HIAS recrute deux superviseurs suivi et évaluation, Tchad

Contexte :

La prise en charge et les appuis multiformes aux refugiées vivants à l’Est du Tchad, dans le contexte actuel, deviennent de plus en plus un grand défi. Le nombre des réfugiés à l’échelle mondiale augmente exponentiellement et les ressources pour faire face à ce problème diminue graduellement (financement et moyens de résilience (AGR)). Tous les bailleurs et les humanitaires envisage des possibilités pour gérer avec plus de rationalité ces ressources. Parmi les outils mise en place pour gérer rationnellement les ressources figure la mise en place et le renforcement d’un système de suivi-évaluation.

Ce système repose sur cinq principales fonctions dont le suivi, l’évaluation, la redevabilité, l’apprentissage/capitalisation et le rapportage.

HIAS est une organisation internationale humanitaire à but non lucratif qui a pour vision d’un monde dans lequel les réfugiés, les personnes déplacées et les demandeurs d’asile trouvent l’accueil, la sécurité et la liberté. Il intervient dans plusieurs domaines parmi lesquels le psychothérapeute, la violence basée sur le genre, la résilience, la protection, la distribution et les activités communautaires. Elle intervient dans 14 camps à l’Est du Tchad.

Comme les autres partenaires humanitaires HIAS, repose ses stratégies sur les stratégies humanitaires et désire développer un système de suivi-évaluation efficace en vue gérer rationnellement les ressources rares mises à la disposition des réfugiés à travers les données de qualités. Ce système nécessite que soient recrutés deux superviseurs de suivi-évaluation, un pour la zone de Guereda et un pour la zone de Goz-beida.

Le détail du présent terme de référence se présente comme suit :

Objectifs du recrutement des superviseurs de Suivi-évaluation :

Objectif général : « Faciliter et renforcer le système de collecte, de traitement, de stockage et partage des données pour une prise de décision opportun et pertinent dans les camps de Guereda et de Goz-beida ».

Objectifs spécifiques :

• Renforcer l’utilisation des outils de suivi et d’évaluation mise en place ;
• Assister à des activités pointues pour faire respecter les normes ;
• Colleter régulièrement les données portant sur les activités implémentées ;
• Assister à des opérations d’évaluation ;
• Traiter et analyser les données collectées ;
• Gérer les données collectées ;
• Rapporter sur les données ;
• Renforcer la capacité de staff ;
• Capitaliser régulièrement les expériences au profit de l’organisation.

Résultats obtenus :

• L’utilisation des outils de suivi et d’évaluation est renforcé ;
• L’utilisation des outils d’analyse et de traitement des données est renforcée ;
• Les normes d’implémentation et d’exécution des activités sont respectées par appui participatif des superviseurs suivi-évaluation ;
• Les données portant sur les activités implémentées sont régulièrement collectées ;
• La participation des superviseurs suivi-évaluation à des opérations d’évaluation est effectivement constatée ;
• Les données sont traitées et analysées ;
• Les données sont biens gérées et rapportées conforment ;
• Le renforcement de capacité de staff est fait régulièrement ;
• Les expériences sont capitalisées au profit de l’organisation.

Processus de recrutement :

Le recrutement est organisé par une équipe composée du chargé de Suivi-évaluation, du responsable des ressources humaines, des coordinateurs zones et du Directeur de programme. L’absence d’un de ces membres de l’équipe n’ampute pas le travail de recrutement. Les dossiers sont reçus pendant une période précise de rigueur. Ils sont traités par le chargé de suivi-évaluation qui annote la pertinence des dossiers par les l’études suivis, l’apport du domaine d’étude aux objectifs du programme, les expériences et niveau d’étude, les réalisations du candidat, la connaissance informatique (Microsoft office), la connaissance de l’anglais et de l’arabe locale, l’aptitude physique, l’esprit d’équipe… Le formulaire de cette annotation permet de sélectionner les 10 premier à subir le teste écrit et surveillé dans la salle. Les cinq premier seront contactés par la ressource humaine pour un entretien face à face qui permet de justifier l’aptitude physique du candidat. L’équipe se prononce sur l’entretien et rétien les deux premiers. Un procès-verbal sera élaborer à la ressource humaine pour les actions à suivre.

