Counterpart International recrute un Assistant administratif et opération, Maradi, Niger
Description de poste
POSTE : Assistant Administratif et Opération
LIEU DU POSTE : Maradi
DOMAINE : Gouvernance et Résilience
RAPPORTE AU : Coordinateur Régional
Counterpart International est une organisation de développement global qui permet aux personnes et aux communautés de mettre en œuvre des solutions innovantes et durables aux défis sociaux, économiques et environnementaux. Depuis près de 50 ans, Counterpart a forgé des partenariats avec les communautés dans le besoin pour résoudre les problèmes complexes liés au développement économique, la sécurité alimentaire et la nutrition, et le renforcement de la gouvernance et des institutions efficaces.
L’Agence des Etats Unis d’Amérique pour le développement international (USAID) a choisi Counterpart International pour mettre en œuvre le Projet intitulé : Gouvernance Résiliente (RGN) au Niger ou Jagoranci en Haussa. Le projet est financé pour une durée de 5 ans, allant du 9 mars 2021 au 8 mars 2026 et est mis en œuvre dans les régions de Maradi, Tillabéri et Zinder. L’objectif du programme est de renforcer le contrat social entre l’État et les citoyens et d’améliorer la résilience des individus et des communautés dans ces régions. Le programme renforce la capacité des communes à mener le développement local en réunissant la société civile (en particulier les femmes, les jeunes et d’autres groupes exclus), le secteur privé, les autres acteurs gouvernementaux, les donateurs et autres parties prenantes pour soutenir les priorités locales.
Ces fonds permettront une assistance opportune dans des communes (anciennes et additionnelles) afin de permettre à RGN de renforcer la gouvernance locale en mettant l’accent sur l’atténuation de la fragilité associée à la sécurité alimentaire ; sur l’amélioration de la prestation de services clés dans les secteurs de la santé, de l’éducation et de la sécurité. Ces fonds permettront également d’améliorer la résilience et les mécanismes d’adaptation ; puis aideront à réduire la vulnérabilité des populations locales aux conflits et à la violence. Counterpart International anticipe ce recrutement en prélude à des fonds additionnels dans le cadre du Complex Crisis Fund (CCF) pour mettre en œuvre des activités additionnelles dans ces zones d’intervention.
Ces fonds permettront une assistance opportune dans des communes additionnelles afin de permettre à RGN de renforcer la gouvernance locale en mettant l’accent sur l’atténuation de la fragilité associée à la sécurité alimentaire ; sur l’amélioration de la prestation de services clés dans les secteurs de la santé, de l’éducation et de la sécurité. Ces fonds permettront également d’améliorer la résilience et les mécanismes d’adaptation ; puis aideront à réduire la vulnérabilité des populations locales aux conflits et à la violence.
A cet effet, Counterpart International recherche recherche un (e) Assistant (e) Administratif et Opération, spécifiquement pour le Complex Crisis Modifier qui sera basé à Maradi
DESCRIPTIONS DES TACHES ET RESPONSABILITES :
1. Logistique/ Achat
- Etablir et maintenir les abonnements périodiques
- Cartographier et mettre en place une base des données fournisseurs en collaboration avec le Coordinateur régional de Maradi
- Collecter les pro-forma dans le cadre des achats des biens et services au niveau de Bureau régional de Maradi
- S’assurer de la conformité des documents administratifs des fournisseurs avant toutes contractualisations
- Être le garant de la procédure d’achat au niveau du Bureau de Maradi sous la coordination du Procurement Manager
- Préparer les dossiers d’achat des fournisseurs et transmettre au Procurement pour vérification/Check avant de soumettre à la finance pour le paiement
- Gérer les clés du bureau
- Préparer les ordres de missions et les faire signer pour tout déplacement des véhicules
- Gérer les fournitures de bureau, y compris le stockage sécurisé et la distribution contrôlée
- Recevoir et vérifier la conformité des livraisons aux commandes des équipements et fournitures du bureau
- Surveiller les inventaires périodiques des stocks
- S’assurer que chaque propriété en stock a une carte de stock et que la carte de stock est mise à jour à chaque entrée ou sortie.
