Activités :

Secrétariat –administration :

• Assister la planification, l’organisation, la coordination interne et externe de réunions et assurer la prise de notes en français et/ou anglais ;
• Réception, pré-sélection et suivi de la correspondance et de la communication avec le représentant, prise d’informations (fournisseurs, hôtels, etc.) ;
• Mise à jour et suivi du fichier partenaires ;
• Assurer la permanence de la représentation lorsque le représentant est absent et l’informer à son retour ;
• Organiser l’agenda du représentant et le planning de la représentation, des personnels, de l’utilisation des véhicules ;
• Assurer le suivi et le classement de la correspondance officielle et des documents y afférant ;
• Rédiger des documents, courriers et notes ;
• Ecrire et distribuer à qui de droit les compte-rendu de réunion, et distribuer les procès-verbaux ;
• Recevoir les appels téléphoniques en Français, Anglais ou Kiswahili, et en rendre compte au représentant ;
• Coordonner l’utilisation et la maintenance des équipements bureautique et des véhicules ;
• Coordonner l’organisation de manifestations scientifiques ;
• Assurer le suivi de l’actualité régionale pour le développement durable local a régional (faits divers, programmation, appels d’offres) ;
• Suivi du site internet de la représentation .

Suivi RH :

• Abonder l’espace collaboratif ;
• Assister l’accueil des agents IRD en affectation ou en mission dans la zone de compétence de la représentation (obtention des visas, permis etc) ;
• Assurer la gestion et le suivi administratif des absences et congés annuels des agents de droit local permanent ;
• Rédiger les décisions de congés du personnel expatrié et des agents de droit local permanent.

Missions et voyages – achats :

• Assister les visiteurs de l’IRD en mission à Nairobi et au Kenya/Afrique de l’Est ;
• Administrer et superviser les besoins de la représentation liés aux voyages, à la comptabilité ;
• Planifier les achats de fournitures bureautiques en partenariat avec l’hébergeur (ICRAF) et autres fournisseurs ;
• Obtenir auprès des agents en mission les justificatifs de déplacement et factures associées ;
• Organiser l’hébergement et les démarches bancaires ou autre des personnels en mission et/ou visiteurs ;
• Organiser et faciliter les déplacements des personnels dans Nairobi et au Kenya, les réservations d’hôtel ou autres démarches administratives .

Compétences :

• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle ;
• Excellentes qualités organisationnelles ;
• Maîtrise de l’outil informatique, notamment les logiciels de bureautique ;
• Sens de la communication ;
• Esprit de synthèse et d’analyse ;
• Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail ;
• Bonne expression écrite et orale ;
• Maîtrise courante de l’anglais et du kiswahili, parlé ou écrit ;
• Maitrise du français (niveau CRECL: B2/C1) .