Les missions de l’assistant.e de projets, en lien avec les chargé.es de projets, sont :

Gestion administrative :

• En lien avec le CP admin-fi, appui administratif à la passation de marché : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels notamment il/elle pré-remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l’outil de gestion administrative de l’agence (Atlas) ;
• Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
• Rédaction de comptes rendus de réunions ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
• Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts…).

Gestion budgétaire et comptable :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec la CP admin-fi, il/elle contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
• Appuie la CP admin-fi dans le suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l’organisation des audits ;

Gestion logistique :

• En coordination avec le chef de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).

Appui transverse :

• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;