RESUME DU POSTE:

HIAS recherche un assistant administrateur financier pour appuyer le département des finances du Tchad. Sous la supervision du Coordinateur de terrain, l’Administrateur-Financier des bases   collabore étroitement avec la Responsable des Finances, et apporte également un appui au Responsable des Programmes. Il devra bases devra veiller à ce que toutes les transactions journalières soient menées de manière efficace et de façon la plus efficiente possible dans les meilleurs délais en accord avec toutes les politiques financières et comptables de HIAS et des différents bailleurs pour la bonne marche de la Finance de la Mission.  Il doit veiller à la protection des actifs de HIAS

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

1. Veiller au respect des procédures administratives et financières dans la mise en œuvre sur le terrain selon les procédures de HIAS et des bailleurs de fonds
2. Suivre les opérations comptables journalières pour la mise à jour du livre de caisse (Cash-book)
3. Assurer le bon déroulement des autres activités quotidiennes de la Finance et de la logistique pour le bureau de terrain ;
4. Gestion du coffre-fort.
5. Appui au programme dans le cadre de gestion financière.

RESPONSABILITÉ ET TACHES SPÉCIFIQUES:

Appui à l’administration et Ressources Humaines :

• Préparer les timesheets de tout le staff et veiller à la signature par ces derniers tous les derniers jours du mois et soumettre à l’Area Manager pour validation,
• Respecter et promouvoir le respect du Code de Conduite et l’éthique de travail de HIAS
• Assurer le lien entre HIAS et l’Inspection du travail pour ce qui est des procédures de gestion des ressources humaines,
• Assurer le suivi des dossiers du staff affecté aux projets à la CNPS ainsi qu’ailleurs selon les besoins ;
• Préparer la planification des congés du staff en étroite collaboration avec le coordonnateur de terrain, faire le suivi des congés, et veiller à l’archivage des fiches de congés ;
• Proposer le personnel journalier pour le recrutement en cas de nécessité et après validation par la coordination de N’Djamena
• Veiller à ce que chaque staff signe un contrat avant de commencer à travailler (même en cas de renouvellement)
• En liaison avec Ndjamena, assurer les demandes de réservation des vols du staff des camps sous sa responsabilité.
• Superviser et coordonner le travail des équipes des chauffeurs, gardiens et femmes de ménage
• En étroite collaboration avec l’Area Manager, préparer les courriers destinés aux partenaires, réceptionner et classer systématiquement les courriers reçus ;
• Veiller au respect de la confidentialité des données et à un meilleur système d’archivage des documents de HIAS.
• Préparer les demandes de paiements en collaboration avec le Superviseur et l’Area Manager, en suivant les procédures et politiques de HIAS et des différents bailleurs de fonds
• Compléter quotidiennement le livre de caisse (cash-book) et le soumettre au coordonnateur de terrain pour transmission a Ndjamena à la fin de chaque semaine ;
• S’assurer que toutes les demandes d’avances du mois ont fait l’objet de paiement au cours du mois en question
• En collaboration avec l’Area Manager, préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse pour les activités à mettre en œuvre selon la planification ;
• En collaboration avec l’Area Manager et le superviseur, collecter de la part des collègues assistants, logisticiens et chauffeurs tous les justificatifs des dépenses du projet.
• S’assurer que les pièces soumises au paiement soient complètes et respectent les procédures administratives et financières ;
• Veiller au paiement des salaires du personnel et des mobilisateurs, à l’acheminement de toutes les pièces justificatives à Ndjamena à la fin des paiements
• S’assurer du paiement des différentes retenues sur salaires auprès des organismes concernés sur le terrain dans les délais ;
• Veiller à la mise à jour de la comptabilité des projets, et participer à la clôture de la comptabilité mensuelle.

Appui logistique et autres activités quotidiennes de gestion de la base:

