HELVETAS Swiss Intercooperation recrute un logisticien chargé des achats et parc, Bamako, Mali
Lieu d’affectation : Bamako, Mali
Période d’affichage : Du 23 avril au 07 mai 2024
Nombre de poste : 01
Description de l’organisation
HELVETAS Swiss Intercooperation est l’une des principales ONG de développement de la société civile suisse. Engagée dans une trentaine de pays d’Afrique, d’Asie, d’Amérique Latine et d’Europe de l’Est, elle est présente au Mali depuis 1977 et emploie une soixantaine de salariés.
HELVETAS Swiss Intercooperation travaille dans 3 domaines : 1) Eau & climat, 2) compétences et revenus, 3) Gouvernance et paix. Ses valeurs sont fondées sur la durabilité, la dignité et l’équité.
Au Mali, HELVETAS Swiss Intercooperation travaille principalement dans les régions de Tombouctou, Gao, Mopti, Ségou, Kayes, Koulikoro, Kita, Nioro, Bougouni, San et Sikasso avec un budget de 6 à 7 millions de francs suisses par an.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes, HELVETAS Swiss Intercooperation recherche :
Un(e) Logisticien(ne) chargé des achats et parc auto
Description du poste
Placé sous la supervision du Responsable Administration et Ressources Humaines, le logisticien chargé des achats et de la flotte est un technicien qui a pour mission la gestion des acquisitions et approvisionnements de la mission ; d’assurer la bonne gestion des biens de l’organisation (matériels, locaux, Parc auto, moto et groupes électrogènes).
Il sera basé à Bamako avec des voyages fréquents dans les zones d’intervention des projets. Il s’agit d’un poste à temps plein et le contrat de travail est un CDD renouvelable selon les performances.
Principales responsabilités
Le Logisticien(ne) chargé des achats et flotte, en collaboration avec l’équipe de l’administration et de la finance, contribue au bon fonctionnement de l’organisation en termes d’acquisitions et gestion de Biens et matériels, conformément aux documents contractuels et à l’ensemble des règles et procédures en vigueur à HELVETAS Swiss Intercooperation Mali. Les objectifs principaux de sa mission sont les suivants :
- Veille permanente pour le respect des normes légales, règlementaires et conventionnelle en lien avec les approvisionnements
- Assurer un service des achats et approvisionnement avec le personnel du programme dans les délais et conformément au manuel des procédures des achats
- Assurer un plan de gestion efficace des biens de l’organisation
Principales tâches
Gestion des achats :
- Appuyer les Responsable Administration dans l’élaboration du Plan annuel des approvisionnements
- Mettre en place la liste des prestataires et fournisseurs agrées ;
- Assurer les achats en quantité, qualité, meilleurs prix et délais de livraison pour la réalisation des activités en fonction des besoins des demandes des équipes et du fonctionnement interne de l’organisation
- Préparer les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achats officiel (DA, demandes de cotation, tableau d’analyse, PV de sélection, bon de commande ou contrat) conformément aux procédures
- Assurer le suivi des commandes, gérer les litiges avec les fournisseurs
- Garantir le respect des procédures en matières des achats
- Procéder au dédouanement, contrôle de conformité aux besoins
- Assurer l’archivages des documents d’achats conformément aux procédures internes
- Assurer la gestion des stocks
Gestion du parc automobile et groupes électrogènes :
- Assurer une bonne gestion du parc automobile et les équipements annexe
- Veuillez au bon fonctionnement des véhicules, leurs maintenances et la conduite des réparations nécessaires
- Contrôler la consommation des véhicules et assurer la mise en place et le respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant
- Veuillez en particulier aux questions sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité)
- S’assurer du bon fonctionnement des groupes électrogènes et de leurs maintenances en temps régulier
- Veiller à la validité des contrats et police d’assurance (assurances voiture et moto, visites techniques et vignettes)
Gestion des locaux et équipements
- Superviser la propriété et l’hygiène au sein de l’organisation
- Etablir les documents relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation ou intervention, fiche de responsabilité…)
- Superviser l’installation et le bon fonctionnement des équipements
- Veillez à la maintenance des équipements et à la conduite de réparations nécessaires
- Assurer la bonne gestion du matériels spécifiques (vidéos projecteur et autres)
- Appuyer l’équipe finance dans l’inventaire physique, la codification et l’étiquetage des équipements de l’organisation
- Assurer le suivi et la maintenance du réseau internet garantir à l’équipe un accès à la connexion internet avec un bon débit
- Veillez à l’archivage des documents relatifs aux équipements
- En collaboration avec l’assistante de direction, assurer la gestion logistique du personnel en mobilité internationale ou autres personnes de passages (accueil, logements, déplacements…)
Gestion des voyages
- Réserver et acheter les billets d’avions
- Gérer l’assurance voyage
- Gérer la question des visas
- Gérer l’hébergement avec le soutien de l’assistante de Direction
- Faire le suivi des formalités de dédouanement et appuyer le personnel expatrié en cas de déménagement à l’international
Reporting
Le logisticien assurera un reporting mensuel au Responsable de l’Administration sur les volets ci-dessous :
- Suivi de la consommation du carburant
- Suivi des entretiens des véhicules et groupes électrogènes de Bamako et des Pôles
Reporing hebdomadaire des activités du poste.
Profil du candidat
Le candidat aura le profil suivant :
Formation et expériences :
- Formation : au moins Bac +03 en lien avec la gestion logistique et transport ou tout autre diplôme d’un domaine de formation équivalent.
- Expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans dans un poste similaire.
Compétences, aptitudes et attitudes recherchées
Compétences techniques:
- Avoir une formation minimale dans le domaine de la sécurité et sureté
- Bonne connaissance des procédures d’achats en ONG
- Avoir de l’expérience en gestion des Parks auto-moto
- Bonne connaissances outils d’approvisionnement de carburant (cartes de carburant)
- Capacité à concevoir à analyser les outils de gestion logistique
- Bonne connaissances et expérience dans les ONG internationales
- Avoir la capacité à organiser le travail, à prioriser les taches et à identifier les risques
- Maitriser les logiciels de base (Word, Excel, Powerpoint,) et d’autres applications numériques
- Avoir une maitrise relative de l’anglais
- Avoir le sens des initiatives et du travail sous pression.
- Avoir le sens de la négociation
Aptitudes interpersonnelles:
- Fortes compétences en communication, avec la capacité à collaborer efficacement avec des partenaires, fournisseurs et collègues.
- Capacité à former et à encadrer les équipes et collaborateurs
- Avoir le sens du respect de l’autre, de la diversité, de l’inclusion et du genre
- Avoir le sens du travail en équipe et orienté résultats.
Informations complémentaires
Nature du contrat : Contrat de droit malien
Durée du contrat :Une année renouvelable avec une période d’essai de deux mois
Lieu de travail:Le lieu de travail est Bamako. Le candidat retenu effectuera de fréquents déplacements sur le terrain.
Entrée en fonction: Début juin 2024 au plus tard
Composition du dossier de candidature :
- Lettre de motivation
- CV actualisé (3 pages maximum)
- Diplômes et attestations de travail et 03 références professionnelles dont une du Superviseur direct
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.