HIAS recrute un Administrateur Finance des bases à Goz-Beida

Titre de poste : Administrateur Finance des bases
Superviseur : Coordinateur de terrain
Lieu de travail : Goz Beida (Couvre Koukou, Goz Beida et Kerfi)
Organisation : HIAS Tchad
Nombre de postes : 01

Date de clôture : 14 Février 2018 à 16h00

HIAS est une ONG internationale. Au Tchad, HIAS conduit un programme de services communautaires dans 12 camps de réfugiés à l’Est du Tchad (Ouré Cassoni, Iridimi, Touloum, Amnabak, Mile, Kounoungou, Bredjing, Treguine, Farchana, Gaga, Djabal, Goz Amir) ainsi que dans le site de Kerfi. EIle offre également des services de protection (lutte contre les violences basées sur le genre) toujours dans les camps et site plus haut nommés. Le programme de HIAS vise à assister les populations réfugiées les plus vulnérables afin d’assurer une amélioration immédiate et durable de leurs conditions de vie dans les camps.
Pour la mise en œuvre de ses activités, l’ONG HIAS dispose d’un bureau de Coordination a Ndjamena, de 07 bases à l’Est du Tchad (Gozbeida, Koukou, Farchana, HadjerHadid, Amdjarass, Guéréda et Iriba) et d’un bureau de liaison à Abéché.
Selon le découpage géographique de l’UNHCR à l’Est du Tchad, HIAS intervient dans les 03 Sous-délégations (Goz-beida, Iriba et Farchana)

A/ Résumé du poste

L’Administrateur-Finance de base doit veiller à ce que toutes les transactions journalières soient menées de manière efficace et de façon la plus efficiente possible dans les meilleurs délais en accord avec toutes les politiques financières et comptables de HIAS et des différents bailleurs pour la bonne marche de la Finance de la Mission. Il doit veiller à la protection des actifs de HIAS.

Sous la supervision du Coordinateur de terrain, il doit collaborer étroitement avec la Responsable des Finances, et apporter également un appui au Responsable des Programmes.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

1. Veiller au respect des procédures administratives et financières dans la mise en œuvre sur le terrain selon les procédures de HIAS et des bailleurs de fonds
2. Suivre les opérations comptables journalières pour la mise à jour du livre de caisse (Cash-book)
3. Assurer le bon déroulement des autres activités quotidiennes de la Finance pour le bureau de terrain;
4. Gestion du coffre-fort ;
5. Appui au programme dans le cadre de gestion financière.

RESPONSABILITÉ ET TACHES SPÉCIFIQUES :

I. Appui à l’administration et finances :

• Préparer les demandes de paiements en collaboration avec le Coordinateur, le Superviseur des bases en suivant les procédures et politiques de HIAS et des différents bailleurs de fonds
• Compléter quotidiennement le livre de caisse (cash-book) et le soumettre au coordonnateur de terrain pour transmission a Ndjamena à la fin de chaque semaine;
• S’assurer que toutes les demandes d’avances du mois ont fait l’objet de paiement au cours du mois en question
• En collaboration avec le Coordinateur de base, préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse pour les activités à mettre en œuvre selon la planification ;
• En collaboration avec le Coordinateur de terrain et le Superviseur Psychosocial, collecter de la part des collègues assistants, logisticiens et chauffeurs tous les justificatifs des dépenses du projet.
• Participer à la clôture de la comptabilité mensuelle
• Respecter et promouvoir le respect du Code de Conduite et l’éthique de travail de HIAS.
• Assurer le lien entre HIAS et l’Inspection du travail pour ce qui est des procédures de gestion des ressources humaines,
• Assurer le suivi des dossiers du staff affecté aux projets à la CNPS ainsi qu’ailleurs selon les besoins ;
• En étroite collaboration avec le Chef de base/Coordinateur de terrain, faire le suivi des congés du staff des camps sous sa responsabilité et veiller à l’archivage des fiches de congés ;
• En liaison avec Abéché et Ndjamena, assurer les demandes de réservation des vols du staff des camps sous sa responsabilité.
• Superviser et coordonner le travail des équipes des chauffeurs, gardiens et femmes de ménage
• En étroite collaboration avec le coordinateur de terrain, préparer les courriers destinés aux partenaires, réceptionner et classer systématiquement les courriers reçus;
• Veiller au respect de la confidentialité des données et à un meilleur système d’archivage des documents de HIAS.

