Expertise France recherche un Responsable administratif et financier du projet REGPHARMA (H/F), Dakar, Sénégal
Description de la mission
Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires pré identifiés et les types d’appui à fournir.
Les responsabilités du/de la Responsable Administratif (ve) et Financier(ère) du projet couvrent les aspects suivants :
Gestion comptable et financière des projets : En supervision de le/l’Assistant.e de projet, le/la RAF est responsable des activités suivantes :
- Contrôler la qualité des justificatifs comptables : veiller à ce que chaque dépense relative au projet soit appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement) ;
- Contrôler la qualité des outils de trésorerie : veiller au paramétrage correct des journaux de caisse et banque des projets ;
- Suivre les opérations de caisse effectuées par le/l’Assistant.e de projet (contrôles mensuels et ponctuels)
- Suivre les opérations financières du compte bancaire Expertise France : frais bancaires, retraits, règlements ; contrôle des chèques et des opérations de virements ;
- Superviser la bonne numérotation des pièces comptables, leur classement méthodique et l’archivage papier et électronique par le/l’Assistant.e Logistique, Administratif.ve, et Financier.e;
- Contrôler les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse ;
- Transmettre des clôtures mensuelles au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projets ;
- Anticiper les besoins en trésorerie des projets ;
- Préparer et envoyer des demandes d’approvisionnement au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projets ;
- Contribuer aux clôtures annuelles et intermédiaires comptable du projet, en lien étroit avec le siège
Gestion budgétaire des projets et rapports financiers
Il/elle est responsable des aspects relatifs aux finances, incluant les éléments budgétaires, et notamment :
- Garantir la bonne affectation budgétaire des dépenses terrain ;
- Vérifier l’éligibilité des dépenses terrain prévues au budget du projet et dont les montants respectent les règles de flexibilité budgétaire des projets ;
- Garantir le suivi budgétaire des dépenses (exécution financière) ;
- Préparer et mettre à jour les prévisionnels de dépenses du projet en lien étroit avec les équipes projets et le siège ;
- participer à l’exercice mensuel de Reporting Pilotage Projet agence (RPP), participer aux exercices budgétaires agence (budget initial, budget révisé, prévisions d’atterrissage)
- Transmettre les suivis budgétaires mensuels des projets (format Expertise France) au siège d’Expertise France, après validation du Chef de Projet ;
- Consolider les rapports financiers intermédiaires et final bailleur avec le siège dans le cadre du projet ;
- veiller à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ainsi que les données relatives au suivi-évaluation du projet (données renseignées dans l’outil de suivi évaluation Log ALTO « SANSE ») ;
- Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du Chef de Projet, en concertation avec le siège d’Expertise France ;
- Mettre en place un manuel de procédures projet dans le respect des règles bailleurs (financement AFD)
- Diriger les audits financiers qui seront réalisés sur les dépenses d’EF ;
- Suivre et mettre en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs externes, l’équipe projet du siège d’Expertise France et les bailleurs en mission de supervision ;
- Représenter Expertise France, avec le Chef de Projet, auprès des autorités et partenaires, dans les domaines financiers, administratifs, juridiques des projets.
Gestion RH
Sous la supervision du Chef de Projets, il/elle est le contact principal du cabinet de portage salarial pour :
- Suivre et contrôler le paiement des salaires par le cabinet de portage conformément à la législation du pays ;
- Participer au recrutement du personnel national ;
- Superviser le suivi des congés, heures supplémentaires, récupérations, etc. du personnel ;
- Participer à l’amélioration des procédures et outils et tableaux de bord RH au sein du bureau projet à Dakar ;
- Veiller aux plans de charges et au planning de travail des équipes et évaluer les compétences et les performances, en lien avec le Chef de Projets ;
- Contribuer à la fixation en lien avec le Chef de projets, des objectifs de l’Assistant.e de Projet.
Gestion des achats et des contrats
Le RAF assurera, conformément aux règles et procédures de passation de marché public d’Expertise France, la gestion de l’ensemble des fonds alloués pour les achats dur projet, et appuiera le Chef de projet dans la mise en œuvre du Plan de passation des contrats de marché du projet.
Il procèdera notamment à :
- la rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché (application des procédures de passation de marché public, cadrage et lancement, suivi des appels d’offres, sélections des offres) en collaboration avec l’équipe du projet et le siège d’Expertise France ;
- l’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés (préparation des dossiers de demande d’importation, documentation des livraisons des produits et leur remise au bénéficiaire) ;
- contrôle qualité de l’exécution des marchés, en tant que principal interlocuteur des fournisseurs, en s’assurant que les consultants, prestataires et fournisseurs respectent les termes et conditions contractuelles, et les délais fixés ;
- suivi de l’application des garanties, assurances et divers engagements des prestataires ;
- reporting administratif et financier auprès d’Expertise France systématique pour tous les contrats signés, exécutés et clôturés.
Gestion du bureau projet à Dakar
- superviser la gestion du bureau et du parc automobile (entretien, consommation carburant, géolocalisation, etc.)
- Coordonner le travail d’inventaire du bureau ;
- Superviser les aspects de l’organisation logistique gérés par l’ Assistant.e de projet (invitations, réservations d’hôtel, réservation d’avions, visas, autorisations de circulations, locations de véhicules entre autres) pour les missions des équipes d’Expertise France (bureau projet santé Dakar u et siège) et des experts mandatés par Expertise France.
- Appuyer, au besoin, le Chef de Projet dans les tâches logistiques (rédaction des rapports techniques sur le volet stocks et logistiques, appui à la préparation des comités de pilotage, etc.).
