HELP recherche un responsable logistique, Niamey, Niger

HELP recherche un responsable logistique, Niamey, Niger

 

OFFRE D’EMPLOI EXTERNE N°013/RH/2021

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande.

Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autres dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.

L’ONG Help, cherche à recruter en externe : RESPONSABLE LOGISTIQUE (RL)

NB : Type du contrat : CDD avec une disponibilité rapide

Durée du contrat : 1 an renouvelable en fonction de la disponibilité de financement et performance 

Le titulaire du poste est sous l’autorité :

• Hiérarchique du : Directeur Pays (DP) ;
• A des liens de travail avec : Tout le personnel de Help Niger, fournisseurs, les services techniques de l’Etat, les partenaires, etc ;
• Autorité Hiérarchique sur : Assistant Logistique Niamey ;
• Autorité Fonctionnelle sur : Assistants Logistiques des Sous Bureaux & antennes.

 

Objectif du poste :

Le Responsable Logistique est appelé à appuyer le Directeur Pays dans la gestion de toute la chaine d’approvisionnement de Help et aussi la gestion de parc-auto de l’organisation.

Descriptions de tâches :

Gestion de l’équipe du Département Logistique :

• Contribuer activement au processus de recrutement des agents du département logistique ;
• Encadrer et orienter les membres de l’équipe logistique ;
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe logistique ;
• Apporter un appui régulier aux différentes antennes de Help à l’intérieur du pays ;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;
• Assurer la définition des objectifs annuels et la conduite de l’évaluation des performances des agents ;
• Superviser et/ou co-superviser tous les agents de la logistique (Assistants, chauffeurs, gardiens, etc ).

Gestion administrative du Département Logistique  :

• Assurer le suivi de renouvellement des documents officiels d’exercice de l’ONG (PAT, Agrément, publication, JO etc) ;
• Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;
• Assurer une bonne codification & classement des contrats par catégorie de service ;
• Préparer les demandes de paiements et assurer un bon suivi des contrats/Bons de Commande (dates d’expiration,  ..)
• Assurer un bon suivi et l’évaluation dans le délai ainsi que le renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ;
• S’assurer que toutes les factures/contrats signés reçues des fournisseurs/prestataires sont conformes à la règlementation fiscale en vigueur avant paiement ;
• Assurer la préparation et la mise à jour régulière des demandes d’achat annuelles, trimestrielles, mensuelles ;
• Assurer la préparation des documents nécessaires pour la demande d’exonération de la TVA et taxes douanières ;
• Veiller/assurer que HELP s’y conforme et met en application les lois et règlements qui s’appliquent à chaque champ d’expertise professionnelle (contrat de bail, consultation, fourniture des biens et services, etc) ;
• Assurer la production et la soumission dans le délai des rapports logistiques (hebdomadaire, mensuel, etc).

Planifier, organiser et gérer le processus des achats des biens et services ;

• Mettre en place une base des données sur les prix et assurer la mise à jour ;
• Mettre en place la lise des fournisseurs agrées et assurer la mise à jour ;
• Appuyer les Chefs des Projets et départements dans la préparation/élaboration des plans d’achat et veiller à la mise à jour ;
• Veuillez au respect et à l’application strict des procédures d’achat de HELP et celles de ses bailleurs de fonds.

Piloter tout le processus de la chaine d’approvisionnement du Bureau Pays (Niamey) dont principalement :

• les achats directs ;
• les achats par concurrence dont principalement, les demandes de devis/cotation, les appels d’offre locaux et les appels d’offres internationales ;
• Coordonner la préparation et la gestion des documents d’attribution de marché (demande de cotation/devis, DAO, ouverture des offres, rédaction des PV, lettre d’adjudication, Bon de Commande, Contrat, ect…) ;
• S’assurer que tous les documents et pièces justificatives pour toutes les transactions logistiques sont maintenus dans un ordre systématique et dans des conditions de sécurité requises ;
• Initier des contrats cadre pour la gestion des approvisionnements des biens et services conformément aux procédures de HELP ;
• Etablir et/ou vérifier la conformité logistique des demandes d’achats (pertinence, désignation précise, quantité, prix unitaires, lieu d’achat, délai de livraison, etc) ;
• Veiller au respect et à l’application stricte de Manuel d’ Achat selon les seuils définis par la HELP ou ses bailleurs ;
• Participer à la rédaction des appels d’offre et assurer leur mise en œuvre dans le respect des procédures de HELP et ses bailleurs ;
• Assurer la sélectionner les fournisseurs sur la base des critères qualité/prix ;
• Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats ;
• Superviser l’archivage des dossiers d’achats par projets et pas numéros de Demande d’Achat, Bon de Commande, Contrat et s’assurer de la complétude de chaque dossier ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs ;
• Assurer le respect des processus d’évaluation des offres, ainsi que toutes les informations y relatives.

