Humanite & inclusion recrute un Responsable administratif et financier-nord – Faya, Tchad

Humanite & inclusion :

Fondée le 19 juillet 1982 a pour objet d’aider des personnes en situation de déficience ou de handicap qu’elles qu’en soient la nature et la cause, sur le territoire national et dans toutes les régions du globe. L’organisation conduit ses actions sans discrimination politique, confessionnelle, sexuelle, raciale ou ethnique. Elle œuvre dans une stricte neutralité et impartialité. De ce fait, sa responsabilité est de penser et agir dans un souci constant de qualité, d’efficacité, du respect de l’individu et de son environnement social et culturel.

Présentation programme au Tchad : 

En 2017, HI forme un consortium avec MAG, FSD (Fondation Suisse de Déminage) et SECADEV (Secours Catholique) afin de développer un projet d’appui au déminage, au développement et à la protection sociale des personnes vulnérables dans le Nord du pays (BET ; Borkou, Ennedi, Tibesti) et la région du Lac Tchad (PRODECO).

Ce projet financé par l’Union Européenne à hauteur de 23 millions d’euros vise à contribuer à la stabilité régionale et à une meilleure gestion des migrations, en s’attaquant aux causes profondes d’instabilité, de déplacements forcés de populations et de migration irrégulière, en accroissant les opportunités économiques, l’égalité des chances, la sécurité et le développement.

La responsabilité de coordination administrative et financière du consortium est confiée à HI.

HI met en œuvre l’ensemble des activités de déminage et de développement socio-économique (notamment diagnostics communautaires, appui social personnalisé, appui au lancement/renforcement d’AGR, formation professionnelle, développement de champs école,  chantiers collectifs communautaires, etc.), dans les régions du Borkou et Ennedi avec des partenaires locaux de mise en œuvre.

Objectifs du poste :

En lien avec le Coordinateur Administratif et Financier, et sous la responsabilité de la Coordinatrice Terrain, le/la Responsable Administratif/ve aura pour mission la formation initiale et continue du Responsable Administratif et Financier national et son appui dans les missions suivantes :

• Mettre en place les outils de gestion administrative et financière à FAYA (Borkou et Ennedi) ;
• Garantir la bonne gestion financière et la trésorerie des projets de la base de FAYA ;
• Assurer la gestion des ressources humaines nationales dans le respect des règles et lois en vigueur.

Responsabilités et taches :

Ressources humaine :

Responsabilité 1 : Recrutement

Sous Responsabilités :

• Mise en place du processus de demande de recrutement (au moment opportun pour le terrain) ;
• Accompagner les Chefs de service dans la rédaction des profils de poste ;
• Mise en place d’un briefing obligatoire des nouveaux arrivants et accompagner leur intégration ;
• Vulgarisation aux nouveaux venus des règles et lois en matière du travail.

Responsabilité 2 : Elaboration des dossiers du personnel :

Sous Responsabilités :

• Former l’Assistant Administratif à la constitution des dossiers du personnel ;
• Formalisation d’un canal d’information entre les projets et le département RH ;
• Sécurisation des dossiers du personnel ;
• S’assurer que tout le personnel en poste à une description de poste à jour, complétée et signée ;
• Assurer le suivi des dossiers du personnel et rappeler le personnel cadre pour les Plan d’Action Individuel et les Evaluations du personnel.

Responsabilité 3 : Documents et cadres RH :

Sous Responsabilités :

• Diffusion des documents RH (Règlement intérieur, termes et conditions d’engagement, Child Protection, PSEA, screening, etc.) au niveau de la Base ;
• Informer et former le personnel national HI sur les règles RH en vigueur ;
• S’assurer que tous les outils mis en place au niveau de la base soient actualisés mais aussi connus et utilisés par tous (fiches de présences, demandes de recrutement, descriptifs de poste) ;
• Appliquer la mise en place de la politique de délocalisation ou de toute autre politique qui doit être mise en place.

Responsabilité 4 : Rémunération :

Sous Responsabilités :

• En lien étroit avec le coordinateur administratif, travaille avec les managers sur la pesée des nouveaux postes ;
• Gestion du paiement des salaires en fin de mois pour la base de FAYA ;
• Mise à jour mensuel de la base des données de FAYA ;
• S’assure d’une bonne déclaration et paiement des taxes et cotisations salariales à la fin de chaque mois.

Responsabilité 5 : Gestion des Expatriés :

Sous Responsabilités :

• S’occupe du versement des perdiems et/ou avance sur salaire sur la Base de FAYA ;
• Remonter les demandes de congés et R&R des expatriés de la Base.

Comptabilité et finance :

Responsabilité 1 : Trésorerie :

• En collaboration avec le Coordinateur Administratif, mettre en place les outils HI de gestion de la trésorerie pour la nouvelle base de Faya ;
• Participer à la sensibilisation/formation et à assurer l’application des procédures liées à la gestion de la trésorerie au sein de l’équipe Terrain ;
• Compiler les demandes de trésorerie des responsables budgétaires et des sites ;
• Préparer le prévisionnel mensuel de trésorerie des besoins de structure et projets ;
• Vérifier quotidiennement la gestion de la trésorerie  (livres de bord,  avances,  banques et caisses) dans le respect des procédures internes et du cadre légal ;
• Assurer l’archivage des documents de trésorerie ;
• Valider les inventaires de caisse hebdomadaires et mensuels ; vérifier la concordance avec la comptabilité et les livres de bord ;
• Appliquer et contrôler la mise en œuvre de la procédure d’engagement des dépenses. Former/sensibiliser le personnel sur la procédure selon les besoins ;
• Mettre en place et valider la gestion des livres de bord et caisses dans le respect des procédures internes et du cadre légal.