• Procéder à l’actualisation des inventaires des biens et matériels de HIAS dans les bases et dans les bureaux et magasins des camps de la Sous-délégation en collaboration avec l’Area Manager.
• En collaboration avec le superviseur, faire le suivi des demandes des NFI, leur transport et leur stockage, et veillez à présenter les rapports des distributions et autres fiches de distribution dans les meilleurs délais pour la validation par le coordonnateur de terrain
• En collaboration avec le superviseur, veiller à prendre toutes les dispositions logistiques nécessaires pour la bonne marche de l’activité de distribution générale des vivres
• Faire le classement des pièces justificatives des activités du projet de la semaine ainsi que autres documents comptables selon la procédure interne en place et les acheminer sur Ndjamena pour archivage
• Veiller à l’approvisionnement en eau pour la base et en carburant pour les véhicules, et générateurs en proche collaboration avec les Chauffeurs ;
• Faire le suivi de l’entretien et réparations des véhicules et des générateurs
• Veiller au remplissage systématique par les chauffeurs des carnets de bords de véhicules, et le carnet de bord du générateur par les gardiens
• Faire le suivi et s’assurer de la maintenance régulière des équipements et des bâtiments de HIAS (y compris aux camps)
• Assurer la réception et le suivi du matériel destiné à la base et aux activités dans les camps, en étroite collaboration avec le superviseur et l’Area Manager.
• Assurer la gestion des stocks dans les différents magasins de HIAS sous sa responsabilité en étroite collaboration avec superviseur et l’Area Manager.
• Veiller à la propreté des lieux de travail que ce soit au bureau de HIAS ou au camp et veiller à l’application des mesures de sécurité
• Veillez à l’utilisation régulière de la main courante par les gardiens pour tous les mouvements d’entrée et de sortie de la base.

Gestion du coffre-fort

• Accuser la réception des fonds au terrain ; comptage et vérification avec une autre personne (L’Area Manager ou le superviseur) ;
• S’assurer de l’exactitude d’enregistrement du montant sur la fiche de transfert ;
• Placer l’argent à tout temps dans un coffre fermé ;
• Faire correctement la réconciliation à la fin de chaque mois des livres comptables et s’assurer qu’elle soit signée par un Responsable hiérarchique ;
• Procéder à un inventaire physique des fonds à la fin de chaque semaine, signer conjointement les résultats avec le responsable hiérarchique et envoyer le rapport à la Coordination à Ndjamena

Appui à la mise en œuvre des activités dans le cadre de gestion financière :

• Assister le Chef de base et le superviseur pour la présentation des pièces justificatives ;
• Assister le Chef de base, le Responsable des Programmes et le Responsable des Finances dans la préparation et les suivis budgétaires ;
• Participe à la préparation des audits internes et externes ;
• Surveiller et veiller à ce que toutes les demandes écrites et les approbations relatives à l’Administration et aux Finances soient respectées
• Sous la direction de la Responsable de finance et administration, former le personnel des projets sur les procédures en matière de finances

Il exécutera toutes autres tâches sous la demande de la hiérarchie.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES:

• Être de nationalité tchadienne
• Avoir un Diplôme de niveau supérieur (BAC+3), Niveau BTS ou Licence très souhaité, en Comptabilité ou Gestion financière, contrôle interne ou diplômes équivalents.
• Avoir exercé une fonction similaire (3 ans d’expérience) au sein d’une ONG nationale ou internationale.
• Très bonne capacité d’analyse pour comprendre la complexité des problèmes de contrôle et de suivi budgétaire au sein d’une ONG internationale
• Très bonne capacité d’analyse pour comprendre la complexité des problèmes de contrôle et de suivi budgétaire au sein d’une ONG internationale
• Concentration dans le travail, une capacité de tisser les relations interpersonnelles.
• Être capable de dégager des recommandations claires pour adresser les problèmes et/ou défis identifiés ;
• Abnégation et sens élevé d’atteindre les résultats dans le respect des délais.
• Agilité, rigueur, méthode, sens de responsabilités pour accompagner la croissance
• La connaissance de l’anglais (parlé et écrit) constituera un atout
• Connaissance en matière d’organisation et de procédures
• Maîtrise des techniques et pratique comptables
• Capacité à travailler sous pression et dans les délais impartis ;
• Sens de la communication
• Capacités de rédaction
• Maîtrise des concepts de gestion financière
• Intégrité et moralité

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Nous nous engageons à mettre en place un processus de recrutement équitable et respectueux, et nous faisons tout notre possible pour répondre à chaque candidat. Nous privilégions la communication et la transparence avec tous les candidats, même ceux qui ne vont pas de l’avant.

Voici un aperçu de notre processus de recrutement :

Etape 1 : Soumettez votre candidature !

Etape 2 : Sélection téléphonique avec un membre du personnel des ressources humaines.

Etape 3 : Entretien avec le responsable du recrutement.

Etape 4 : Entretien avec un panel d’employés de HIAS.

Etape 5 : Vérification des références.

Etape 6 : Offre et vérification des antécédents.

Etape 7 : Commencez votre parcours professionnel avec HIAS !

Remarque : Certains de nos processus d’embauche peuvent varier, et tous les candidats ne passeront pas à chaque étape.

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