Gestion des équipements et consommables : véhicules, générateurs, équipements informatiques, fournitures de bureau, etc

• Coordonner le processus de dimensionnement des besoins en équipements en fonction des activités et s’assurer de leur homogénéité ;
• S’assurer de la mutualisation des équipements (imprimantes, photocopieuse, etc) pour une utilisation économique ;
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des biens et équipements du bureau national et faciliter le même processus pour les antennes HELP Niger ;
• Définir la composition des Logbook et assurer leur mise en place ;
• Faciliter la mise en place et superviser l’utilisation des Cartes de Crédit Carburant(TOMCART) ainsi que leurs sécurisation ;
• Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables ;
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux équipements thermiques (log book, contrats, assurances) ;
• Tenir le planning hebdomadaire des véhicules de la Coordination et des antennes ;
• Veiller au suivi par les assistants logistiques en concertation avec les chauffeurs de la détection et déclaration dans le délai de toute anomalie, panne identifié ;
• Assurer la mise en place dans chaque véhicule des kits de premières urgences et s’assure n’y a jamais de manquement ou de produits périmés ou hors usage ;
• Mettre en place les carnets de bord des véhicules, motos et groupes électrogènes et veiller à leur utilisation conforme et régulière ;
• Assurer un bon archivage de la documentation et veiller à la production mensuelle du rapport ;
• Contrôler la validité des assurances, des visites techniques et des vignettes des véhicules ainsi que le suivi des fiches techniques de chaque véhicule ;
• Faciliter la mise en place et le suivi de contrat cadre pour la maintenance des véhicules ;
• Etablir avec les chauffeurs les réquisitions pour les entretiens et toutes pannes de véhicules ;
• Assurer la mise en place de équipement de sécurité des bureaux (extincteurs, détecteurs de fumées, etc) et assurer le suivi/maintenance périodique ;
• Assurer la mise en place et la gestion de la flotte téléphonique (pour le personnel du bureau pays et partenaires) ;
• Assurer la production de rapport mensuel carburant (véhicules, motos et groupes électrogènes) au plus tard le 10 du mois suivant.

Gestion des stocks :

• En concertation avec le Responsable Sécurité, identifier les besoins et assurer la mise en place et le renouvellement à temps de stocks ou kits d’hibernation au niveau de la Coordination Nationale et les antennes ;
• Assurer la codification de tous les biens et équipement de l’ONG et veiller à la conduite de l’inventaire des biens et équipements au moins une fois par trimestre ;
• Assurer la formation des gestionnaires des entrepôts de Help et veiller à leur bonne gestion ;
• Assurer/Veiller à bon entreposage selon les normes des biens et équipement sécurisées dans les différents magasins ;
• Assurer la mise en place des outils de gestion des stocks, le respect et l’application strict des procédures en matière de mise en place et gestion des stocks (entrée, sortie, etc) ;
• Assurer la conduite des inventaires physiques mensuels au niveau des entrepôts et produire un rapprochement entre l’inventaire physique et théoriques ;
• Préparer et produire le rapport mensuel de gestion des stocks par projet au moins le 10 du mois suivant ;
•  Assurer la conduite périodique ou au besoin des petits travaux de maintenance au niveau du bureau national (électricité, plomberie, froids, générateurs, etc.).

NB : Exécuter toute autre tâche qui pourrait demander par le supérieur hiérarchique.

 

Qualifications nécessaires/capacités/expériences exigées :

• Avoir un diplôme de niveau BAC + 5 en Logistique, Transport & Gestion des Achats ;
• Avoir au moins 3 années d’expérience dans un poste similaire dans une ONG Internationale ou Projet ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse et de prise d’initiatives ;
• Avoir une très grande capacité d’autonomie dans le travail, de prise de décisions de manière indépendantes ;
• Avoir un bon esprit d’équipe ;
• Capacité à travailler sous pression avec des multiples sollicitations ;
• Etre rigoureux, honnête, intègre ;
• Etre capable de travailler en équipe et sous haute pression ;
• Etre organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
• Etre capable de gérer l’évolution des priorités ;
• Avoir beaucoup de bon sens, sensibilité et proactivité nécessaires et être capable de dénouer des problèmes et assurer le bon déroulement des projets ;
• Avoir une excellente maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, …) et de gestion de la logistique ;
• Capacité démontrée à gérer les réactions personnelles ;
• Un Permis de Conduire Catégorie B obligatoire.

Date limite des dépôts de candidature :

Les candidats intéressés doivent soumettre leurs candidatures complètes sous plis fermé avec la mention « Responsable Logistique (RL)/Niamey » à l’adresse suivante, « recrutement-niger@help-ev.de » avec en objet « Responsable Logistique (RL)/Niamey » au plus tard, le 17 Octobre 2021.

Contenu du dossier obligatoire :

• Une lettre adressée au Directeur Pays (maximum : une page) expliquant votre motivation pour le poste ;
• Un CV à jour (maximum: trois pages) comportant votre contact et adresse ainsi que trois (03) références professionnelles  (Superviseurs Directes, Obligatoire) ;
• 1 copie de l‘acte de naissance ;
• 1 copie de certificat de nationalité nigérienne ;
• 1 copie de casier judiciaire datant de moins de 3 mois ;
• 1 copie des diplômes et certificats de travail.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer le test écrit et l’interview.

Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés et ne seront pas retournés.