transmise.
Taches et responsabilités :
- S’assurer que les entités de la société utilisent les bons formats de documents et respectent la procédure de gestion documentaire
- Veiller à ce que les références des documents, dates et objets sont bien renseignés et mis à jour avant dépôt dans les outils de gestion documentaire GED.
- Effectuer le contrôle des documents produits par les entités de la société suivant la checklist de contrôle
- Faire la fiche de relecture interne (FRI) avec statut de contrôle à donner
- Gérer les échanges de données entre les entités de la société et la GED SharePoint du consortium
- Gérer les retours clients (AMO, BCT, MOD), de MezzoTeam vers SharePoint pour les documents du client
- Livrer les documents officiels dans la GED MezzoTeam du client en s’assurant que le « dossier de livraison » est conforme et complet.
- Traiter les envois et arrivées entre SharePoint et MezzoTeam
- Gérer les retours clients de MezzoTeam vers SharePoint
- Diffuser dès réception, les avis/retours/correspondances clients aux destinataires concernés
- S’assurer de la bonne compréhension des retours client par les rédacteurs de documents
- Gérer les fiches de demande d’information et d’interface avec les membres du consortium
- Coordonner avec les entités de la société en reportant l’état des lieux des documents les concernant
- Mettre à jour le répertoire documentaire du consortium (REP12) pour les documents de la société
- S’assurer de la cohérence entre le répertoire documentaire de la société et le REP12
- Diffusion par mail des réceptions des avis AMO FITs via MezzoTeam aux destinataires concernés.
- Assurer le bon archivage des documents.
- Coordination avec les entités offshore pour la gestion documentaire en reportant l’état de lieux des documents que les concerne.
- Gérer l‘accès des utilisateurs aux outils de gestion de documentaire.
- Aider le Contract Manager dans la recherche des documents et courriers.
- Analyser les retards de livraison de documents par les entités de la société
- Analyser les retards de prise en compte des fiches visa et des fiches de relecture internes
- Définir et mettre à jour des indicateurs de suivi de la documentation et des correspondances (liste des documents, dates de livraison et de retour client, dates d’échéance etc…)
- S’assurer de la rigueur d’application des règles documentaires
- Se conformer au processus qualité de la société et du projet.
- Respect des règles HSE, environnement et diversité la société.
Profil du candidat :
Expérience requise :
- Expérience dans la gestion documentaire multi-entités
- Utilisation des outils de gestion de documents GED
- Expérience en reporting (pour les indicateurs de documentation)
- Bonne maîtrise des outils informatiques tels que internet, Microsoft office (Word ; Excel ; PowerPoint ; Outlook…)
Diplôme requis :
- Bac+3 en Gestion Documentaire ou domaine similaire
Qualités requises :
- Organisé et surtout rigoureux
- Attentif aux détails