Helen Keller International recrute un-e assistant-e administratif-ve

Helen Keller International Europe :

Helen Keller International Europe (HKIE), affiliée à Helen Keller International (HKI) s’engage à sauver et à améliorer la vue et la vie des personnes vulnérables en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité, la santé précaire et la malnutrition.

Le Poste : Assistant-e Administratif-ve

Rattachement : Directeur général de HKIE

L’assistant-e administratif-ve est en charge de la gestion administrative, financière et des ressources humaines de l’association et est l’interlocuteur principal des prestataires externes (expert-comptable, paie et gestion du personnel, support informatique, banque, fournisseurs, etc.).

Descriptif de la mission :

Les responsabilités du poste sont variées et couvrent les champs suivants :

1.    Administratif – 50%

• Administration de la vie associative :
  • Gestion des réunions du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale et des Comités du Conseil ;
  • Suivi et mise en conformité des obligations juridiques de l’association ;
  • Accueil d’appels téléphoniques du standard ;
  • Suivi et mise à jour des calendriers de l’association.
• Gestion des services généraux :
  • Achats, aménagement du bureau ;
  • Gestion du loyer et autres charges ;
  • Participation à l’actualisation des différents logiciels en place et à la bonne gestion du parc informatique en coordination avec les prestataires concernés.
• Gestion des documents internes:
  • Pilotage du chantier de sécurisation du réseau local et mise en place d’un intranet opérationnel (en lien avec le service informatique et l’administratrice des opérations HKI) ;
  • Organisation et archivage de documents papiers et électroniques.
• Administration de la levée de fonds:
  • Soutien aux événements ;
  • Mise à jour des supports de communication ;
  • Appui à l’entretien et mise à jour de la base de données ;
  • Gestion des démarches administratives liées aux levées de fonds (déclarations auprès de la préfecture, etc.).

2.    Finance – 30% :

• Encadrement de la comptabilité de l’association (en lien avec le cabinet comptable):
  • Envoi régulier des pièces comptables à la comptabilité : factures, relevés bancaires, remises et talons de chèques, extractions de reçus fiscaux, etc ;
  • Rapprochements bancaires mensuels ;
  • Suivi des dépenses et revenus de l’association ;
  • Appui à l’élaboration des Etats Financiers ;
  • Appui à l’élaboration et au suivi du budget annuel.
• Gestion des dons:
  • Réception et encaissement des dons ;
  • Création et envoi des reçus fiscaux ;
  • Transmission régulière des listes de dons reçus à l’équipe développement.
• Suivi des dossiers de dons dédiés :
  • Suivi administratif et financier des projets soutenus par l’association ;
  • Coordination avec le terrain des contrats, des calendriers, des versements et du reporting bailleurs.

3.    Ressources Humaines – 20% :

• Appui au recrutement :
  • Appui à l’élaboration des fiches de poste ;
  • Suivi du recrutement de nouveaux salariés.
• Gestion administrative du personnel :
  • Déclaration des nouvelles entrées/suivi des contrats et avenants ;
  • Organisation des briefings d’arrivée des nouveaux salariés ;
  • Suivi de la paie et des tickets restaurant ;
  • Gestion des absences et leur administration.
• Stratégie RH et capitalisation :
  • Participation à la définition de la stratégie des Ressources Humaines ;
  • Participation à l’élaboration et à l’adaptation des outils et politiques RH.
• Animation du réseau bénévole.

Formation :

• Vous avez une première expérience de poste administratif et des références à fournir ;
• Niveau Bac +3 ou plus.

Qualités requises :

• Anglais courant ;
• Maîtrise de Word, Excel et Powerpoint et à l’aise avec les outils collaboratifs (Office 365) ;
• Bonne maîtrise des procédures comptables et de gestion ;
• Connaissance du logiciel Quadratus souhaitée ;
• Connaissance du fonctionnement des logiciels de CRM souhaitée ;
• Rigoureux, sens de l’organisation ;
• Fortes capacités d’initiatives et de rédaction ;
• Bon relationnel pour agir de manière transverse avec différents acteurs internes et externes ;
• Sensibilité pour le secteur associatif et humanitaire ;
• Discrétion.

Comment postuler :

Envoyer votre CV et lettre de motivation à swheeler@hki.org.