Expertise France recrute un(e) Chargé de projet « Administratif et Financier » – Pôle Climat (H/F), Paris, France

A sa prise de poste, la/le CP travaillera plus particulièrement sur le projet « Green Policy Dialogue Facility » (GPDF) mis en œuvre au Sri Lanka (environ 60% de la charge de travail sur les 6 premiers mois). Les principales missions qui lui seront confiées sont citées ci-après

• Phase de démarrage du projet (environ 6 mois)

Le projet GPDF démarrera début 2023 dans une nouvelle géographie pour Expertise France.  Un.e Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF) national.e sera recruté. La/le CP aura comme tâche transversale de venir en appui rapproché au/à la nouvelle RAF, pour faciliter une prise de poste rapide et efficace et une bonne appropriation des procédures de l’agence, en lien avec les services concernés au siège.

De manière non exhaustive les appuis à fournir seront :

En termes de gestion comptable et financière :

• Développer l’ensemble des outils de suivi et mise en oeuvre financière du projet conformément aux outils et procédures internes de l’Agence ;
• Fournir un accompagnement méthodologique à l’équipe terrain : appropriation des outils, réponses aux questions relatives aux procédures siège, lien siège/terrain, montage du bureau, etc.

En termes de gestion administrative et contractuelle :

• Développer les tableaux de bord existants et renseigner les données pertinentes dans l’ERP (ATLAS) ;
• Accompagner l’appropriation des procédures et l’utilisation de l’ERP par l’équipe terrain et s’assurer de sa bonne application/utilisation ;
• Appuyer l’équipe terrain dans les procédures relatives à la législation locale et aux obligations fiscales (y compris les démarches de remboursement de la TVA).

La/le CP pourra aussi fournir tout autre appui qui pourra s’avérer pertinent après discussion avec la/le RP et l’équipe projet.

• Phase de mise en oeuvre du projet

Une fois le projet lancé et le/la RAF opérationnel, les missions du/de la CP seront les suivantes:

Gestion budgétaire

Le/la CP Administratif et Financier viendra en appui au/à la RAF pour la gestion budgétaire, il/elle  sera en charge de :

• Coordonner et participer à la planification budgétaire annuelle et pluriannuelle et suivre l’exécution budgétaire du projet ;
• Réaliser mensuellement une analyse du niveau de réalisation du projet et formuler des recommandations, sur la base des méthodologies de l’Agence ;
• Préparer, assurer la validation interne et la transmission au bailleur de fonds des rapportages financiers et des demandes de paiement dans le respect des procédures d’EF et du bailleur.

Gestion comptable et financière

La gestion comptable et financière est principalement réalisée par l’équipe terrain. Le/la CP siège est responsable de la coordination Siège/Terrain et de l’accompagnement de l’équipe terrain. Il/Elle devra notamment:

• Mettre à jour régulièrement les outils de suivi financier du projet conformément aux outils et procédures internes de l’Agence ;
• Maintenir un accompagnement méthodologique de l’équipe terrain ;
• Vérifier la qualité du suivi des dépenses du projet et leur affectation/réaffectation en collaboration avec le/la RAF ;
• Contrôler le niveau de trésorerie au niveau local et suivre les demandes d’approvisionnement du compte en étroite collaboration avec le/la RAF ;
• Vérifier les documents de clôture mensuelle du compte et caisse locaux remontés par l’équipe projet
• Superviser et valider les clôtures trimestrielles et annuelles dans le respect du délai et selon les contrôles définis par les procédures de l’agence ;
• Planifier et répondre aux audits internes et externes.

De manière générale, le/la CP Administratif et Financier assure la coordination entre le RAF terrain et les services financiers au siège.

Gestion administrative et contractuelle

• Mettre à jour les tableaux de bord existants et les données de l’ERP (ATLAS) ;
• Poursuivre l’accompagnement de l’appropriation des procédures et l’utilisation de l’ERP par l’équipe terrain et s’assurer de sa bonne application/utilisation ;
• Poursuivre l’accompagnement de l’équipe terrain dans les procédures relatives à la législation locale et aux obligations fiscales ;
• Participer aux procédures de passation de marché et au suivi des contrats
• Assurer le suivi des contrats relatifs à la mobilisation de ressources humaines nationales long terme (tiers employeur…)
• Veiller au bon archivage des documents administratifs.

La/le CP devra être disponible pour réaliser des missions à l’étranger,  principalement lors des phases de démarrage de projet, pour la formation et l’accompagnement des équipes.

A noter : Le poste et les tâches associées évolueront selon le développement du portefeuille de projets du Département Développement Durable et du pôle Climat. La/le CP sera donc amené à travailler sur d’autres projets dans d’autres géographie tout en conservant le même type de tâches et de missions.