Expertise France recrute un Assistant de projet administratif et financier, France
Description de la mission
Les missions du/ de l’assistant.e de projet administratif/ve et financier/ère sont les suivantes :
Gestion administrative :
- En lien avec les chargé.es de projet, appui administratif à la passation de marché : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels) ;
- Appui aux chargés de projets sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
- Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
- Rédaction de Comptes Rendus de réunions ;
- Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.
Gestion budgétaire et comptable :
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
- Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
- En coordination avec les chargé.es de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
- Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
- Prépare les audits annuels et finaux des projets.
Gestion logistique :
- En coordination avec les chargé.es de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
Appui transverse :
- Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;
Description du projet ou contexte
Au sein du pôle Education, Formation Professionnelle et Emploi, l’Assistant.e de projet Administratif/ve et Financier/ère contribuera à la gestion administrative et financière des projets en appui aux chargé.e.s de projets et en lien avec les équipes basées dans les pays d’intervention. L’assistant.e Administratif/ve et Financier/ère sera rattaché.e à Unité Formation Professionnelle.
Profil souhaité
Compétences techniques :
- Bac +2/+3: BTS IUT (GEA), Licence pro (AES, gestion) ;
- 2/3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative et financière et/ou le contrôle de gestion de projet ou/ou en comptabilité/gestion ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
- Expérience sur des postes similaires appréciée.
Compétences transverses :
- Etre méthodique, organisé, proactif et réactif ;
- Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
- Travail en autonomie et forte capacité d’adaptation ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
- Capacité à travailler dans une autre langue (à l’écrit comme à l’oral): anglais, espagnol, portugais ;
- Capacité à travailler dans le respect de délais stricts.