Le/La Assistant.e Logistique sous l’autorité du Responsable Logistique. Il/elle aura la charge d’assurer

les principales missions autour de trois thématiques :

1. Saisie informatique de documents internes et leurs archivages :

•  Rédaction impression scan et double archivage (physique et réseau) de documents internes ;
•  Insertion de données périodiques sur des supports de suivi interne ;
•  Centralisation, retranscription et mise en ligne de différentes données.

2. Le suivi des stocks

•  Inventaire périodique des stocks (fournitures de bureau et produits d’hygiène) ;
•  Préparation des demandes de sortie ;
•  Sortie de stock à la demande des fournitures ;
•  Préparer les demandes d’achat de fournitures

3. La veille au respect des procédures logistiques internes

•  Suivi de la conformité des normes d’hygiène ;
•  Suivi du respect de la procédure d’accueil des visiteurs ;
•  Contrôle du pointage des produits et fournitures à la réception ;
•  Gestion des véhicules et suivi des kilométrages insérés sur les TDB.

4. Logistique du bâtiment

•  Préparer les salles de réunion en collaboration avec les agents de nettoyage ;
•  Détecter les pannes, faire les petites réparations du bâtiment et le cas échéant faire appel au prestataire ;
•  Suivi de la maintenance du bâtiment ;
•  Suivi de l’état du mobilier.

5. Organisation des missions et planning des chauffeurs

•  Coordonner les déplacements en collaboration avec le responsable ;
•  Préparer les Ordre de mission, les demandes d’avance, etc. ;
•  Organiser les missions (réservations d’hôtel, transferts aéroport, repas au besoin, etc.) ;
•  Organiser les plannings des chauffeurs en lien avec le responsable ;
•  S’assurer de la sécurité des véhicules au quotidien et avant chaque mission ;
•  Faire les réservations de véhicules supplémentaires ;
•  Coordonner en lien avec le responsable les plannings des chauffeurs.

6. Tâches administratives

•  Faire le suivi des factures d’électricité et d’eau en lien avec la comptabilité ;
•  Faire le suivi des avances ;
•  Préparer les bons de commande en lien avec les achats ;
•  Faire le suivi des factures du service logistique en lien avec le service comptabilité.

Cette liste de responsabilités est non exhaustive.