Expertise France recherche un Expert Service Public – Simplification administrative – Etat civil (H/F), Haïti
Description de la mission
Objectif général
Structurer le cadre fonctionnel, organique, réglementaire et normatif pour une meilleure délivrance des services d’identité, d’identification et d’état civil.
Objectifs spécifiques
Il s’agira plus spécifiquement de :
- Evaluer les processus de délivrance des services d’identité, d’identification et d’état civil existants au sein des administrations signataires et proposer des modalités d’amélioration de ces processus ;
- Accompagner la rédaction du protocole de gestion et de délivrance des services d’identité, d’identification et d’état civil (simplifier et mutualiser) répondant aux défaillances révélées par l’évaluation ;
- Réaliser un état des lieux des systèmes d’information de gestion des données d’identification, d’identité et d’état civil existants en Haïti et proposer les conditions de mise en place d’un nouveau système avec des capacités de partage et des critères de réussite ;
- Proposer des mécanismes d’allégement et de simplification des procédures et formalités administratives y relatives ;
- Accompagner la rédaction des textes normatifs traduisant les recommandations du protocole en des actes administratifs règlementant la desserte des services et opposables au tiers.
Portée de la mission, public cible et méthodologie
La mission, dans sa justification et dans ses objectifs, revêt un caractère hautement républicain, en ce sens qu’elle adresse une problématique d’amélioration des conditions de fournitures de services publics, de leur efficacité et de leur efficience ;
Elle a une large portée touchant à toute la chaîne de services d’identité, d’identification et d’état civil : Chacune des administrations de la chaîne en ce qui la concerne sa mission et ses attributions d’une part et l’ensemble des administrations prises de manière solidaire et maillée d’autre part ; et tout ceci au regard des moyens, des capacités des agents publics et aussi à l’aune de la satisfaction des usagers et usagères.
La mission hybride, présentiel et distanciel, sera exercée en administration centrale à Port-au Prince et en administration déconcentrée au Cap Haïtien. Selon l’évolution du contexte, il peut être envisagé d’adapter ces conditions de travail.
Elle sera aussi exercée à deux niveaux, le niveau gouvernance /pilotage et le niveau technique /opérationnel.
Au niveau central, l’interlocuteur principal de l’expert sera le coordonnateur de l’administration publique de l’OMRH, au titre de président du Comité Technique, assisté de l’équipe projet constituée des points focaux des administrations signataires. La mission sera conduite avec le soutien technique de l’équipe technique de mise en œuvre composée du personnel technique d’Expertise France sous le leadership du Chef de projet.
Au niveau déconcentré à Cap Haïtien, en plus de l’équipe technique de mise en œuvre Poto mitan, l’expert aura pour interlocuteur principal le délégué du département du Nord, président du comité de suivi territorial, son secrétaire général ou un vice-délégué ainsi que le directeur départemental (DD) du MPCE et son équipe. Il rencontrera aussi les membres du comité de suivi territorial, c’est-à-dire les représentants déconcentrés des six (6) signataires de la Charte d’engagement et des deux (2) signataires de la lettre d’entente.
La mission s’étendra également aux acteurs locaux et communautaires mobilisés dans le contrôle de la territorialisation des services et de leur accessibilité effective. A cet effet, les partenaires de la composante 2 du programme le Konbit National pour le financement populaire (KNFP) et l’office de Protection du Citoyen (OPC) « Renforcer l’implication citoyenne pour rétablir une relation de confiance avec l’administration publique et l’observation indépendante de la qualité des services publics de l’état civil, de l’identification » seront d’une contribution inestimable à la bonne réussite de la mission.
D’un point de vue méthodologique, l’articulation et la dialectique entre les trois phases doivent guider la démarche de mise en œuvre de la mission. Celle-ci s’inspirera aussi des recommandations de la mission d’audit de la fonction accueil en cours et des leçons apprises des missions d’études à réaliser dans des administrations étrangères gérant les mêmes services d’identité, d’identification et d’état civil[1].
Par ailleurs, il est fortement recommandé un plan de contingence pour anticiper et maitriser les risques de dysfonctionnement au sein des administrations publiques en raison de la crise politique et sécuritaire.
Cette mission sera aussi à relier avec l’Activité 1.2.1 – « Renforcer les capacités de l’OMRH à piloter et à assurer la mise en œuvre de la déclinaison de la déconcentration dans le département du Nord selon les directives du PME et de la PND dans les secteurs d’intervention du projet », notamment les c) et d) de la planification stratégique :
- c) Réflexion sur un protocole de gestion coordonnée des documents d’identification et d’identité avec les acteurs concernés : ANH, ONI, DIE, DGI et représentants des officiers d’état civil ;
- d) Organisation d’une table sectorielle sur la problématique de l’identification et l’identité coordonnée par le délégué, avec le concours du DD du MPCE, appuyée par l’OMRH et le MICT/UCDVD, avec réunions régulières de suivi de la mise en œuvre du projet sur toute sa durée
Ces deux activités, présidées par le délégué, assisté de son équipe et du DDN MPCE et de son équipe, seront le pendant départemental du travail effectué au niveau des administrations centrales et en permettront l’opérationnalisation sur le terrain de la stratégie et donc du protocole et des textes rédigés au niveau central. Ces deux activités pourront aussi être des forces de propositions et alimenter le niveau central en exemples et expérimentations.
