A propos de HELP :

Help-Hilfe Zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, la reconstruction et la réhabilitation. Help – Hilfe Zur Selbsthilfe   agit également dans les domaines de la santé, de la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé et WASH.

Objectif du poste :

Sous la supervision directe du Chef de base, Le/la Administrateur – trice de base est responsable de la gestion administrative du personnel de la base, la réception, la diffusion, le classement, l’archivage des dossiers administratifs, RH au niveau de la base ; l’appui technique aux autres membres de l’équipe des projets dans la gestion administrative et RH.

Responsabilités et tâches :

Ressources Humaines :

• Elaborer les demandes de recrutement de la base ;
• Participer au processus de recrutement de la base (description des postes, diffusion des annonces, réception et tri des CV, présélection des candidats, participation à la prise de décision) ;
• Gérer les stages et la formation du personnel de la base ;
• Gérer et suivre les congés payés du staff de la base et s’assurer d’un remplaçant et d’une note d’intérim des activités pour une meilleure continuité des activités ;
• Assister à l’élaboration des fiches de postes du personnel de la base des projets ;
• Rédiger les drafts des contrats de travail et de prestation pour la validation à Bamako ;
• Effectuer le suivi des échéances des contrats du personnel de la base (employé, prestataire, stagiaire…) ;
• S’assurer que les périodes d’essai sont suivies de façon rigoureuse et des lettres remises aux staffs soit pour renouveler, confirmer ou mettre fin à la relation contractuelle ;
• S’assurer que chaque agent a une description des tâches signée et des objectifs clairs et évaluations faites dans le délai ;
• Gérer les assurances médicales du personnel de la base ;
• Faire le suivi et la centralisation de la notation annuelle des agents de la base (évaluation annuelle) ;
• Gérer pour la base les absences, les embauches et les départs… ;
• Gérer et ranger discrètement les dossiers individuels du personnel ;
• Elaborer et suivre le plan d’orientation pour les personnes nouvellement recrutées pour la base ;
• Gérer les activités culturelles et sociales de la base ;
• Participer à la gestion prévisionnelle des compétences ;
• Participer au suivi du plan de formation de la base (conseil sur le choix des stages et de l’organisme de formation, inscriptions, bilans…) ;
• Identifier les besoins en Ressources Humaines de la base ;
• S’assurer du respect de la grille de salaire sur le terrain aussi bien pour les employés que les prestataires de service ;
• Assurer les paiements de l’INPS au niveau de la région.

Administration :

• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Gérer des courriers arrivés – départs et assurer la transmission ;
• Classer des courriers dans les classeurs et assurer l’archivage physique et électronique et dispatching des courriers à la Direction de Bamako et au sein de l’équipe de la base ;
• Rédiger les correspondances administratives si nécessaire ;
• Faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée ;
• Assurer les impressions, photocopies, compilation des documents supports pour le bureau ;
• Assurer l’élaboration des contrats logistique au niveau de la base ;
• Préparer les correspondances administratives et soumettre à la signature du Chef de base ;
• Assurer la gestion de l’archivage au niveau de la base des documents administratifs ;
• Assurer l’intérim de l’Administrateur comptable en cas d’absence ou d’empêchement ;
• Réaliser toute autre tâche relative à ses fonctions qui pourrait lui être demandée par son superviseur.

Sécurité et code de conduite :

• Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.

Conditions du poste :

• Capacité à travailler sous pression et à anticiper les questions qui à terme se poseront ;
• Connaissances spécifiques des ressources humaines, l’administration et le secrétariat ;
• Disposer de grandes capacités d’écoute et de relations interpersonnelles ;
• Pro activité et la flexibilité ;
• Capacité à travailler de sa propre initiative ;
• Disponibilité et souplesse ;
• Rigueur et organisation.

Profil recherché :

• Avoir un diplôme supérieur (Bac+4), administration, gestion, ressources humaines ou un domaine pertinent ;
• Au moins 5 ans d’expérience confirmée dans un poste similaire ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Flexibilité et capacité d’adaptation ;
• Esprit d’initiative.

Dossier à fournir :

Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation, peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de

Ou sous plis fermé au bureau de L’ONG Help à Bamako ACI 2000, rue 318 porte 47 au plus tard le 20 Juin  2019, en précisant la nature du poste «Administrateur – trice et ressources humaines de base».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les tests écrits et entretiens.

L’ONG HELP demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.