Objectif général de la mission :
Le rôle de l’Assistant(e) Gestion de Projets est de concourir au bon résultat des projets à travers la gestion logistique, administrative et financière des projets mis en œuvre.
Missions principales :
L’Assistant(e) Gestion de Projets participe aux tâches suivantes :
Coordination logistique des déplacements des départements Coopérations et Prospectives & Mère-Enfant :
- Identifier les itinéraires de voyage des déplacements prévus au sein de ces départements ;
- Réserver les transports, hôtels, transferts, et commodités associées à ces déplacements ;
- Réaliser les formalités administratives (dont visas) nécessaires ;
- Gérer les notes de frais du département (jusqu’au paiement).
Appui à la coordination journalière des activités des projets du département :
- Réunions régulières de suivi des projets : les organiser, y participer et assurer le secrétariat, la rédaction et la diffusion des comptes-rendus et des documents de travail associés ;
- Suivre les plannings détaillés de travail et des plans de charge et les faire évoluer si besoin ;
- Suivre l’avancée des projets et le respect des échéances à l’aide des outils et des indicateurs de suivi mis en place ;
- Gérer les calendriers, les inhérences, et les étapes critiques des projets ;
- Communiquer régulièrement les informations relatives à l’avancement des projets et les défis rencontrés.
Participer au reporting financier :
- Contribuer au suivi et à la gestion du budget des projets, les coûts et le financement ainsi que les tableaux de bord (reporting) ;
- Assister les équipes dans la production des rapports financiers à destination de la Fondation Mérieux, des partenaires et des bailleurs de fonds ;
- Régler les dépenses des projets selon les procédures en vigueur ;
- Utiliser le système standardisé de gestion financière (ERP) pour assurer la bonne gestion des projets (incluant les achats, les paiements, les décaissements, etc.).
Gestion administrative :
- Aider à l’élaboration, au déploiement et au respect des manuels, outils, modèles, procédures et autres supports ;
- Aider les différents services de la Fondation Mérieux concernés à la gestion du contrat et de ses enjeux ;
- Assurer la gestion documentaire liée aux projets ;
- Participer à la préparation des rapports périodiques d’avancement pour le bailleur en coordination avec les équipes projets ;
- Contribuer à la préparation des présentations institutionnelles (CODIR, Conseils d’Administration, … via la collecte de photos, préparation des présentations, etc.).
Dans le cadre de son activité, l’Assistant(e) Gestion de Projets pourrait être amené(e) à se déplacer dans les différents pays d’intervention de mise en œuvre des projets.
Contexte de la fonction :
Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.
Présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie, au Moyen-Orient et dans l’Océan Indien, la Fondation Mérieux articule son action autour de quatre objectifs :
- Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic par le renforcement des laboratoires de biologie clinique dans les systèmes nationaux de santé ;
- Renforcer les capacités locales de recherche appliquée par la formation des chercheurs, le développement de programmes collaboratifs et la création de Laboratoires Rodolphe Mérieux, transférés aux acteurs locaux ;
- Développer l’échange de connaissances et les initiatives en santé publique en lien avec le Centre des Pensières ;
- Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.
Expériences / Formation :
- Formation initiale : Bac +3 à Bac +5 en gestion de projets, relations internationales, solidarité internationale, sciences politiques, droit, communication ;
- Formation complémentaire/spécialisation : gestion de projets, finance, assistanat ;
- Expérience d’au moins 3 ans en gestion de projet et/ou dans le secteur de la solidarité internationale ;
- Compétences métiers requises
- Capacités organisationnelles et rigueur ;
- Maîtrise du pack Microsoft Office ;
- Connaissance d’un système ERP serait un plus.
- Compétences comportementales requises
- Travail en équipe ;
- Esprit d’initiatives ;
- Autonomie et flexibilité ;
- Ouverture et intérêt pour la compréhension du contexte d’implémentation des projets.
- Langues (écrit comme oral pour les deux langues, parfaite maitrise demandée) :
- Français :
- Anglais.
- Intérêt pour les projets d’aide au développement et en santé publique.
Salaire :
- CDI à pourvoir dès que possible ;
- Poste non-cadre, temps plein ;
- Poste basé à Lyon, en France (avec possibles déplacements de courtes durées à prévoir dans l’année).
Comment postuler :
Merci d’envoyer CV et lettre de motivation à l’adresse mail suivante : recrutement@fondation-merieux.org en précisant dans l’objet de l’email l’intitulé de l’annonce et le site sur lequel vous l’avez vu.