II. Appui logistique et autres activités quotidiennes de la Finance pour le bureau de la base :

• Procéder à l’actualisation des inventaires des biens et matériels de HIAS dans les bases et dans les bureaux et magasins des camps de la Sous-délégation en collaboration avec le coordinateur de base.
• S’assurer que les pièces soumises au paiement soient complètes et respectent les procédures administratives et financieres;
• Faire le classement des pièces justificatives des activités du projet de la semaine ainsi que autres documents comptables selon la procédure interne en place et les acheminer sur Ndjamena pour archivage
• Veiller à la mise à jour de la comptabilité des projets ;
• Veiller au paiement des salaires du personnel et des mobilisateurs, à l’acheminement de toutes les pièces justificatives à Ndjamena à la fin des paiements
• S’assurer du paiement des différentes retenues sur salaires auprès des organismes concernés sur le terrain dans les délais ;
• Veiller à l’approvisionnement en eau pour la base et en carburant pour les véhicules, en proche collaboration avec les Chauffeurs ;
• Faire le suivi de l’entretien et réparations des véhicules et des générateurs
• Faire le suivi et s’assurer de la maintenance régulière des équipements et des bâtiments de HIAS (y compris aux camps)
• Assurer la réception et le suivi du matériel destiné à la base et aux activités dans les camps, en étroite collaboration avec le Superviseur Psychosocial, le Coordinateur de terrain
• Assurer la gestion des stocks dans les différents magasins de HIAS sous sa responsabilité en étroite collaboration avec le coordonnateur de terrain;
• Veiller à la propreté des lieux de travail que ce soit au bureau de HIAS ou au camp et veiller à l’application des mesures de sécurité.

III. Gestion du coffre-fort

• Accuser la réception des fonds au terrain; Comptage et vérification avec une autre personne (Coordinateur de base ou le superviseur);
• S’assurer de l’exactitude d’enregistrement du montant sur la fiche de transfert ;
• Placer l’argent à tout temps dans un coffre fermé;
• Faire correctement la réconciliation à la fin de chaque mois des livres comptables et s’assurer qu’elle soit signée par un Responsable hiérarchique ;
• Procéder à un inventaire physique des fonds à la fin de chaque semaine, signer conjointement les résultats avec un Responsable hiérarchique et envoyer le rapport à la Coordination à Ndjamena

IV. Appui à la mise en œuvre des activités dans le cadre de gestion financière :

• Assister le Chef de base et le superviseur psychosocial pour la présentation des pièces justificatives ;
• Assister le Chef de base, le Responsable des Programmes et le Responsable des Finances dans la préparation et les suivis budgétaires ;
• Participe à la préparation des audits internes et externes ;
• Surveiller et veiller à ce que toutes les demandes écrites et les approbations relatives à l’Administration et aux Finances soient respectées
• Sous la direction du Financier national, former le personnel des projets sur les procédures en matière des finances
• Selon sa capacité, il exécutera toutes autres tâches sous la demande de la hiérarchie

B/ Conditions et qualités requises :

• Etre de nationalité tchadienne
• Niveau d’études : BAC +4 en Comptabilité et gestion
• Minimum de 3 années d’expérience à un poste similaire de préférence dans une ONG internationale
• Aptitudes à travailler dans un environnement exigeant, et capacité à faire face à une charge de travail élevée et à des échéanciers serrés ;
• Bon sens de l’organisation, grande rigueur et sérieux dans le travail
• Excellente maîtrise de l’outil informatique : bureautique MS Office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Access)
• Usage d’un logiciel de gestion comptable est un atout
• Etre de bonne moralité, psychologiquement équilibré et en bonne santé physique
• Etre familier du Code de conduite UNHCR et des principes d’action dans le monde humanitaire
• Bonnes capacités d’analyse, de communication et d’interaction avec les autres services;
• Capacité de s’adapter à des conditions de travail et aux taches qui peuvent changer avec la réalité du terrain.
• Bon niveau du Français et d’Anglais lu et écrit

C/ Composition du Dossier à présenter :

Une lettre de motivation adressée sous pli ferme à Madame le chef de Mission HIAS, un curriculum vitae détaillé, une photocopie de la carte d’identité nationale les copies de diplômes et des attestions de travail.
N.B. Le dossier déposé ne sera pas récupérable, raison pour laquelle nous n’acceptons pas le dépôt des copies originales de ces documents.

D/ Date limite de dépôt des candidatures :

Les dossiers de candidature seront déposés à la Direction de HIAS situe à la rue des 30 m (Quartier Klémat) à N’Djamena au plus tard Jeudi le 14 Février 2018 à 16h00.
Seuls les candidats qui présenteront un intérêt pour HIAS seront contactés
Veuillez confirmer le dépôt de vos dossiers en signant dans le registre mis à votre disposition au bureau HIAS.
Seuls les candidats qui présenteront un intérêt pour HIAS seront contactés.
HIAS ne pouvant pas recruter du personnel ayant d’autres engagements avec l’Etat, nous prions les fonctionnaires de l’Etat de ne pas s’aventurer à soumettre leurs dossiers. Toute tricherie ou fraude dans ce processus n’engage que la seule responsabilité des concernés

Fait à Ndjamena, le 06/02/2018

La Cheffe de mission

Joyce Kanja