HELP recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)/Fin/Log à Diffa au Niger
Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande apolitique et non confessionnelle dont le siège est en Allemagne/Bonn. Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autre dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.
L’ONG Help, cherche à recruter en externe et en interne : UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)/FIN/LOG
Lieu d’affectation : DIFFA, NIGER
NB :
Type du contrat : CDD avec une disponibilité immédiate
Durée du contrat : début du contrat jusqu’au 30/06/2020
Le titulaire du poste est sous l’autorité :
- Hiérarchique du : Chef de Projet WASH ;
- A des liens de travail avec : Tout le personnel et départements de Help ;
- Autorité Hiérarchique sur : Chauffeur et Gardiens-manœuvre ;
- Autorité Fonctionnelle du : Responsable Administratif& Financier /Responsable logistique.
Objectif du poste :
L’Assistant Admin/Fin/Log est responsable de la bonne Gestion Administrative, Comptable, Financière et Logistique de l’antenne HELP à Diffa.
Descriptions de tâches :
- Comptabilité/Gestion de trésorerie/administration ;
- Assurer la tenue physique et la sécurité de la caisse selon les politiques et procédures de Help ;
- Veiller à l’approvisionnement de la caisse et des comptes bancaires sur la base de l’estimation des besoins en cours selon les politiques et procédures de Help ;
- Tenir à jour les journaux de banques et caisses de Help sur le logiciel WINPACCS Accounting selon les politiques et procédures de Help ;
- Envoyer toutes les deux semaines les justificatifs originaux à la coordination ;
- S’assurer du respect des procédures en vigueur chez Help et ses bailleurs ;
- Suivre les échéanciers des paiements (loyer bureau, eau, électricité…) et faire les paiements à temps ;
- Préparer et exécuter tous les paiements par chèque, virements bancaires, espèces en respectant strictement le budget planifié ;
- Payer les salaires des prestataires et les manœuvres après la validation de leurs contrats par le Directeur Pays ;
- Tenir à jour le cahier des avances opérationnelles ;
- Faire le suivi des avances ouvertes et appliquer les règles qui sont en places ;
- S’assurer que chaque écriture consignée possède un justificatif approprié et conforme aux normes comptable et procédures en vigueur chez Help et son/ses bailleur (s) ;
- S’assurer que tous les supports comptables (factures/reçus…) sont conformes avant de procéder à un décaissement ;
- Etablir des déclarations fiscales et paiement ponctuel des impôts selon la législation en vigueur ;
- Réaliser un suivi électronique mensuel des ISB, TVA et TI ;
- Comptabiliser les ISB, TVA et TI comme charges payées par dettes immédiatement après avoir comptabilisé le montant net payé ;
- Elaborer les budgets des missions selon les procédures de Help et sur la base des informations transmises par les chefs de missions 48 h avant la date de mission ;
- S’assurer que toute dépense non planifiée doit faire l’objet d’une approbation selon les politiques et procédures de Help ;
- Soumettre les budgets des missions au Chef de Projet ;
- En coordination avec le programme, élaborer les appels de fonds de la planification trimestrielle ;
- Etablir un control budgétaire sur la base de la fiche de la planification cout réel retraçant la sommation des dépenses ;
- Participer à la préparation des audits ;
- Participer à l’élaboration des TdR, les chronogrammes d’activité et leurs budgets pour les activités ponctuelles en collaboration avec le Chef de Projet et les équipes cadres de la direction régionale du Ministère de l’Hydraulique ;
- Elaborer les procès-verbaux (PV) de réunion, rédiger et soumettre les notes de service au Responsable Administratif ;
- Réaliser régulièrement des inventaires de caisse conjointement avec le Chef de Projet ou son représentant selon les procédures en vigueur ;
- Gérer et tenir à jour la base de données du personnel ;
- Respecter et faire respecter les principes internes de Help, en collaboration avec le Chef de Projet ou le représentant ;
- Participer à la dynamique de l’antenne.
