International IDEA recherche un(e) assistant(e) administratif(ve), N’Djamena, Tchad

Contexte :

International IDEA gère un programme financé par l’UE pour soutenir la transition démocratique au Tchad et contribuer à l’ODD 16 en promouvant des sociétés pacifiques et inclusives pour le développement durable, en fournissant à tous l’accès à la justice et en mettant en place des institutions efficaces, responsables et inclusives à tous les niveaux.

Le programme vise à aider la transition vers la démocratie en soutenant l’établissement de mécanismes promouvant un dialogue inclusif et un consensus, des différentes manières suivantes : en s’appuyant sur le processus de transition, en renforçant la capacité des parties prenantes à renforcer les dispositions constitutionnelles, en relevant la capacité des parties prenantes à contribuer à une transition démocratique apaisée qui facilitera l’adoption de processus référendaires et électoraux crédibles, et en accroissant la sensibilité des citoyens à des processus de transition et des pratiques de gouvernance démocratique élargis.

L’assistant(e) administratif/ve devra fournir un appui administratif et logistique, coordonne les rencontres, aide à la préparation des documents et tient des dossiers et des archives pour le compte du Bureau du Tchad. Il/elle gère également l’espace de réception du bureau et assure l’entretien efficace de celui-ci.

 

Tâches et responsabilités :

  • Assurer la gestion quotidienne de l’espace de réception en accueillant et en aidant les visiteurs et en transférant les appels téléphoniques entrants à leurs destinataires, collecter et distribuer le courrier reçu ;
  • Tenir à jour la petite caisse et actualise les dossiers, y compris le décaissement de liquidités, préparer des bons de petite caisse et enregistrer les dépenses dans le système ERP.
  • Traiter les factures, les demandes d’avances pour les projets, les rapports sur les dépenses pour les projets, etc.
  • Maintenir le stock de matériel du bureau et gérer la distribution des fournitures de bureau.
  • Préparer et apporter un appui à l’administration des contrats et des accords conclus avec les prestataires de services et/ou les organisations partenaires.
  • Organiser et coordonner les dispositions logistiques relatives aux réunions, aux conférences et aux ateliers (obtention de devis, réservation de lieux de réunion, liaison avec les participants, organisation des voyages, etc.), aider à la préparation du matériel de bureau pour les réunions.
  • Prendre charge de l’organisation des voyages du personnel, y compris les réservations pour les voyages et l’hébergement, les avances pour les voyages, les demandes de remboursement des frais de voyage et d’autres questions connexes, aider les consultants externes s’il y a lieu.
  • Aider à l’enregistrement des communications internes/externes et des documents à caractère institutionnel.

 

Éducation et expérience :

  • Un diplôme d’études universitaire en gestion, en administration ou dans un domaine connexe d’une université reconnue ;
  • Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle dans les domaines de l’administration, de l’appui logistique, des achats et/ou des affaires ;
  • Expérience d’une activité professionnelle dans un cadre international, par exemple au sein d’une organisation intergouvernementale, constituera un atout ;
  • Expérience en réseautage et en communication avec différentes parties prenantes telles que le gouvernement, l’ONU, les ONG et d’autres organisations constituera un atout ;
  • Capacité de rédiger et de communiquer couramment en français. Bonne connaissance de l’anglais  et/ou une connaissance de l’arabe constituera un atout ;
  • Conduite conforme aux valeurs fondamentales d’International IDEA ; comportement traduisant le respect, l’intégrité et le professionnalisme ;
  • Intégration d’une optique tenant compte de l’égalité des sexes et de la diversité dans toutes les activités.

Clauses contractuelles :

Poste local.

Engagement à durée déterminée jusqu’au 4 Décembre 2023.

Veuillez noter qu’au vu du fait que le poste est local, International IDEA ne compensera aucun coût relatif à la relocalisation du candidat sélectionné à son lieu d’affectation. Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à vivre et à travailler au Tchad pendant la durée du contrat. International IDEA n’est pas en mesure de subvenir aux frais afférents aux demandes d’autorisation de travail.

 

Dépôt de candidature :

Date limite : le 25 août 2023 à minuit

Ce processus de recrutement est assuré par International IDEA Chad. Les candidatures comprenant un CV et une Lettre de motivation doivent être envoyées directement à r.akodmo@idea.int , en copie : y.bawa@idea.int  et m.dingamnodji@idea.int avec pour objet, Candidature au poste d Assistant(e) administratif/ve ; ou déposer directement au bureau de IDEA INTERNATIONAL Tchad au Boulevard GIMMAI GAOU 2ème  Arrondissement, Rue 1008 Porte 641. Non loin du bureau de PNUD Tchad.

International IDEA est un employeur souscrivant au principe d’égalité des chances professionnelles qui aspire à diversifier son personnel en matière de genre, de culture et de nationalité.

NB : Seul(e)s les  candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

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