Geca – Prospective recrute un(e) Secrétaire de Direction pour le compte du PARIIS
NB : L’utilisation du genre masculin dans le présent avis de recrutement a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire. Il désigne autant le genre Masculin et le genre Féminin.
CONDITIONS GENERALES : ÊTRE DE NATIONALITE TCHADIENNE
Secrétaire de direction
Sous l’autorité hiérarchique du Coordonnateur National du projet, le Secrétaire de direction a pour principale mission d’assurer le bon fonctionnement du projet à travers une assistance administrative au Coordonnateur et la coordination du secrétariat du projet.
A ce titre, il est chargé de :
A- Principales tâches et responsabilités
- Gérer la boite électronique du projet ;
- Veiller à l’actualisation des adresses mail des partenaires individuels et institutionnels et au fonctionnement du mailing ;
- Suivre l’enlèvement régulier du courrier au niveau de la boîte postale du projet ;
- Réceptionner, enregistrer et classer les courriers physiques selon le mode de classement approprié ;
- Tenir à jour les registres « courriers départ » et « courrier arrivée » ;
- Transmettre les courriers et s’assurer de leur réception par les destinataires ;
- Veiller à assurer les réponses (systématique) aux divers courriers ;
- Centraliser les documents, procéder à la classification et à l’archivage des documents et dossiers du PARIIS ;
- Mettre les documents en bibliothèque ;
- Rédiger les documents administratifs (lettres, fax, notes de services, procès-verbaux, compte rendu de réunion, etc.) ;
- Assurer la mise en forme de tout document du projet ;
- Assurer la production et la multiplication de documents de travail ;
- Préparer et organiser la tenue des réunions et de toutes les séances de travail du projet ;
- Participer aux réunions, séances et rédiger les comptes rendus ou procès–verbaux des réunions, ateliers et séminaires organisés par la coordination du projet ;
- Assurer la transmission aux intéressés et dans un délai raisonnable des documents produits ;
- Rédiger à la demande du Coordonnateur, des documents spécifiques de travail avec une qualité rédactionnelle excellente ;
- Réaliser les travaux de traduction à la demande du Coordonnateur ;
- Gérer l’agenda du Coordonnateur ;
- Prendre des appels et rendez-vous pour le Coordonnateur ;
- Organiser et planifier les rendez-vous du Coordonnateur ;
- Accueillir et introduire les visiteurs physique et par téléphone ;
- Renseigner les visiteurs et les orienter ;
- Veiller à la mise en œuvre de l’agenda du Coordonnateur et effectuer les réajustements nécessaires ;
- Préparer les voyages du personnel du projet (ordres de mission, etc.) ;
- Assurer la remise des chèques aux fournisseurs et la transmission des justificatifs à la comptabilité ;
- Gérer les fournitures de bureau et s’occuper de l’inventaire régulier de ceux-ci ;
- S’assurer de la propreté des bureaux du projet ;
- Exécuter au besoin toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
B- Qualification et expériences professionnelles requises
- Être titulaire d’un diplôme minimum BTS ou DUT en secrétariat ou diplôme équivalent ;
- Avoir une expérience professionnelle générale d’au moins 5 ans dans l’assistanat administratif ou dans la gestion d’un secrétariat particulier ou de direction.
C- Qualités et habiletés requises pour le poste
- Avoir une bonne maîtrise des techniques et outils de gestion du secrétariat ;
- Avoir une bonne capacité à produire des correspondances administratives avec une qualité rédactionnelle excellente ;
- Avoir une bonne capacité de classement et d’archivage de documents ;
- Avoir une bonne capacité à s’exprimer couramment en français et comprendre l’anglais ;
- Avoir de bonnes aptitudes en communication écrite et orale ;
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique ;
- Avoir une bonne maîtrise des logiciels de traitement de texte (Type Word), de tableur (Excel), de présentation (Powerpoint) et de l’Internet ;
- Avoir une bonne capacité à organiser et planifier ;
- Avoir un sens de l’accueil et une grande courtoisie ;
- Avoir le sens des relations humaines ;
- Être doté d’un grand esprit de confidentialité et faire preuve d’une grande discrétion ;
- Être organisé, méthodique et rigoureux dans le traitement des dossiers ;
- Être apte à travailler en équipe et avoir de bonnes capacités relationnelles ;
- Être apte à travailler sous pression dans un contexte pluridisciplinaire.
Le secrétaire de direction résidera à N’Djamena.
CONDITIONS DE DÉPÔT DES CANDIDATURES
Composition de dossier
- Les plis doivent comprendre les pièces suivantes :
- Une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur du Cabinet GECA-PROSPECTIVE ;
- Un curriculum vitae (maximum 7 pages) détaillé certifié sincère, mentionnant au moins trois références pour confirmer les expériences ;
- Une copie certifiée conforme des diplômes, certificats et attestations de formation ;
- Les preuves des expériences acquises mentionnées sur le CV, notamment les copies des attestations et certificats de travail ;
- Une copie certifiée conforme de la carte nationale d’identité en cours de validité ;
