HIAS recherche un responsable de l’approvisionnement (achats) et logistique, N’Djamena, Tchad
| Titre de poste | : Responsable de l’approvisionnement (achats) et Logistique |
| Superviseur | : Director of Finance and Accounting |
| Lieu de travail | : N’Djamena Tchad |
| Organisation | : HIAS Tchad |
| Nombre de poste | : 01 |
| Catégorie | : 9 |
RÉSUMÉ DU POSTE :
Le responsable d’approvisionnement et de la logistique (Procurement and Logistics Manager) remplira à la fois les fonctions d’approvisionnement (achats) et de soutien logistique en relation avec les besoins de HIAS au Tchad. Le titulaire de ce poste sera responsable de la coordination et de la gestion efficaces de toutes les fonctions d’approvisionnement et maintiendra la plus grande intégrité des systèmes et processus d’approvisionnement (achats) de HIAS Tchad. Le responsable d’approvisionnement (achats) et de la logistique sera également responsable de la normalisation des politiques et des pratiques d’approvisionnement sur tous les sites sur le terrain et devra se déplacer régulièrement pour fournir un soutien technique au personnel d’approvisionnement sur le terrain. Le gestionnaire gérera également l’équipe logistique afin de fournir un soutien rapide et efficace aux programmes du Bureau national et des sous-bureaux de terrain du pays afin de s’assurer que les objectifs sont atteints. Ce poste est supervisé directement par le Chef de Département des Finances et Comptabilité.
FONCTIONS ESSENTIELLES :
a) Fonctions D’approvisionnement (Procurement) :
- Gérer et superviser l’équipe d’approvisionnement pour assumer les fonctions d’approvisionnement, telles que l’élaboration du plan d’achats, la collecte de devis, les études de marché, la réception des livraisons, la préqualification des fournisseurs et des vendeurs et les rapports nécessaires ;
- Établir un délai raisonnable et approprié pour la commande et la livraison des matériels et équipements ou tout autre bien, en veillant à ce que ce délai soit suivi par le personnel et pleinement mis en œuvre ;
- Superviser toutes les activités d’approvisionnement pour s’assurer qu’elles sont menées de manière équitable et transparente, que tous les processus sont entièrement documentés et qu’ils sont en pleine conformité avec les politiques de HIAS et des donateurs (bailleurs) ;
- Maintenir un processus d’approvisionnement transparent et proactif dans la génération d’analyses des offres et des bons de commande, de livraison en temps opportun et de demandes de paiement ;
- Coordonner avec les départements des Finances et des programmes pour assurer des contrôles internes intégrés et le paiement en temps opportun des fournisseurs ;
- En cas d’urgence, participer et soutenir l’équipe pour effectuer un achat rapide de toutes les fournitures, services et équipements du programme, tout en assurant les meilleures pratiques et en tenant à jour des dossiers conformes aux audits ;
- Soutenir et fournir des formations appropriées au personnel du service d’approvisionnement (achats) et des programmes afin d’assurer la conformité aux politiques et aux procédures ;
- Veiller à ce que toutes les réunions du comité d’achats se passent en toute transparence sans enfreindre au respect de la politique de l’organisation en la matière ;
- Archiver les informations sur les fournisseurs pour tous les articles achetés régulièrement et rester informé des conditions actuelles du marché local ;
- S’assurer que la conformité aux politiques est documentée au moyen de vérifications systématiques et aléatoires de la mise en œuvre des politiques et des dossiers d’approvisionnement.
b) Fonctions Logistiques :
- Gérer les opérations logistiques, les préparatifs de voyage pour le personnel et les partenaires sur les questions liées aux activités programmatiques de HIAS au Tchad ;
- Superviser et guider le personnel logistique / les chauffeurs pour assurer une prestation de services rapide, rentable et de haute qualité ;
- S’assurer que des systèmes efficaces sont en place pour la planification, la gestion, l’entretien et la production de rapports en temps opportun pour la planification, la gestion et les rapports d’entretien des véhicules et des générateurs ;
- Faire l’analyse des besoins liés aux voyages et à la logistique du bureau de pays et coordonner avec le service d’achats pour identifier les fournisseurs de services de haute qualité et préparer les contrats de prestation de service nécessaires ;
- Gérer l’utilisation des véhicules HIAS et s’assurer que des pratiques de conduite sécuritaires, l’entretien régulier, des réparations et la propreté des véhicules sont fréquemment effectués ;
- S’assurer que les politiques et procédures connexes en matière de logistique sont respectées par le personnel ;
- S’assurer que les mesures et les rapports logistiques sur les opérations, l’entretien des véhicules, le kilométrage et les dépenses sont soumis au besoin à la direction ;
- Effectuer toute autre tâche assignée.