- S’assurer qu’un rapport de stock est disponible chaque mois et est soumis – à son superviseur direct
- S’assurer de la disponibilité des consommables de bureau adéquats (thé, café, sucre, etc.) et gérer le stockage et la distribution de façon sécurisée
- Maintenir à jour le fichier d’inventaire des biens du projet
- Étiqueter/affecter des numéros à tous les équipements du projet
- Participer à l’inventaire physiques des équipements et fournitures
En relation avec le Coordinateur régional :
- Aider dans la réservation des hôtels et salles de réunion
- Maintenir le contact avec les compagnies aériennes et les autres fournisseurs de transport en ce qui concerne les horaires, les itinéraires et les tarifs etc.
2. Administration/Ressources humaines
2.1 Appui Administratif et de liaison
- Réceptionner, enregistrer, ventiler et classer le courrier à l’arrivée et au départ
- Photocopier et/ou scanner des documents, à la demande, au sein ou hors du bureau
- Relier et classer les documents
- Participer si nécessaire aux réunions avec le Coordinateur régional
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs
- Veiller à faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée
- Effectuer des petits achats cash si nécessaire et conformément aux politiques et procédures de Counterpart International
- Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de Counterpart International Niger
- Etablir une liste de prestataires et garder le contact pour les services de traduction, photocopie et reliure,
- Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations, si nécessaire
- Aider à superviser l’entretien, la propreté, l’ordre et l’apparence des bâtiments et des terrains du bureau, en servant notamment de point de contact pour le remplacement du matériel et équipement défectueux de bureau
- S’assurer que les factures d’eau et d’électricité du bureau sont reçues à temps, analysées/vérifiées la conformité de la consommation et payées à temps
- Faciliter la prise de fonction du nouveau personnel (préparation du bureau, mise à disposition d’outils de travail et de pièce d’identification etc.)
- Préparer l’espace de bureau et le support pour les visiteurs entrants
- Organiser des installations hors site pour les réunions, etc.
Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur.
QUALIFICATIONS
- Disposer d’une licence en administration, logistique, gestion ou dans un domaine connexe ;
- Au minimum 3 années d’expérience de travail dans un poste similaire ;
- Avoir une expérience et connaissance des procédures et réglementations des agences du gouvernement américain (telles que l’USAID) ;
- Être bien organisé et axé sur les détails, avoir le sens de l’initiative et être capable de travailler avec un minimum de supervision ;
- Être capable de travailler sous pression et de gérer très adéquatement un grand volume de travail ;
- Avoir un esprit d’équipe et d’initiative ;
- Être Proactif et capable à travailler dans un environnement multiculturel ;
- Avoir une bonne maitrise de logiciels MS Word & Excel ;
- Avoir une bonne maitrise du français, écrit et oral ;
- Avoir un bon niveau d’anglais serait un atout.
Comment postuler
Les candidat(e)s intéressé(es) par cet avis sont prié(e)s de faire parvenir leur dossier de candidature par adresse email : jobs.rgn@counterpart.org en soumettant leur lettre de motivation et leur curriculum vitae détaillé avec les adresses emails de trois (3) personnes de référence au plus-tard le 24 juillet 2023 à 17h30. Veuillez indiquer « Assistant(e) Administratif(ve) et Opération» dans l’objet du courrier électronique. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Counterpart International ne retournera pas les dossiers.
Counterpart International croit fermement à l’égalité des chances pour tous, sans égard à la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, la citoyenneté, le sexe, le statut de vétéran, l’âge, l’état matrimonial, la préférence sexuelle, le handicap ou toute autre caractéristique personnelle protégée.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
NB : Seules les candidatures retenues seront contactées