Fédération Internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge recrute un (e) Réceptionniste / adjoint (e) Administratif (ve) – Niamey / Niger

Description :

La Fédération International des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant Rouge dans le cadre des actions de la FICR au Niger, cherche pour un contrat CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement, un (01) Réceptionniste / adjoint (e) administratif (ve) (Niger)

Contexte :

Le poste de « Réceptionniste / adjoint (e) administratif (ve) », fait partie de la structure du bureau de la FICR au Niger, et se trouve sous la direction du responsable du département Administratif et finances et du Chef des délégations. Il / elle a la responsabilité d’accompagner et appuyer le département Administratif et programme dans toutes les tâches liées á la gestion de la réception, de l’administration, des programmes et projets que la FICR mène au Niger.

Fonction :

Le (La) réceptionniste / adjoint (e) administratif (ve) est chargé (e) de fournir un service clientèle convivial et efficace à tous les clients internes et externes du Bureau de la FICR Niger. En tant que membre de l’unité d’administration, il est également chargé de contribuer à la réalisation des objectifs de l’unité en effectuant les tâches administratives assignées de manière efficace et efficiente

Taches et responsabilités principales :

La réception :

• Avec diplomatie et courtoisie, veiller à un accueil de qualité des visiteurs à leur orientation vers les différents départements de la FICR Niger ;
• Appuyer dans la rédaction des courriers ;
• Réceptionner, enregistrer, ventiler et classer le courrier ;
• Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs ;
• Assurer la gestion des communications entrant et sortant de la FICR Niger ;
• Maintenir la zone de réception propre et sécurisée en respectant les procédures, les règles et les règlements .

Communications :

• Gérer les communications téléphoniques ;
• Tenir à jour l’agenda du Représentant Pays ;
• Fournir des informations générales sur l’organisation à la demande ;
• Contacter le service télécom et coordonner les demandes de réparation et les interventions en cas de problèmes techniques.

Soutien administratif :

• Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de la FICR Niger ;
• Procéder à la saisie et à la reprographie de documents ;
• Participer aux réunions sur instructions du représentant pays ou du responsable Administrative et rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus y relatifs ;
• Préparer les identifiants de personnel et les cartes pour chaque employé nouvellement embauché ;
• Former le personnel sur les procédures de réception selon la demande  ;
• Veiller à ce que la distribution / livraison des chèques du fournisseur soit correctement enregistrée dans le livre des finances.
• Mettre à jour le rapport du carnet de chèques au format Excel ;
• Aider à la réservation de salles de réunion et de téléconférences ;
• Communiquer les informations pertinentes concernant les activités, les modifications ou les informations générales pertinentes pour les collègues de la FICR en utilisant le courrier électronique générique de réception ;
• Préparer la demande de paiement pour les fournisseurs ;
• Coordonner les préparatifs de voyage, y compris les billets d’avion, l’hébergement et le transport des visiteurs et du personnel ;
• Élaboration des rapports sur le contenu des réunions internes/ externes de la FICR ;
• Soutenir les processus de recrutement (publication d’avis de recrutement, réception des dossiers, programme des entretiens, Feedback aux candidats) ;
• Fournir un soutien administratif afin d’assurer l’efficacité et l’efficience dans les bureaux de la FICR .

Support :

• Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur.

Confidentialité :

• S’assurer que toute information, telle qu’elle soit, acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de la FICR Niger ne soit diffusée à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

Taches applicables à tout le personnel :

Exigences du Poste :

• Une lettre de motivation ;
• Un curriculum vitae ;
• Une copie de la carte ANPE  ;
• 2 références des 2 derniers employeurs (nom de l’organisation/société, nom, fonction, numéros de téléphone valides et/ou adresse e-mail professionnel de la personne responsable).

 En cas de recrutement : le complément du dossier administratif vous sera demandé.

Les dossiers devront être déposés sous plis fermé au plus tard le : 2 Aout 2019

Aux bureaux de la FICR à la Représentation FICR à Niamey (655, Rue NB45, Quartier Niamey-Bas Terminus, 2ème Arrondissement, Niamey, Niger) ou à l’adresse email suivante : admin.niger@ifrc.org

<Recrutement Réceptionniste / adjoint (e) administratif (ve) Niamey>

Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour un test écrit et/ou un entretien.

Aucun dossier ne peut être retiré après dépôt.