COOPI recrute des assistants logistiques, Niger

Contexte :

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 million de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres.

COOPI est présent au Niger depuis 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, et de bases terrain à Diffa, Agadez, Tillabéry et Tahoua. COOPI intervient dans les secteurs de la santé, santé mentale et soutien psychosocial (SMSPS), éducation, protection et nutrition/sécurité alimentaire. Les principaux bailleurs de fonds sont ECHO, la Coopération Suisse, la Coopération Italienne (AICS), OFDA et les agences des nations unies (UNHCR, UNICEF)

Objectif général :

Sous la responsabilité directe du Coordinateur Logistique, l’Assistant logisticien assure la supervision du personnel du département logistique, la gestion des stocks, des achats locaux, la supervision des travaux et la production des rapports associée à ces activités. Il assure un support au projet en termes de solution techniques, Il est source de proposition en ce qui concerne les outils et procédures logistiques et rédige les rapports demandés par son responsable hiérarchique. Il peut être autorisé à conduire les véhicules COOPI en l’absence de disponibilité des chauffeurs.

A/Gestion des achats locaux :

• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local ;
• Assurer la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats   ;
• Participer à la rédaction des appels d’offre ;
• Assurer la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison  ;
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures COOPI ;
• Assurer le suivi des travaux et des relations avec les fournisseurs.

B/ La gestion des stocks et des équipements de la base est assurée :

• Organiser la sécurisation des espaces d’entreposage ;
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption ;
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;
• Prévoit à l’avance les approvisionnements nécessaires  ;
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;
• Assurer l’inventaire physique mensuel des stocks.

C/Inventaire équipments : Assurer l’inventaire des equipments mis à jour (par projet et de la base)

D/Gestion du parc équipement / télécommunication :

• Mettre à jour l’état de parc en temps réel ;
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités ;
• Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel ;
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication ;
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.

E/Gestion et suivi du parc informatique :

• Mettre à jour les antivirus ;
• Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données ;
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique ;
• Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation.

F/Les structures de la base (maison, bureau, équipements) sont bien entretenues :

• Supervise l’entretien, la maintenance ou les réparations à effectuer au niveau de la base, en particulier en ce qui concerne : l’eau, l’électricité, le générateur, les structures (toit, mur, portes), les salles de bains et toilettes ;
• Met à jour l’inventaire des équipements et mobiliers.

G/ Le suivi et l’entretien de la flotte des véhicules ainsi que les déplacements du personnel sont assurés :

• Négocier les contrats de location de véhicules ;
• Assurer la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base ;
• Etablir le planning des mouvements de véhicules ;
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances ;
• Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité ;
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule ;
• Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées ;
• S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.

H/ Le management de l’équipe logistique est assuré :

• Assurer la formation des chauffeurs sur les procédures des COOPI en matièe de sécurité ;
• Encadre les chauffeurs pour le bon remplissage du logbook et suit la consommation mensuelle des véhicules (outils de suivi) ;
• Effectuer les EAP des chauffeurs ;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les chauffeurs.

I/S’assure du respect des règles de sécurité au niveau de la base :

• Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes ;
• Former les équipes aux procédures et règles de sécurité ;
• Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique ;
• Participe aux réunions de sécurité avec les autorités et les partenaires, à la demande de son supérieur hiérarchique, et partage le compte rendu ;
• Entretient des contacts réguliers avec les autorités locales (préfet, sous-préfet, gendarmerie et autres autorités coutumières…) et les partenaires dans le cadre de la veille sécuritaire ;
• S’assure que le plan de sécurité est compris (formation) par l’ensemble des équipes ;
• Garantit la bonne application du plan de sécurité par l’ensemble des équipes.

J/Reporting / Capitalisation :

• Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
• Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique ;
• Fournir au coordinateur logistique tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux ;
• Faire remonter les dossiers d’achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie.

Le/la titulaire du poste pourrait être basée au niveau de la coordination comme dans les différentes bases de COOPI au Niger (Tillaberi, Agadez, Maradi, Tahoua, Diffa…). L’affectation dépendra des besoins de l’organisation et des projets.

Il/ Elle sera tenu à suivre les règles du règlement pays pour le staff national et le protocole de sécurité indiqué. L’administrateur-logisticien pourra utiliser les équipements logistiques de COOPI selon les dispositions de la coordination logistique et de sécurité.

Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adapatée au besoin des activités sur demande du superviseur direct.

Prérequis :

• Être de nationalité Nigérienne ;
• Avoir la licence en Logistique ou minimum 2 années d’expérience professionnelle dans le domaine ;
• Expérience de travail dans les ONG humanitaires est un plus.

Aptitudes et qualités recherchées :

• Autonomie et bonne volonté ;
• Appréciation du travail en équipe ;
• Très bonne capacité d’adaptation et bon esprit relationnel avec le milieu de travail ;
• Etre disposé à travailler dans des situations de stress et à faire face à l’imprévu ;
• Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;

Connaissance des langues haoussa et zarma est exigée.

Candidature :

Adresse et mode de dépôt : Le dossier de candidature devra contenir juste un CV et devra être envoyé par mail en mentionnant en objet l’intitulé du poste pour lequel vous postulez au plus grand tard le 15 Septembre 2020 à l’adresse suivante : recrutement.niger@coopi.org

Remarques :

Seules les candidatures sélectionnées seront invitées pour un test écrit suivi d’un entretien.

Les dossiers de candidature reçus restent la propriéte de COOPI.

COOPI est un employeur qui tient compte de la balance des genres dans son staff : Les candidatures féminines sont donc vivement encouragée.