Les réunions de ces deux instances départementales sont planifiées jusqu’à la fin du projet, une de chaque par trimestre. La relation entre l’activité 1.1.2. et la 1.2.1. c) et d) devra donc être étroite.
Résultats et Livrables attendus
| Activités | Livrables |
| Mise en œuvre de la mission | Rapport de démarrage décrivant la méthodologie |
| b) Evaluer les processus de délivrance des services d’identité et d’identification existants au sein des administrations signataires et proposer des modalités d’amélioration de ces processus | Rapport d’évaluation des processus de délivrance des services d’identité et d’identification pratiqués par les institutions signataires |
| c) Accompagner la rédaction du protocole de gestion et de délivrance des services d’identité et d’identification (simplifier et mutualiser) | Protocole de gestion et de délivrance des services d’identité et d’identification |
| d) Accompagner la rédaction des textes normatifs | Arrêtés, circulaires |
| Accomplissement de la mission | Rapport de mission |
Durée et modalités pratique de la mission
La mission est sur une durée de soixante (60) hommes jours répartis comme suit :
| Actions | Durée | Mécanismes | Commentaires |
| b) Evaluation des processus de délivrance des services d’identité et d’identification existants au sein des administrations signataires et proposition de modalités d’amélioration de ces processus. | 20/H/F/ JOUR | Ateliers de consultations et de collecte d’informations | L’évaluation doit être très participative et notamment porter sur l’application de la Charte d’engagement |
| c) Accompagner la rédaction du protocole de gestion et de délivrance des services d’identité et d’identification (simplifier et mutualiser)
poser des mécanismes d’allégement et de simplification des procédures et formalités administratives y relatives qui collent aux réalités et répondent à leurs attentes | 20/H/F/ JOUR | Ateliers de consultations et de collecte d’informations | Le processus de rédaction du protocole est conduit en consultation avec le personnel des administrations concernées par les services d’identité, d’identification et d’état civil et en référence aux recommandations ; |
| d) Accompagner la rédaction des textes normatifs | 20/H/F/ JOUR | Ateliers de consultations et de collecte d’informations | Le processus de rédaction des actes est porté par le personnel des administrations concernées par les services d’identité, d’identification et d’état civil, avec un appui technique et administratif du prestataire |
Description du projet ou contexte
Les institutions publiques haïtiennes rencontrent de sérieuses difficultés en ce qui a trait à la qualité de services offerts aux usagers. Pour trouver des pistes d’amélioration, l’Etat haïtien a adopté le Programme de modernisation de l’État (PME-2023) organisé en trois piliers fondamentaux : (I) Rénovation du système administratif ; (II) Renforcement de la coordination gouvernementale et gouvernance territoriale; (III) Réforme des finances publiques et de la gouvernance économique. Les trois (3) piliers sont divisés en onze (11) axes d’intervention.
Le pilier I, au niveau de l’axe I, met l’accent sur l’amélioration de la qualité des services publics aux usagers. Alors qu’en matière de fourniture de services de qualité à la population, l’accès aux informations, le traitement et la gestion des données représentent un enjeu majeur d’efficacité.
Au niveau des administrations chargées de la prestation de services publics en général, et en particulier de celles qui fournissent les services d’identité, d’identification et d’état civil, force est de constater les difficultés structurelles à assumer leurs missions de services :
- Un service d’accueil dépassé en raison de ses conditions physiques et de relations humaines inadéquates ;
- Une architecture administrative et une organisation des services tendant à alourdir les procédures et les mécanismes d’opérationnalisation des services ;
- L’indisponibilité des informations sur les sites de services, sur les conditions d’accès aux services, sur les démarches administratives à entreprendre ;
- Des doublons, des cloisonnements dans la gestion des données et de la documentation générée par chaque administration pour ses usagers et usagères ;
Autant de difficultés qui rendent les usagers et les usagères de plus en plus insatisfaits et créent une distance et de la méfiance entre la citoyenne, le citoyen et l’Etat. Il en résulte un grand besoin d’amélioration de la qualité, de l’accessibilité, de l’efficacité, de l’efficience des dispositifs de fourniture des services. Un effort à consentir en vue de rapprocher[1] le citoyen et la citoyenne des services publics dont ils sont les destinataires, de remettre l’administration publique dans ses fonctions de service et d’améliorer l’image de l’Etat.