Logistique :
- En collaboration avec le chef de projet ou son représentant et selon les procédures de Help, établir les demandes de Proforma, Analyse comparative, choisir des fournisseurs pour les montants autorisés par la coordination ;
- Contrôler la validité des livraisons selon la procédure mise en place par la logistique ;
- Suivre les approvisionnements en carburant des véhicules et motos, et transmettre les carnets de bord mensuellement à la logistique de la Coordination nationale ;
- Veiller à l’approvisionnement du bureau en matériel et consommables, en temps et heure ;
- En collaboration avec le Chef de Projet ou son représentant, assurer la sécurité du bureau, superviser les gardiens et les chauffeurs ;
- Gérer le pack Auto-Moto ;
- En collaboration avec le chef de projet ou son assistant, remonter toutes les insuffisances de l’Antenne à la coordination ;
- Assurer que toute réparation/entretien des véhicules ou motos a été sollicitée par le remplissage du formulaire d’entretien/Réparation ;
- Réaliser un inventaire mensuel de stock de l’Antenne ;
- Elaborer un rapport de stock mensuel et transport de l’antenne en collaboration avec le chef de projet ou son assistant ;
- Clôtures comptables mensuelles/Archivages ;
- Sur Winpaccs accounting, réaliser mensuellement les clôtures comptables, soit à la fin du mois ou le jour ouvrable du mois suivant (Inventaire cash, Rapprochement bancaires, Rapprochement de caisse…) ;
- Envoyer au département Finances de Help à Niamey, les justificatifs originaux ainsi que les rapprochements de banque et de caisse, le journal Winpaccs etc. au plus tard le 05 du mois suivant la période pour laquelle la clôture a été faite après vérification et validation du chef de projet ou de son assistant ;
- Apres clôture, envoyer au Resp. Financier le pack Finance du mois (le RB et RC, les postes en attente de règlement…).
NB : Exécuter toutes les tâches additionnelles conformément à la demande de son supérieur hiérarchique.
Help est une organisation non gouvernementale humanitaire. En raison de la nature particulière des programmes d’assistance, les fonctions exactes de l’employé, ainsi que les horaires de travail peuvent être sujets à des modifications temporaires. De la flexibilité est attendue de la part de chaque employé.
Ce profil de poste peut être sujet à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités.
Ces modifications seront définies et discutées entre l’employé et Help.
Qualifications nécessaires/capacités/expériences exigées et compétences requises :
- BTS en Comptabilité ;
- Au moins trois (03) ans d’expérience dans une Organisation Internationale ;
- Bonne capacité de communication ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Bonne connaissance en Logistique ;
- Autonomie ; Esprit d’équipe ;
- Connaissances informatiques (Word, Excel) ;
- Connaissance du logiciel Winpaccs serait un atout ;
- Expérience avérée sur le contexte du Niger, une expérience dans la zone de Diffa serait un atout ;
- Bonne connaissance du français, l’anglais un atout ;
- Être libre de tout engagement professionnel.
Date limite des dépôts de candidature :
Les candidats intéressés doivent soumettre leurs candidatures complètes sous plis fermé avec la mention « Assistant Administratif/Fin/Log» aux niveaux des bureaux Help-Hilfe zur Selbsthilfe au plus tard le 8 Novembre 2019 à 12h 00 aux adresses suivantes :
- Niamey-Niger, Pavé Dar es Salam, Rue des Radios, Tel : 20 75 25 81 ;
- Diffa-Niger : Au quartier Château en face de la Radio Dounia, Tel : 20 54 04 93/92 19 45 40 ;
- Téra-Niger: Au quartier Résidence, Tel: 92 19 45 29.
Contenu du dossier obligatoire :
- Une lettre adressée au Directeur Pays (maximum: une page) expliquant votre motivation pour le poste ;
- Un CV à jour (maximum : deux pages) comportant votre contact et adresse qui relève les connaissances et expériences pour le poste et contenant au moins deux (02) références professionnelles pour besoin de témoignage ;
- Copies légalisées des diplômes et brevets des diverses formations suivies ;
- Copies légalisées des attestations des services rendus.
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer le test écrit et l’interview. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés et ne seront pas retournés.