Humanité & inclusion (HI) recrute un administrateur des achats, N’Djamena, Tchad

 

DESCRIPTION DE POSTE : ADMINISTRATEUR DES ACHATS

PRESENTATION DE L’ONG :

Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ».

Handicap International est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicap-international.fr/

Présente dans plus de 55 pays, humanité & inclusion est composée de 2 directions opérationnelles :

  • La Direction de l’Action Humanitaire (DAH)
  • La Direction d’Action du Développement (DAD)
Titre du posteADMINISTRATEUR DES ACHATS
Durée du contratContrat à durée déterminée 1 an renouvelable
SalaireEn fonction de la grille salariale HI
LieuN’Djamena

 

Présentation programme au Tchad

Humanité & inclusion (HI) intervient au Tchad dans plusieurs secteurs  :

  • L’action contre les mines incluant les enquêtes non techniques et techniques, l’éducation aux risques, le déminage, et la dépollution
  • L’assistance aux victimes des mines, restes explosifs de guerre (REG) et engins explosifs improvisés (EEI), personnes handicapées et autres personnes vulnérables
  • La réadaptation fonctionnelle (kinésithérapie, orthopédie, appareillage)
  • L’éducation inclusive en partenariat avec l’ONG COOPI
  • L’insertion socio-économique des ménages les plus vulnérables notamment à travers le développement d’AGR, et la formation professionnelle
  • Le développement local inclusif et l’appui à la solidarité communautaire

 

Objectifs du poste

Il est responsable de :

  • collecter des données du domaine achat et du contrôle interne des dossiers d’achat avant archivage,
  • Mettre à jour les données qu’il rend disponible sur le serveur de partage
  • Garantir de l’intégrité et de la fiabilité du Tableau de Suivi des Achats) ;
  • S’assurer d’une formation optimale des équipes en termes de gestion de l’information et de remplissage des outils de suivis.

 

Hiérarchie

Il est sous la responsabilité directe du Coordinateur Logistique et en lien fonctionnel avec l’acheteur et les autres services

 

DESCRIPTION DE  LA FONCTION :

 

Responsabilité 1 : Reporting et Gestion de l’information

Sous Responsabilités :

  • Rapporte sur une base mensuelle sur les tendances liées aux achats pour le mois et en consolidé sur l’année échue
  • Remplit le Tableau de suivi des achats et propose les améliorations permettant d’améliorer le modèle
  • Consolide les informations relatives aux achats sur tout le pays
  • Est le point focal pour l’organisation de la gestion de l’information en ligne (archives, modèles, tableaux de suivis, etc.)
  • Est responsable de l’archivage en bonne et due forme de tous les dossiers d’achat de HI au Tchad
  • S’assure que les équipes disposent d’un niveau de formation suffisant pour garantir l’intégrité des données dans les documents de suivi des achats.
  • Développe une méthodologie de gestion de l’information en ligne et s’assure de la formation des utilisateurs.
  • Se charge de l’impression des dossiers d’achat pour validation à Ndjamena, puis scanne et renvoie les dossiers sur les bases

 

Responsabilité 2 : Analyse des données

Sous Responsabilités :

  • Assure une analyse et un rapportage mensuel concernant :
  • La ventilation des achats par base, par catégorie de marché, par procédure d’achat
  • Le nombre d’achat conformes à la stratégie d’approvisionnement
  • Le nombre de demandes traitées issues des Procurement Plans / total des demandes
  • La qualité des données saisies et les actions correctives à mettre en place
  • Effectue des analyses régulières des prix, des performances des fournisseurs, du respect du plan d’achat
  • Met en place une liste de fournisseurs en lien avec les différents segments de marché
  • Assure la création d’un catalogue d’articles standardisés HI.
  • Assure le suivi des performances des fournisseurs contractualisés (Dates, Volumes, Performances, Prix)

 

Responsabilité 3 : Archivage

Sous Responsabilités :

 

  • Sous la supervision du Coordinateur Logistique, assure l’archivage en bonne et due forme de tous les documents relatifs aux achats.
  • Elabore une stratégie de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives afin de permettre une optimisation de l’espace au sein des bureaux SCI.
  • Est le point focal du département sur la question.

 

Responsabilité 4 : Support à l’acte d’achat

Sous Responsabilités :

  • Peut être amenée à soutenir le flux de travail de l’acheteur, prendre à sa charge la gestion de dossiers d’achats liés à de faibles volumes/risques, assurer l’achat sur contrats cadres ou procédures ad-hoc sous autorisation du Coordinateur Logistique.

 

Responsabilité 5 : Interface avec le département financier

 

Sous Responsabilités :

  • Est responsable de l’organisation de réunion hebdomadaires de rapprochement entre le suivi des achats et l’état des paiements.

 

Responsabilité 6 : Mise en œuvre d’une nomenclature harmonisée

Sous Responsabilités :

  • Assure la mise en œuvre et le suivi d’une nomenclature harmonisée sur toutes les bases concernant les achats et la gestion des stocks.

 

PROFIL ATTENDU

– Diplôme/Formation :

Souhaitable :

  • Formation supérieure en administration et/ou logistique, Bac+3 ou 4
  • Formation supérieur en informatique et développement logiciel

 

– Expériences (type de postes occupés et durée) :

Indispensable :

  • Minimum 2 ans d’expérience à un poste similaire ou équivalent Expérience en ONG internationale nécessaire.
  • Période stage acceptées

 

Souhaité :

  • Expérience chez HI est un plus
  • Expériences en approvisionnement
  • Expérience en dédouanement
  • Expérience en administration

 

– Compétences :

Indispensable :

  • Capacité à travailler en équipe, à former et à faire respecter des procédures
  • Forte capacité organisationnelle
  • Sens des priorités et des responsabilités
  • Maitrise Avancée d’EXCEL (Tableaux Croisés Dynamiques)
  • Maitrise de l’environnement Microsoft Office (Words, Outlook, Excel…)

Souhaitées :

  • Archivage
  • Méthodologie d’audit

 

– Qualités personnelles :

Indispensable :

  • Grande capacité à organiser son travail et à manager les priorités.
  • Habilité à travailler sous la pression.
  • Forte capacité de travail, rigueur, sens pratique.
  • Excellente réactivité et flexibilité dans toutes les circonstances.
  • Bonnes relatons interpersonnelles et interculturelles.

 

Constitution du dossier:

  • Une lettre de motivation
  • Un curriculum vitae détaillé  avec  3personnes de réference

 

 

L’adresse de l’association à laquelle déposer les dossiers de candidature :

 

A déposer à la base/bureau HI à :

 

Date limite de dépôt de candidatures

  • 25 septembre   2018 à 17h

 

Télécharger le fichier de l’annonce.pdf

 

 

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