FICR recrute un réceptionniste à Niamey au Niger

Contexte Organisationnel :

Le poste de « Réceptionniste », fait partie de la structure du bureau de la FICR au Niger, et se trouve sous la direction du responsable du département Administratif et finances et du Chef des délégations. Il / elle a la responsabilité d’accompagner et appuyer le département Administratif et programme dans toutes les tâches liées á la gestion de la réception, de l’administration, des programmes et projets que la FICR mène au Niger.

Fonction :

Le (La) réceptionniste) est chargé (e) de fournir un service clientèle convivial et efficace à tous les clients internes et externes du Bureau de la FICR Niger. En tant que membre de l’unité d’administration, il est également chargé de contribuer à la réalisation des objectifs de l’unité en effectuant les tâches administratives assignées de manière efficace et efficiente.

Taches et responsabilités principales :

La réception :

• Avec diplomatie et courtoisie, veiller à un accueil de qualité des visiteurs à leur orientation vers les différents départements de la FICR Niger ;
• Appuyer dans la rédaction des courriers ;
• Réceptionner, enregistrer, ventiler et classer le courrier ;
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs ;
• Assurer la gestion des communications entrant et sortant de la FICR Niger ;
• Maintenir la zone de réception propre et sécurisée en respectant les procédures, les règles et les règlements.

Communications :

• Gérer les communications téléphoniques ;
• Tenir à jour l’agenda du Représentant Pays ;
• Fournir des informations générales sur l’organisation à la demande ;
• Contacter le service télécom et coordonner les demandes de réparation et les interventions en cas de problèmes techniques.

Soutien administratif :

• Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de la FICR Niger ;
• Procéder à la saisie et à la reprographie de documents ;
• Participer aux réunions sur instructions du représentant pays ou du responsable Administrative et rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus y relatifs ;
• Préparer les identifiants de personnel et les cartes pour chaque employé nouvellement embauché ;
• Former le personnel sur les procédures de réception selon la demande ;
• Veiller à ce que la distribution / livraison des chèques du fournisseur soit correctement enregistrée dans le livre des finances ;
• Mettre à jour le rapport du carnet de chèques au format Excel ;
• Aider à la réservation de salles de réunion et de téléconférences ;
• Communiquer les informations pertinentes concernant les activités, les modifications ou les informations générales pertinentes pour les collègues de la FICR en utilisant le courrier électronique générique de réception ;
• Préparer la demande de paiement pour les fournisseurs ;
• Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les billets d’avion, l’hébergement et le transport des visiteurs et du personnel ;
• Élaboration des rapports sur le contenu des réunions internes/ externes de la FICR ;
• Soutenir les processus de recrutement (publication d’avis de recrutement, réception des dossiers, programme des entretiens, Feedback aux candidats) ;
• Fournir un soutien administratif afin d’assurer l’efficacité et l’efficience dans les bureaux de la FICR.

Support : Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur.

Confidentialité : S’assurer que toute information, telle qu’elle soit, acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de la FICR Niger ne soit diffusée à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

Taches applicables à tout le personnel

1. Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat Général de la FICR ;
2. Respecter et travailler en conformité avec les principes de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge ;
3. Exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui lui sont assignées par le supérieur hiérarchique liées au travail.

Exigences du Poste :

Compétences :

• Réactivité : Être réactif aux priorités et demandes changeantes ;
• Détermination : Détermination à produire des résultats ;
• Responsable  : Vous prenez vos responsabilités  dans vos décisions appropriées  et vos actions, ainsi que dans le comportement dont vous faites preuve ;
• Travail efficace : Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter les délais ;
• Partage d’informations : Partage d’informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité ;
• Travail en équipe : S’intégrer dans l’équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de respect ;
• Motivation  : Motivation  pour  atteindre  des  résultats  de  qualité  pour  maximiser  le potentiel ;
• Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent un résultat positif ;
• Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l’organisation et être en mesure d’adapter les plans/activités en conséquence.

Dossiers de candidature :

• Une lettre de motivation ;
• Un curriculum vitae ;
• Une copie de la carte ANPE ;
• 2 références des 2 derniers employeurs (nom de l’organisation/société, nom, fonction, numéros de téléphone valides et/ou adresse e-mail professionnel de la personne responsable).

 En cas de recrutement : le complément du dossier administratif vous sera demandé.

Dépôt de dossiers :

Les dossiers devront être envoyés par email à l’adresse : alberto.bocanegra@ifrc.org  au plus tard 7 Novembre 2019 à 16h00.

Pour toute question liée au processus de recrutement, prière e contacter Mr. Pierre Danladi au numéro +227 20 73 83 34.

**Recrutement Réceptionniste Niamey**

Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour un test écrit et/ou un entretien.