International Alert recherche un responsable des finances et des opérations, Niamey, Niger

• Obtenir des locaux et des ressources appropriés, y compris des prestataires de services (par exemple, des banques, des avocats, etc.) ;
• Avec le soutien du département des opérations du siège, s’assurer que les documents de politique et de procédure pertinents sont en place pour le bureau pays du Niger (par exemple, les manuels de finances et d’administration, de ressources humaines et de sécurité) ;
• Assurer la conformité avec les exigences légales nigériennes (y compris le renouvellement dans les délais de l’enregistrement actuel) et la liaison avec les acteurs gouvernementaux appropriés ;
• Appuyer l’évaluation des processus d’établissement de l’enregistrement au Burkina Faso. Si un financement suffisant est assuré, soutenir l’établissement d’un bureau au Burkina Faso, en assurant la conformité statutaire appropriée et les documents de procédure interne.

Gérer les systèmes financiers d’Alert au Niger et au Burkina Faso :

• Superviser la gestion des comptes du bureau conformément à la législation locale, aux systèmes financiers d’Alert et aux exigences des bailleurs de fonds ;
• Préparer et soumettre tous les rapports financiers internes et des bailleurs, les prévisions et les demandes de fonds dans les délais, de manière précise et conforme ;
• S’assurer que le logiciel de comptabilité (MS D365) est maintenu et utilisé de manière appropriée et efficace. Cela inclut le téléchargement des comptes mensuels et l’exécution des rapports subséquents (par exemple, le suivi mensuel des budgets) ;
• S’assurer que toutes les dépenses sont autorisées et traitées efficacement, avec des contrôles efficaces et une séparation des tâches ;
• Superviser la préparation et la mise à jour du budget opérationnel du pays et s’assurer que les coûts sont gérés avec des allocations équitables. Être proactif dans l’identification des écarts et des excédents et proposer des mesures correctives, y compris la préparation des réalignements budgétaires ;
• Développer la capacité de l’équipe à garantir le maintien d’un niveau élevé de gestion financière, notamment en menant des revues régulières des dépenses ;
• Coordonner et préparer les audits et assurer la mise en œuvre des recommandations des audits ;
• Mener des enquêtes sur les fraudes et irrégularités présumées ;
• Préparer les budgets pour les nouvelles propositions et soutenir les réalignements budgétaires des projets existants ;
• S’assurer que des contrôles adéquats sur la gestion de la trésorerie et des banques sont constamment suivis et mis à jour afin de minimiser le risque de fraude et de détournement.
• Examiner les systèmes existants de manière continue afin de développer et d’améliorer les contrôles internes, conformément aux politiques et procédures d’Alert ;
• S’assurer que des fonds suffisants sont maintenus dans les comptes bancaires et les comptes de caisse et initier des demandes de fonds supplémentaires au siège ;,
• Assurer une liaison étroite avec les équipes régionales et du siège d’Alert, en particulier l’équipe Finances et opérations, en veillant à la rationalisation de la gestion financière et en fournissant les informations requises dans les formats appropriés.

Appuyer la gestion efficace des subventions par les partenaires de mise en œuvre :

• Effectuer ou superviser les évaluations des partenaires (financières et opérationnelles) et fournir une formation et un encadrement au personnel des partenaires, si nécessaire ;
• Élaborer et délivrer aux partenaires des accords de sous-traitance et autres accords de partenariat, en veillant au respect des conditions convenues avec les bailleurs ;
• Assurer le transfert dans les délais des fonds convenus aux partenaires ;
• Suivre et faire la revue les rapports financiers des partenaires ;
• Entretenir des relations régulières avec les partenaires de subvention sur les questions de finances et d’administration ;
• Soutenir les partenaires dans le développement de systèmes financiers solides et la gestion des fonds, selon les besoins ;
• Renforcer les capacités du personnel du programme en matière de gestion financière des partenaires.

Gérer les besoins administratifs et opérationnels quotidiens et stratégiques :

• Diriger les processus de passation de marchés, en veillant à ce que les règles internes et celles des bailleurs ainsi que le rapport qualité-prix soient respectés ; identifier et soulever tout problème de non-conformité ;
• Veiller à ce que tous les paiements fiscaux et statutaires, l’enregistrement, les rapports soient effectués auprès des organismes compétents dans les délais ;
• S’assurer que les besoins opérationnels du bureau d’Alert sont satisfaits, que les contrats de location sont tenus à jour et que les installations telles que l’eau, l’électricité, le nettoyage, etc. sont entretenues ;
• Gérer le matériel informatique, les fournitures de bureau et les autres actifs du programme (y compris les inventaires) ;
• Entretenir les relations avec les fournisseurs (fourniture de commandes générales, vols, voitures, hôtels, etc.) au Niger et au Burkina Faso (et dans les pays voisins où la programmation est gérée par le bureau du Niger). Assurer le paiement des fournisseurs, consultants et entrepreneurs locaux, conformément à la politique de l’organisation et des donateurs ;
• Veiller à ce qu’Alert se conforme au cadre écologique mondial d’Alert dans la mesure du possible dans le contexte.

Gérer les ressources humaines :

• S’assurer que les obligations statutaires de l’employeur sont gérées conformément au droit du travail du Niger et du Burkina Faso ;
• Gérer les processus de base de la paie, y compris le traitement de la paie mensuelle et des déductions statutaires et internes, la tenue des dossiers de paie et l’émission des fiches de paie mensuelles ;
• Surveiller les lois du travail nigériennes et burkinabées qui sont pertinentes pour le travail des ONGI et conseiller le directeur pays sur les changements de politique RH, le cas échéant ;
• Soutenir le directeur pays et le personnel du programme dans les processus de recrutement. Aider à l’initiation et à l’orientation du personnel en ce qui concerne les systèmes financiers, RH et opérationnels d’Alert ;
• Fournir des conseils et s’assurer que les employés utilisent le système de gestion des performances d’Alert ;
• Tenir à jour le système RH d’Alert (People HR) avec les détails relatifs à l’emploi et aux performances du personnel.

Appuyer la gestion de la sécurité :

• Appuyer le directeur pays pour maintenir et mettre à jour le plan de sécurité et les procédures opérationnelles standard ;
• Suivre la situation de la sécurité dans le pays et tenir les collègues au courant ;
• Assister aux réunions sur la sécurité, selon la délégation du directeur pays ;
• Fournir des conseils et une formation au personnel sur les ressources de sécurité interne d’Alert ;
• Identifier les possibilités de formation externe pertinente ;
• Veiller à ce que les visiteurs du Niger reçoivent des conseils sur la politique de sécurité.

Toute autre tâche raisonnable qui contribue au bon déroulement des opérations d’Alert, à la demande du directeur pays.