Responsabilité 2 : Comptabilité :

• En collaboration avec le coordinateur administratif, mettre en place les outils de comptabilité HI sur la nouvelle base de Faya ;
• Veiller à l’application des procédures comptables ;
• Garantir l’archivage des copies des pièces (courant, dossiers permanents…)
• Assurer l’envoi des pièces comptable à la coordination ;
• Assurer la bonne tenue de la comptabilité sur la base, dans les délais et des procédures s’appliquant à HI ;
• Contrôler l’établissement des comptes nationaux (si nécessaire)
• Contrôler  la comptabilité (validité, qualité et éligibilité des pièces) en fonction des normes HI ;
• Contrôler les affectations comptables ;
• vérifier la saisie comptable de manière quotidienne (FS) et Navision fait par l’assistant Admin.

Responsabilité 3 : Gestion Financière :

• Mettre à jour le suivi budgétaire en collaboration avec le/la coordinateur/trice terrain, les Chefs de Projet et le Responsable Logistique ;
• Faire un suivi attentionné sur les affectations ;
• Alerter le coordinateur terrain en cas de possible dépassements / sous-consommations identifiés ;
• Former/sensibiliser en continue et selon les besoins les responsables de budget à une bonne gestion financière de leur projet.

Administration :

• Participer au respect des dispositions légales :
  • Participer à la veille juridique et suivre l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations tchadiennes ;
  • ·Assurer le suivi des correspondances entre HI, les autorités Tchadiennes ou tout autre partenaire/collaborateur/fournisseur ;

Assurer la gestion des contrats :

•  Suivre les contrats avec des tiers, en collaboration avec les services projet et logistique ;
• Suivre les échéances de paiement ;
•  Suivre les échéances de renouvellement des contrats ;
• Archiver les documents administratifs (numériques et papiers).

Communication et reporting :

Externe :

Représenter et participer aux réunions, sur délégation ou en accompagnement du chef de projet/ coordinateur terrain.

Interne :

• Réaliser des comptes rendus et les transmettre au chef de projet et coordinateur terrain lors de toute rencontre avec des autorités, lors de la participation aux réunions, et/ou sur demande ainsi qu’à l’Administrateur/Logisticien le cas échéant ;
• Informer immédiatement le Chef de Projet/coordinateur terrain des difficultés, blocages, ou irrégularités rencontrés ainsi que l’Administrateur/Logisticien de la coordination le cas échéant ;
•  Participer aux réunions internes de coordination sur demande.

Compétences et expériences requises :

• Formation supérieure en comptabilité, gestion, ou organisation du travail ou diplôme équivalent
• Expérience sur un poste similaire ou sur un poste à gestion administrative et financière complexe. Expériences de travail en ONG / Association
• Une expérience du logiciel comptable Navision est un plus
• Une expérience préalable avec Handicap International est un plus.
• Compétences avérées ou potentielles en management, coordination et formation
• Capacité à encadrer, déléguer et organiser. Diplomatie, impartialité et capacité à prendre des initiatives ;
• Flexibilité et adaptation.

Qualités personnelles :

Indispensable :

• Autonomie et capacité de prise de décision ;
• Capacité à gérer une forte charge de travail et coordonner une grande diversité de dossiers ;
• Capacité d’adaptation à différents contextes socio-culturels ;
• Sens des relations interpersonnelles et de la négociation.

 Langues :

• Bonne maitrise du français (capacités de rédaction, de communication orale et esprit de synthèse) ;
• Bonne maitrise de l’arabe tchadien (oral).

Informatique :

• Word et Excel : bon niveau exigé.
• Powerpoint : niveau moyen.

Constitution du dossier :

• Une lettre de motivation et Un CV à jour  + coordonnées des  2 ou 3 dernières références ;
•  Photocopies de diplômes et  attestations de services rendus (PAS LES ORIGINAUX) ;
• Une photocopie de la carte nationale d’identité.

Les candidatures féminines et de personnes à risque d’exclusion sont fortement encouragées.

Les  dossiers de candidature sont à adresser  à la Coordinatrice Terrain HUMANITE & INCLUSION à FAYA dans une enveloppe fermée et les déposer à l’adresse ci-dessous avant le 15 Mai  2019  à 16 h ( heures Tchadiennes) :

• Bureau HUMANITE & INCLUSION N’djamèna, Quartier Klémat, Secteur Rogue 2 ;
• Bureau HUMANITE & INCLUSION, Quartier HOUCHOUMA à FAYA ;
•   Bureau Humanité &Inclusion Bol, Quartier Tandal.

Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests écrits puis pour les entretiens.

Les dossiers de candidature font partie intégrante du processus de recrutement d’Humanité & Inclusion et ne seront pas restitués aux candidats après le processus de recrutement, donc inutile de passer au bureau de HI pour les réclamer.

FAYA, le 26 Avril 2019

Pour HUMANITE &  INCLUSION