Les retenus aurons deux jours de travail d’orientation avec le chargé de suivi-évaluation avant leurs déploiements au terrain. Le chronogramme de ce recrutement se présente comme suit :

N° Date début Date de fin Activités Commentaire :

1. 08/09/2021 17/09/2021 Publication de l’avis dans Tchad carrière et devant les bureaux terrains voire des camps Le gardien et Matibeye sont chargé de réceptionner les dossier ;
2. 20/09/2021 22/09/2021 Dépouillement et annotation des dossiers Matimbeye et Thomas ;
3. 22/09/2021 22/09/2021 Partage de la liste de 10 retenus pour le teste écrit et feedback de membre de l’équipe de recrutement Partage par Thomas de la liste avec leurs notes ;
4. 22/09/2021 22/09/2021 Appel de candidats à venir passer le test Matimbeye ;
5. 24/09/2021 24/09/2021 Teste écrit dans la salle unique (salle de réunion) Thomas et Matibeye doivent organiser le teste à 8h30-11h30 en apprêtant le gèle hydroalcoolique et le cache nez pour les candidats ;
6. 24/09/2021 28/09/2021 Partage du résultat des retenus pour l’entretien et appel et appel à l’interview Matimbeye doit faire l’appel ;
7. 29/09/2021 29/09/2021 Entretien avec équipe de recrutement ;
8. 30/09/2021 30/09/2021 Résultat de l’interview et remise de procès-verbal et des noms des retenus à la ressource humaine pour action Thomas et Matimbeye.

NB : Les candidats doivent être au courant de cette planification pour les guider dans leurs mouvements et pour attester le respect de planning et des rigueurs par HIAS.

Relations professionnelles des superviseurs suivi-évaluation :

Les superviseurs de suivi-évaluation sont sous la supervision administrative directe des coordinateurs zones. Ils sont sous la supervision technique directe du chargé de suivi-évaluation. Ils doivent entretenir de relation étroite avec les Managers (Santé mentale et Violence basée sur le genre). Ils doivent développer un sens de bonne collaboration et d’esprit d’équipe avec le staff terrain.

Responsabilités des superviseurs suivi-évaluation :

Les superviseurs suivi-évaluation sont responsables des activités du système de suivi-évaluation dans leurs zones d’actions. Ils doivent agir avec responsabilité et créativité pour l’intérêt de l’organisation. Ils garantissent sans limite l’intérêt de l’organisation et les valeurs de l’organisation. Ils sont aussi responsables de toute dégradation de relations partenariales dans leurs champs d’action. Ils doivent faire de propositions au coordinateurs zones, au Managers et au responsable de suivi-évaluation national. Ils veillent à l’esprit d’équipe dans le staff.

Les principales tâches des superviseurs suivi-évaluation :

Planification et mise en œuvre des activités et suivi des projets :

• Relire et prendre parfaite connaissance du document projet ;
• Maitriser les outils de suivi, d’évaluation et de traitement des données ;
• Faciliter le processus de planification périodique des activités ;
• Accompagner la mise en œuvre des activités selon les standards de HIAS et des partenaires ;
• Établir et maintenir des systèmes de suivi consistants ;
• Appuyer le processus de réquisitions par l’élaboration des TDRs ;
• Collaborer avec l’équipe M&E Manager dans la création des outils de suivi, former l’équipe sur l’utilisation des outils et assurer que toutes les activités sont documentées ;
• Soutenir les collègues de terrain dans leurs activités ;
• Insister sur les sensibilisations aux bonnes pratiques en matière de suivi et évaluation et aider au renforcement de capacité du personnel programmatique sur ces bonnes pratiques ;
• Participer à toutes autres activités en lien avec le suivi et évaluation suivant les recommandations de la hiérarchie ;
• Identifier les besoins de formation des équipes et appuyer à la réalisation des formations ;
• Planifier les activités en détail et déléguer les tâches selon les capacités des membres de l’équipe terrain ;
• Faire respecter les normes des activités ;
• Assurer que les membres de l’équipe comprennent et suivent les procédures sécuritaires.

