GIZ recherche un.e expert.e administration et Finances pour le projet TTT de la GIZ, Libreville, Estuaire, Gabon

Description :

La « Tropical Timber Trade Facility » (TTT) est une coopération triangulaire. Les pays membres de la Commission des Forêts d’Afrique centrale (COMIFAC), la République Populaire (RP) de Chine et l’Allemagne font partie de cette coopération triangulaire, l’Allemagne jouant notamment un rôle de facilitateur. La coopération triangulaire fait écho à l’accord conclu en septembre 2021 entre l’UE et la Chine pour renforcer la coopération en matière de réduction de la déforestation mondiale et de lutte contre l’exploitation illégale des forêts, et vise à catalyser les processus dynamiques de politique forestière dans les pays du TTT vers un commerce du bois légal et traçable ou durable.

La coopération se caractérise par le fait que tous les partenaires apportent des contributions et que l’apprentissage et le changement ont lieu dans tous les pays participants en vue d’un objectif commun. Avec le projet TTT, la COMIFAC, ses États membres et la RP de Chine (avec la facilitation de l’Allemagne) ont l’objectif d’améliorer les conditions cadres pour une vérification de l’exploitation légale du bois dans le bassin du Congo, acceptée par les acteurs de la chaîne de valeur des bois tropicaux et des produits dérivés, et pour une traçabilité basée sur cette vérification.

Dans le projet TTT, 4 « paquets de travail » sont proposés :

• Output 1 : Harmonisation des systèmes de certification et traçabilité en Afrique centrale ;
• Output 2 : Promotion de l’accès des bois tropicaux au marchés internationaux avec un focus sur l’Europe (et une attention particulière au CITES) ;
• Output 3 : Promotion d’un dialogue entre les institutions gouvernementales africaines et les entreprises chinoises (y inclus les nouveaux règlements sur l’exportation des grumes ;
• Output 4 : Renforcement des capacités liées aux 3 « paquets » évoqués ci-dessus.

Les groupes cibles sont la population des États membres de la COMIFAC estimée à 100 millions de personnes, dont les moyens de subsistance reposent sur des écosystèmes forestiers intacts, y compris les communautés locales et autochtones et les familles qui vivent et travaillent au sein des concessions industrielles. Il est également considéré le groupe cible des acteurs directement impliqués dans les chaînes de valeur des bois tropicaux et les produits dérivés. Il s’agit en premier lieu des propriétaires et des exploitants de concessions industrielles, dont un nombre important d’investisseurs chinois.

A cet effet, le Projet TTT cherche un.e Expert.e en charge de l’Administration et des finances pour la Composante d’Afrique Centrale, pour son bureau à Libreville (République du Gabon).

1. Domaine de responsabilité et attributions :

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Assurer la gestion quotidienne de toutes les questions administratives et financières ;
• Assurer la garantie du respect des prescriptions d’ordre financier et administratif et du bon déroulement des processus, selon la règlementation de la GIZ en vigueur ;
• Assurer l’accompagnement logistique de l’équipe du projet comme des visiteurs internes et externes.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Ø  Général :

• En coordination avec le bureau régional de Yaoundé (BRY), veiller au bon respect des procédures dans l’attribution des contrats et les processus d’achats du projet ;
• Respecter scrupuleusement les règles de discrétion et de confidentialité qui incombent à la fonction ;
• Mettre des documents comptables (contrats locaux, planification budgétaire, demandes ouvertes avec explications, rapports des contrôles internes, listes d’inventaire, re-imputations, etc.) à jour et partager les informations avec les gestionnaires des finances du projet global à Eschborn
• Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

Ø  Achats & contrats :

• Vérifier l’ensemble des justificatifs avant décaissement selon les procédures d’engagement des dépenses et les classer de manière appropriée ;
• Contrôler les demandes d’achat pour conformité aux exigences et exhaustivité du dossier avant leur transmission au BRY
• Veiller au respect des formalités et à l’exhaustivité des dossiers de demande de contrat auprès du BRY
• Assurer les achats de biens et de prestations sur au niveau national jusqu’au seuil établi par la GIZ Cameroun à cet effet et en conformité avec les règles et procédures de la GIZ.
• Suivi des demandes d’achat et de prestations de service avec le BRY et le siège de la GIZ
• Assurer la mise en concurrence, l’évaluation financière des offres reçues conformément aux P&R de la GIZ
• Réception des biens achetés avec contrôle de la conformité à la demande et signalisation des dommages éventuels
• Assurer le suivi des contrats de subventions locales ;
• Tenir à jour le dossier relatif aux achats sur le DMS ainsi que le dossier relatif aux contrats en ce qui concerne les achats / contrats locaux
• Suivre l’exhaustivité et l’exactitude des justificatifs avec les partenaires.