Description du projet ou contexte
Agence publique, Expertise France est l’acteur interministériel de la coopération technique internationale, filiale du groupe Agence française de développement (groupe AFD). Deuxième agence par sa taille en Europe, elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD). Pour un monde en commun. En savoir plus : www.expertisefrance.fr
Le projet REG-PHARMA vise à contribuer à l’optimisation de la réglementation pharmaceutique et son harmonisation. Il est aligné sur la stratégie de renforcement et d’harmonisation réglementaire de l’AMRH/AUDA-NEPAD. Il s’inscrit dans la poursuite des efforts de la France pour faire aboutir une politique pharmaceutique commune dans la zone CEMAC et des règlements d’application dans les pays de l’UEMOA.
- Description du projet
L’accès à des produits de santé sûrs, efficaces, de qualité et de coût abordable constitue un défi majeur à l’échelle du continent africain et plus particulièrement pour les pays de l’Afrique de l’Ouest et du Centre. Défi aggravé du fait de la non-harmonisation des pratiques et des réglementations pharmaceutiques, elles-mêmes dues à l’appartenance de plusieurs pays à plusieurs communautés économiques régionales et à plusieurs blocs commerciaux. Par ailleurs, le développement d’une industrie pharmaceutique moderne est rendu d’autant plus difficile en Afrique de l’Ouest et Centrale par la faiblesse des systèmes de réglementation pharmaceutique. De très nombreux pays se sont engagés à mettre en place la couverture santé universelle (CSU) et, dans ce cadre, à garantir l’accès à des médicaments essentiels et à des vaccins sûrs, de qualité et à prix abordable. Par ailleurs, plusieurs États membres de l’Union Africaine (UA) se sont engagés dans la production de produits de santé, toutefois le cadre réglementaire pharmaceutique doit être renforcé pour répondre aux exigences internationales relatives à la fabrication et à la commercialisation de ces produits.
En Afrique de l’Ouest et Centrale, le processus d’harmonisation des réglementations pharmaceutiques a souffert du ralenti causé par des initiatives souvent séparées et propres à chacune des organisations économiques impliquées dans ces processus (CEDEAO, UEMOA, CEMAC) et de leurs bras d’action en santé (OOAS pour la CEDEAO qui a élaboré des lignes directrices ; Comité spécialisé (CRHRP) pour l’UEMOA qui a utilisé la force des normes juridiques opposables aux états membres ; et l’OCEAC pour la CEMAC qui a mis en œuvre la Politique Pharmaceutique Commune (PPC) ). On peut constater des avancées en matière d’harmonisation réglementaire en Afrique Centrale et de l’Ouest, et les Autorités Nationales de Règlementation Pharmaceutique (ANRP) de ces pays progressent avec l’appui de l’OMS et autres partenaires;
L’objectif général (OG) du projet consiste à améliorer la réglementation du secteur pharmaceutique dans les États membres de l’UEMOA et de la CEMAC et ainsi contribuer à renforcer l’accès des populations à des produits médicaux de qualité, sûrs et efficaces dans les États membres de l’UEMOA et de la CEMAC.
Les objectifs spécifiques sont de :
- Soutenir les initiatives régionales de la CEMAC et de l’UEMOA pour l’harmonisation de la réglementation pharmaceutique et la préparation des États membres aux situations d’urgence sanitaire
- Renforcer les capacités fonctionnelles des Autorités nationales de règlementation pharmaceutique (ANRP) du Bénin et du Gabon
- Développer les compétences des ressources humaines francophones en matière de réglementation pharmaceutique en CEMAC et UEMOA
La structure support a été divisée en 3 composantes :
- La Composante 1vise à renforcer les capacités institutionnelles de la CEMAC et de l’UEMOA/CEDEAO en matière d’harmonisation de la réglementation et de la coopération pharmaceutique, au niveau communautaire.
- La Composante 2 vise à renforcer le développement pharmaceutique réglementaire des ANRP ciblées des zones UEMOA et CEMAC.
- La Composante 3 vise à renforcer le réseau institutionnel des structures de formation des deux zones (UEMOA et CEMAC) en vue de développer de façon pérenne les compétences des ressources humaines francophones en matière de régulation et de réglementation du secteur pharmaceutique.
Les bénéficiaires finaux du projet qui interviendront activement dans la mise en œuvre du projet sont les suivants :
- Dans le cadre de la composante 1 d’appui du niveau régional, Le Comité Régional pour l’Homologation de la Réglementation Pharmaceutique (CRHRP) de l’UEMOA et le secrétariat de l’Organisation de Coordination pour la lutte contre les Endémies en Afrique Centrale (OCEAC) de la CEMAC.
- Dans le cadre de la composante 2 d’appui du niveau national : les ANRP identifiées au cours de l’étude de faisabilité sur la base de critères acceptés par l’AFD
- Dans le cadre de la composante 3 d’appui à la formation, le CFOREM de l’Université Kizerbo de Ouagadougou et d’autres institutions universitaires (à identifier).
Profil souhaité
Diplômes/ Expériences
- Titulaire d’une maitrise en comptabilité, finance, gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
- Expérience réussie d’au moins 5 ans sur un poste de responsabilité similaire dans le domaine de la gestion administrative, financière, et logistique ;
- Expérience dans la gestion de projets de coopération / développement / humanitaire ;
- Excellente maîtrise du pack Office, notamment Excel et autres logiciels bureautiques ;
- Excellente maitrise du français ;
- La connaissance des dispositifs Expertise France et/ou AFD constitue un atout ;
- Connaissance des procédures de financement des bailleurs internationaux ;
- Connaissance de la mise en œuvre de projets dans des pays en développement.
Aptitudes :
- Excellent sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Excellentes capacités de communication et de rédaction ;
- Patient(e), réactif.ve ;
- Sens des responsabilités ;
- Sens de l’autonomie, esprit d’initiative, de flexibilité ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à travailler en équipe.