Humanité & Inclusion recrute un(e) assistants(e) services partagés, Gothève, Niger

Vous êtes détenteur d’un diplôme en comptabilités / finances ? Vous désirez servir et apporter votre contribution et expériences dans l’humanitaire, vous pouvez donc postulez pour rejoindre les équipes d’Humanité et Inclusion !

 

Contexte et enjeux du poste :

Humanité & Inclusion | Handicap International (HI), organisation de solidarité internationale à but non lucratif, intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes dans plusieurs domaines dont la santé, l’éducation inclusive, l’étude de la vulnérabilité logistique, l’appui aux populations des rues, etc.

HI intervient au Niger depuis 2007 dans le domaine de la santé et réadaptation, l’éducation inclusive, l’insertion professionnelle, l’inclusion et la promotion des droits des personnes handicapées et de la réduction de la violence armée. Le Niger fait partie depuis le 1er septembre 2019 d’un programme régional appelé Sahel-Atlantique (SAHA) qui regroupe en plus, le Togo, le Burkina Faso et le Niger.

Dans le cadre de renforcement en effectif de l’équipe Finance à Gothèye, face aux demandes des programmes en hausse, HI Niger recrute un Assistant Services Partagés pour contribuer à la mise en œuvre du mandat opérationnelle de l’Organisation.

Type de contrat : CDD de droit nigérien

Durée du contrat : 1 an

Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible et au plus tard le 01/04/2022

 

 

Missions :

Sous la supervision du Chargé FIN/RH basé à Tillabéry, l’Assistant Services Partagés aura pour mission principale d’assurer la gestion de la trésorerie, de la logistique et de l’Administration de la sous base de Gothèye dans le respect du cadre légal, des procédures internes, des règles bailleurs et dans un souci de support constant aux activités développées.

Responsabilité 1 : Assurer la gestion administrative de la sous base de Gothèye

Activités :

• Réalise les formalités exigées par les instances gouvernementales au niveau de la localité de Gotheye ;
• S’assure de la présentation, la circulation, le classement et l’archivage des documents administratifs, comptables et financiers ;
• Assure les procédures de retenues à la source ;
• Assure la bonne tenue des registres de correspondances « Courriers Départ » et « Courriers Reçus » ;
• Apporte un soutien aux collaborateurs affectés ou en mission sur la sous base de Gotheye, dans l’exécution des tâches administratives ;
• Met en place la gestion administrative de la sous base, dans le cadre de son ouverture ;
• Se Réfère au Chargé FIN/RH basé à Tillabéry pour tous les aspects de gestion des ressources humaines.

Responsabilité 2 : Assurer la gestion de la trésorerie de la sous base de Gotheye                                           

Activités :

Gestion de la caisse

• Verse les avances demandées au personnel de la sous base en respectant les procédures en cours à HI ;
• Suit les avances de services individuelles et faire les relances nécessaires auprès des intéressés en cas de non-respect des procédures ;
• Tient à jour la fiche de suivi des avances.

Gestion des Livres de Bord : Tient à jour les livres de bord de caisse et banque ouverts sur la sous base.

Gestion des paiements :

• Assure tous les paiements (espèces, chèques, transfert…) en respectant les procédures d’engagement des dépenses du Programme ;
• Vérifie la validité et l’adéquation des justificatifs des dépenses (contrat, commandes, factures, bons de livraison,…) ;
• Assure le classement méthodique des justificatifs comptables de toutes les opérations passées sur la sous base.

Met en place la gestion de la trésorerie de la sous base dans le cadre de son ouverture :

Responsabilité 3 : Assurer la gestion de la comptabilité de la base de sous base de Gotheye

Activités :

•  S’assure du respect des procédures comptables sur la base ;
• Vérifie la validité du visa de réconciliation apposé sur chaque pièce comptable  ;
• Envoie les scans de la dernière page du livre de bord caisse et du décompte caisse le 1er jour ouvrable de la date de clôture de la comptabilité du mois concerné ;
• Classe et archive les pièces comptables suivant les règles établies (scan) ;
• Met en place la gestion de la comptabilité de la base dans le cadre de son ouverture.

Responsabilité 4: Assurer la gestion du matériel et du budget mis à sa disposition dans le  cadre de la mise en œuvre des activités.

Activités :

• Etablie le budget prévisionnel relatif à la structure de la sous base de Gotheye ;
• Effectue et est responsable de la gestion du budget structure ;
• Valide le choix de matériels adaptés, dans le respect des procédures d’approvisionnement ;
• Assure une gestion des ressources matérielles et financières mises à sa disposition pour la réalisation des activités: élaboration des prévisions budgétaires, engagement des dépenses qu’il valide ;
• Conseille et supervise les partenaires dans la réalisation de leurs activités ;
• Se Réfère au Responsable financier de Niamey pour tous les aspects financiers et comptables non cités avec information à son N+1

Responsabilité 5 : Assurer la gestion de la logistique et des autres aspects organisationnels de la sous base de Gotheye

Activités :

• Assure l’application des procédures de la chaîne d’approvisionnement (Achat de biens et services, Stockage) ;
• Assure la gestion du parc auto et moto de la sous base ;
• Assure la gestion du parc informatique et des équipements ;
• Assure la gestion des sources d’énergie (groupe électrogène et plaques solaires) ;
• Assure la gestion des équipements de télécommunication (Téléphones satellitaires, radio et téléphones ordinaires ;
• Met en place la gestion logistique de la base, dans le cadre de son ouverture ;
• Assure la gestion des locaux ;
• Assure la gestion du transport (déplacements du personnel, transport des biens) ;
• Assure le contrôle interne de la mise en œuvre des procédures logistiques ;
• Assure la formation des équipes de la sous base aux procédures logistiques HI, bailleurs et aux règles logistiques applicables au programme, chez nos partenaires en lien avec le cadre légal
• Participe au contrôle des processus logistiques des partenaires ;
• Garantit le classement et l’archivage des documents logistiques ;
• Garantit les liens avec les autres responsables sécurité terrain et la hiérarchie ;
• Garantit la mise en œuvre et le respect des règles de sécurité en étant responsable de la sécurité terrain (FSO) ;
• Appuie les différents collaborateurs des services support intervenant dans le programme en cas de surcharge de travail ou d’absence ;
• Se réfère au responsable logistique à Niamey pour tous les aspects logistiques non cités avec information à son N+1 ;
• Collabore avec les différents membres des équipes support intervenant dans le programme Informe le supérieur hiérarchique de tout dysfonctionnement ;
• Assiste le Responsable Finances Pays et le Responsable Logistique dans d’autres appuis en fonction des besoins ;
• Assiste le Responsable Finances Pays et le Responsable Logistique dans d’autres appuis en fonction des besoins.

Responsabilité 6 : Manager l’équipe support de la sous base de Gotheye

Activités :

• Réalise-les tâches qui lui sont confiées par le département des ressources humaines : appui au recrutement, suivi des dossiers du personnel, gestion du personnel de la base ;
• Assure la formation de ses collaborateurs dans ses domaines de compétences ;
• Met en place les mécanismes de communication et de coordination sur la base ;
• S’assure des transferts d’informations et de responsabilités au sein de la sous base, dans les meilleures conditions possibles.

 

Profil du candidat :

• Un diplôme BAC+2 en gestion/ Comptabilité /Finances  ;
• Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
• Expérience de travail en ONG serait un atout ;
• Maitrise obligatoire de Word, Excel et Powerpoint ;
• Maîtrise parfaite du Français écrit et oral ;
• La connaissance de l’Anglais serait un atout.

 

Compétences requises :