EXIGENCES EN MATIÈRE DE QUALIFICATIONS :
- Etre de nationalité tchadienne ;
- Niveau Bac+4 en Gestion Logistiques et chaîne d’approvisionnement 7 ans d’expérience prouvée dans les rôles d’approvisionnement et de logistique. Avec au moins 3 ans dans un rôle de gestionnaire ;
- Maîtrise de l’informatique et avec une excellente connaissance des logiciels informatiques Connaissances des principes humanitaires y compris la redevabilité envers les populations affectées par des crises ;
- Flexibilité, adaptabilité, capacité et volonté d’opérer de manière indépendante dans des environnements éloignés et potentiellement dangereux pendant de longues périodes, impliquant des déplacements dans les zones d’intervention de HIAS au Tchad ;
- Une expérience de travail avec une ONG humanitaire sera un avantage supplémentaire.
EXIGENCES EN MATIÈRE DE COMPÉTENCES :
- Intégrité et professionnalisme ;
- Capacité à gérer la relation éthique avec les fournisseurs ;
- Responsabilisation : Mature et responsable ; capacité d’opérer en conformité avec les règles et règlements organisationnels ;
- Compétences avancées en planification et en gestion du temps ;
- Compétences avancées en communication et en résolution de problèmes ;
- Forte intelligence émotionnelle et excellentes compétences interpersonnelles. Soucieux du détail, indépendant et fiable ;
- Solides compétences interculturelles ;
- Capacité de gérer/maintenir des niveaux élevés de confidentialité Compétences de base en élaboration et gestion budgétaires.
EXIGENCES LINGUISTIQUES :
Obligatoire : Maîtrise de l’Français – Parlé et écrit
Obligatoire : Bonne connaissance de l’anglais – Parlé et écrit
Souhaitable : Connaissance de l’arabe parlé.
SOUMISSION DE CANDIDATURE ET ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT :
Nous nous engageons à un processus d’embauche équitable et respectueux, et nous faisons de notre mieux pour répondre à chaque candidat ayant passé l’interview pour le poste publié. Voici un aperçu de notre processus de recrutement
Étape 1 : Toute personne intéressée à postuler devra le faire uniquement en ligne en envoyant son CV et lettre de motivation adressée au Chef de Mission de HIAS Tchad en cliquant sur le lien suivant :
Responsable de lapprovisionnement et Logistique Chad Nationals ‐ Careers At HIAS Inc.
(hrmdirect.com) ou tapez https://hias.hrmdirect.com/employment/job-opening.php?req=2074346&&≠job puis sur « START YOUR APPLICATION » en bas de la page pour entrer les informations requises.
- Étape 2 : Sélection des candidats par l’équipe HIAS ;
- Étape 3 : Test écrit pour les candidats présélectionnés ;
- Étape 4 : Interview par le panel ;
- Étape 5 : Interview par le Superviseur pour le ou la candidate retenue ;
- Étape 6 : Vérification des référence ;
- Étape 7 : Offre et vérification des antécédents ;
- Étape 8 : Commencez votre parcours professionnel avec HIAS !
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES : La date de limite de soumission de candidature en ligne est fixée au 30 Juin 2022.
CLARIFICATION :
Cette description de travail vise à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches, compétences requises ou emplacement permanent. L’emplacement est sujet à changement en fonction des besoins programmatiques. La flexibilité est essentielle à mesure que nous grandissons et nous développons. Le candidat retenu doit être à l’aise dans un environnement de travail en évolution rapide avec de nombreuses échéances cruciales. Tous les membres de l’équipe peuvent être tenus d’effectuer des tâches en dehors de leurs heures normales de travail, au besoin.
Le Chef de Mission
Roch Ghislain Souabedet