Gestion des données et rapportage des résultats :

• Faciliter le processus de rapportage par la conception des formats, la qualification, la compilation et la soumission des rapports périodiques dans le délai ;
• Travailler avec le personnel de programme pour développer et normaliser des outils d’enquête et d’autres formulaires de collecte de données pour les programmes de surveillance ;
• Faciliter le processus de création, de gestion et de partage des connaissances et apprentissage ;
• Suivre, analyser et rendre régulièrement compte des indicateurs de programme, des progrès par rapport aux cibles, des réussites des programmes et des leçons apprises ;
• Effectue des vérifications de données afin d’assurer la qualité des données liées à l’analyse et à la recherche ;
• Participer au processus de rédaction de nouvelles propositions et notes conceptuelles au besoin ;
• Notifier tout changement et modification de cibles ;
• Assister les coordinateurs dans le rapportage ;
• Exécuter toutes autres tâches confiées par le coordinateur.

Redevabilité vis-à-vis des populations cibles :

• Assurer l’effectivité du mécanisme de redevabilité (rendre compte) aux populations cibles de la zone d’intervention ;
• Établir et maintenir un mécanisme de rétroaction/échanges avec les populations cibles et appuyer la redevabilité de HIAS vis-à-vis des populations cibles ;
• S’assurer que les mécanismes de rétroaction/échanges avec les populations cibles sont inclusifs, accessibles et appropriés pour la population bénéficiaire ;
• En coordination avec le bureau de suivi et évaluation au niveau national, procéder à la formation du personnel du programme sur les questions de suivi et évaluation, de capitalisation et des bonnes pratiques ;
• Recueillir les doléances et plaintes des collègues de terrain en vue de plaider au prés qui capable de fournir de solution ;
• Prodiguer de conseils professionnels aux collègues de terrain.

Les principales compétences et qualifications professionnelles des superviseurs suivi-évaluation :

• Avoir une bonne capacité de rédaction et de synthèse/résumé ;
• Avoir un esprit d’équipe ;
• Avoir un sens critique développé ;
• Etre créatif, innovant, conceptuel, responsable et indépendant ;
• Avoir un sens de leadership élevé ;
• Avoir une capacité à travailler dans un milieu multiculturel et être flexible à la multi culturalité ;
• Etre capable de travailler sous pression ;
• Avoir un sens de décision devant des faits complexes ;
• Etre capable de travailler en dehors des heures du travail lorsque l’urgence l’exige ;
• Avoir un sens et un dévouement professionnel à s’abstenir de s’absenter ou d’aller en congé ou encore répondre au cas de deuil non stipulé dans le code de travail/ règlement intérieur de HIAS pendant la période des activités importantes relevant de la responsabilité de M&E ;
• Savoir gérer son temps en accord avec ses activités d’une manière indépendante et responsable ;
• Avoir une bonne connaissance en Excel, en Word et en PowerPoint ;
• Avoir une capacité à s’améliorer en Arabe locale et en Anglais ;
• Avoir une capacité à planifier, à organiser le travail et à respecter les règles et procédures en vigueur ;
• Respecter la confidentialité et la discrétion ;
• Etre de bonne morale.

Les principales expériences et niveau d’étude requis :

• Avoir une licence dans les domaines pertinents suivants : Psychologie, économie, sociologie, Science de santé, Management de projet, biologie ou tout autre domaine jugé pertinent aux activités du programme ou encore toutes autres grandes écoles professionnelles pertinentes ;
• Avoir une très bonne connaissance sur la gestion des projets ;
• Avoir une connaissance sur les outils de gestion de projet ;
• Avoir une expérience plus d’un an et justifié d’une compétence à s’améliorer et à apprendre ;
• Plus d’un niveau d’étude équivaut un an d’expérience ;
• Attester l’expérience d’utilisation d’Excel et surtout de tableau dynamique croisée, la recherche V et les graphiques…

Les conditions de constitution de dossier de candidature et le date line :

Les dossiers doivent comporter les pièces suivantes :

• Une demande manuscrite adresser au chef de mission HIAS Tchad ;
• Une lettre de motivation ;
• Un CV détaillé et actualisé avec trois références ;
• Les copies des diplômes ;
• Les copies de certificat de travail.

La date limite de dossier est fixer au plus tard vendredi le 17 Septembre à 12h30.

NB : Les originaux des diplômes et des certificats de travail seront présentés et vérifiés avec rigueur si la personne est retenue pour l’entretien.