Dans le contexte de la réforme de l’administration et de la rénovation de la fonction publique, la volonté de l’Etat consiste à placer l’usager au centre des services publics dont il est le véritable propriétaire. Il convient dans ce même ordre d’idées d’améliorer systématiquement et régulièrement la prestation des services publics pour une meilleure satisfaction des usagers. Pour y parvenir, sous l’impulsion de l’Office de management et des ressources humaines (OMRH), une charte d’engagement pour des prestations de services de qualité à l’usager a été signée en avril 2018 par six (6) institutions offrant des services directs à la population :
- Archives nationales d’Haïti (ANH) ;
- Office nationale d’identification (ONI) ;
- Administration générale des douanes (AGD) ;
- Direction de l’immigration et de l’émigration (DIE) ;
- Direction générale des impôts (DGI) ;
- Direction nationale d’eau potable et d’assainissement (DINEPA).
Ces institutions exerçant pour la plupart des fonctions régaliennes de l’Etat gèrent des données sensibles, notamment des documents personnalisés d’état civil, d’identité, de fiscalité, de mobilité et de sécurité publique etc. Elles se sont entendues entre autres à mettre en place un système intégré de mutualisation des données des usagers. Il s’agit là d’une problématique à la fois de service et d’ordre publics qui mérite une attention soutenue et oblige à une approche minutieuse, consensuelle et stratégique.
En ce sens, dans le cadre du Programme d’appui à l’amélioration des services publics, ci-dénommé « Poto mitan », les institutions signataires concernées, sous l’impulsion de l’OMRH, et avec l’appui de l’Agence française de développement (AFD), entendent (i) procéder à une évaluation systématique des procédures, des processus, des outils, des mécanismes de fourniture des services d’identité, d’identification et d’état civil ; (ii) instituer un protocole de production et de gestion des documents d’identité, d’identification et d’état civil qui recoupe les recommandations de l’évaluation pour toute la chaine de ces services ; (iii) traduire ces recommandations pour chacune et/ou pour l’ensemble des administrations en actes juridiques, réglementaires et administratifs.
Dans ce contexte, l’équipe technique du projet Poto mitan, mis en œuvre par Expertise France, cherche à recruter, un.e consultant.e chargé.e d’accompagner l’OMRH et les institutions signataires de la Charte à mettre en œuvre cette activité 1.1.2. du programme.
Principaux acteurs
- Office de Management des Ressources Humaines (OMRH), service de la Primature ;
- Ministère de la Culture et de la Communication (MCC) : Archives nationales d’Haïti (ANH)
- Ministère de la Justice, de la Sécurité Publique (MJSP) : Office national d’identification (ONI)
- Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) : Administration générale des douanes (AGD) et Direction générale des impôts (DGI) ;
- Ministère de l’Intérieur et des Collectivités Territoriales : Direction de l’immigration et de l’émigration (DIE) et Unité de Coordination des Délégués et Vice-Délégués (UCDVD) ;
- Délégation du département du Nord et Direction Départementale du Nord du Ministère de la Planification et de la Coopération Externe (DDN MPCE) ;
- Le Konbit National pour le financement populaire (KNFP) et l’office de Protection du Citoyen (OPC), signataires de la Lettre d’entente avec l’OMRH et les signataires de la Charte d’engagement.
Profil souhaité
Le.la consultant.e doit prouver une expérience de dix (10) ans de collaboration et ou de travail sur des sujets liés au renforcement de l’administration publique dont trois (3) ans d’expérience pertinente en matière de gestion et d’amélioration des services publics.
Par ailleurs, il/elle doit répondre au profil suivant :
- Un diplôme d’étude universitaire équivalant au moins à la maitrise en : GRH, Administration publique, Sciences économiques, Sciences juridiques, Management ou gestion des organisations ;
- Avoir une expérience dans la réalisation de missions d’évaluation de services publics et ou d’élaboration de politiques publiques ;
- Avoir une expérience dans l’élaboration de stratégie de renforcement de l’administration publique ;
- De bonnes notions de légistique pour l’écriture des textes juridiques ;
- Idéalement une bonne connaissance du système administratif haïtien ;
- La connaissance d’expériences réussies de gestion de l’Etat civil, l’identification et l’identité dans d’autres pays, notamment en Afrique francophone, serait un atout.
Informations complémentaires
La mission hybride, présentiel et distanciel, sera exercée en administration centrale à Port-au Prince et en administration déconcentrée au Cap Haïtien. Selon l’évolution du contexte, il peut être envisagé d’adapter ces conditions de travail.
Critères de sélection des candidatures
Le processus de sélection des candidats s’opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :
- Formation/compétences/expériences du candidat
Date limite de candidature : 10/05/2024 10:16