Ø  Comptabilité et gestion budgétaire :

• Superviser les processus de clôtures comptables et transmissions des justificatifs au bureau régional de Yaoundé ;
• Garantir le traitement approprié des documents administratifs et financiers ;
• Conseiller la conseillère technique principale sur les questions administratives et financières ;
• Appuyer la CTP dans la planification et le suivi budgétaire
• Mettre en œuvre les mécanismes de contrôles appropriés selon les règles en vigueur ;
• Appuyer les contrôles internes et externes dans leur accès aux documents nécessaires et appliquer les recommandations issues de ces contrôles.

Ø  Equipements :

• Assurer au bon contrôle de la bonne utilisation des fonds et du matériel et équipements du Projet ;
• Coordonner la bonne gestion du bureau (suivi des factures d’eau, d’électricité, maintenance des équipements, travaux d’entretien et de réparation) ;
• Superviser la tenue de l’inventaire des biens et équipements du projet ;
• Assurer le suivi de la bonne utilisation des véhicules de service (carnets de bord, calcul la consommation moyenne des véhicules, entretiens, documentation administrative) ;
• Signaler en avance toute rupture de stocks des consommables à la CTP
• Préparer et suivre la remise de matériel aux partenaires et sa documentation correcte.

Ø  Gestion évènementielle et logistiques :

• Superviser la procédure de préparation des missions, notamment : le calcul de décompte des frais de déplacement des employés et des partenaires, logistique et ordres de mission ;
• Soutenir l’organisation et la logistique des ateliers à Libreville et les autres villes du Gabon que le projet prépare
• Organiser la logistique des missions de l’équipe comme des visiteurs internes et externes, y inclus réservation des vols et des hôtels, organisation des visas, des Notes Verbales et d’autres invitations, des Ordres de Mission et assurance du transport terrestre en ville et ailleurs pour le compte du projet.

Requirements :

Qualifications, expérience et compétences requises :

Qualifications : Diplôme universitaire (Bac+4/5) ou titre équivalent en gestion administrative et financière / finance / ou qualification équivalente

Expérience professionnelle :

• Au moins 5 ans d’expérience dans une position similaire ; références exigées
• Connaissance des procédures à la GIZ

Autres compétences :

• Disposer de solides capacités d’analyse
• Être autonome, et organisé
• Bonne capacité relationnelle
• Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication
• Maitrise des suites bureautique (MS Office) ;
• Maitrise du français (à l’oral et à l’écrit), bonne connaissance de l’anglais serait un atout ;
• Capacité de traiter de manière confidentielle les données et informations recueillies dans le cadre du service ;
• Capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;
• Flexibilité de se déplacer sur le terrain si besoin
• Esprit d’équipe, compétence en matière de diversité, compréhension claire des rôles et de leur séparation, très bonnes aptitudes à la communication, habileté diplomatique, capacité à s’exprimer avec aisance et compétence interculturelle ;
• Connaissance des procédures GIZ sont un atout.

Date du début de contrat : 15 octobre 2024

Période de contrat : Jusqu’au 31.03.2026

Lieu d’affectation : Libreville (Gabon)

Classification interne du poste : Bande 4 sous la supervision du Chef de Projet

Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 25 septembre 2024

C-  Composition et dépôt des candidatures

Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV (2 pages maxi) et 03 références professionnelles

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

NB : Le recrutement à la GIZ n’est soumis à aucuns frais, ni médiation. Toute information frauduleuse détectée donnera lieu à l’élimination de la candidature du processus de recrutement en cours et de ceux à venir. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les dossiers non retenus seront détruits six mois après la date de publication.

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