A propos du rôle :

Il s’agit d’un nouveau poste de 9 mois, non accompagné, basé à Grimari (RCA), avec un salaire de la classe 3, de 36 527 à 40,586 euro.

Vous serez rattaché au chef de base (BM), avec des liens techniques au coordinateur logistique (Log Co) et travaillerez en étroite collaboration avec le coordinateur de zone (AC), le directeur de programme (PD), le responsable financier pays (CFM) et le directeur de système (SD).

Nous aimerions que vous commenciez en février 2020.

Votre objectif :

Le responsable logistique sera chargé de gérer et de coordonner les activités logistiques concernant le projet “Food for Peace” (FFP) dans deux sous-préfectures de la région de Ouaka (RCA), sous la supervision du chef de base. Le titulaire du poste dirigera également l’amélioration continue des systèmes logistiques en place concernant le programme FFP et leur modification si nécessaire. Il/elle fournira un soutien logistique efficace et adapté au programme en ce qui concerne l’achat, le transport, la livraison et la distribution des articles FFP sur le terrain, pour les foires aux bons FFP, et pour la gestion des stocks, des actifs, des locaux, de la flotte et des communications de FFP.

Vous serez responsable de ce qui suit :

Gestion de l’approvisionnement :

• Organiser des appels d’offres pour les foires et maintenir la transparence et le niveau de qualité grâce aux processus logistiques ;
• Identifier des fournisseurs appropriés pour fournir des produits alimentaires dans les foires des zones de projet conformément aux politiques d’achat de Concern (environ 8 foires par mois) ;
• Établir des accords-cadres avec ces fournisseurs pour fournir ces articles à chacune des foires chaque mois ;
• Veiller à ce que les procédures opérationnelles standard des foires soient mises à jour avec le comptable du programme et soient conformes aux règles des bailleurs. Veiller à ce qu’elles soient respectées à tout moment, y compris lors de la distribution de bons, la distribution d’argent, etc ;
• Participer à des évaluations de marché (prix et nouveaux fournisseurs pour tous les types de marchés) dans tous les domaines du programme afin de pouvoir suivre les effets du programme de transferts monétaires et de bons d’achat sur le marché local et de garantir l’égalité d’accès de tous au programme ;
• Soutenir la gestion et le suivi des commandes de projets par le suivi des demandes de fournitures (SR) ;
• Aider à développer une stratégie de chaîne d’approvisionnement efficace et efficiente pour permettre la bonne mise en œuvre du programme FFP ;
• Effectuer des examens approfondis des fournisseurs et des marchés et tenir à jour une liste de fournisseurs présélectionnés ;
• Soutenir les équipes du programme dans l’élaboration des plans d’achat ;
• Organiser, planifier et hiérarchiser les besoins en approvisionnement des activités ;
• Analyser tous les aspects logistiques afin de déterminer le moyen de transport le plus rentable ou le plus efficace pour les articles FFP ;
• Embaucher des travailleurs journaliers si nécessaire, et assurer la formation et le renforcement des capacités selon les besoins dans l’ensemble du département logistique ;
• Fournir des conseils et un soutien a la coordination pays sur les questions de logistique et collaborer avec le personnel du programme sur les budgets.

Gestion des entrepôts :

• Inspecter régulièrement les stocks de FFP dans les entrepôts ;
• Soumettre en temps utile des rapports précis sur les stocks de FFP ;
• Enquêter sur tous les écarts de stocks et fournir un rapport sur la procédure et les résultats ;
• Veiller à la mise à jour de la liste des stocks et des actifs à la fin du projet et recommander leur élimination ;
• Soutenir le Coordinateur logistique et le chef de base dans l’organisation des stocks inactifs et de l’élimination des actifs.

Gestion des actifs, informatique et communications :

• Soutenir la maintenance régulière des équipements de communication en liaison avec le chef de base et le directeur des opérations ;
• Former l’équipe FFP et les autres membres du personnel à l’utilisation des équipements de communication et des protocoles de communication ;
• Soutenir le chargé informatique dans la conception d’un plan d’achat d’équipements TIC pour FFP et les autres programmes et contribuer à la budgétisation aux bailleurs ;
• S’assurer que tous les équipements de communication nécessaires et disponibles sont installés et fonctionnent: HF, VHF, Satellite, réseau mobile, etc. et qu’ils fonctionnent correctement ;
• Étudier la possibilité de disposer de systèmes numériques, notamment pour les journaux de bord et le registre des actifs ;
• Veiller à ce que le registre des actifs de la RCA (Fixed Assets Register) soit vérifié chaque mois par des contrôles ponctuels pour suivre les mouvements d’actifs dans les zones de programme du FFP ;
• Veiller à ce que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des actifs, conformément au manuel de logistique de Concern, soient en place et soient respectés ;
• Effectuer des analyses et des vérifications ponctuelles pour contrôler l’utilisation élevée de Thuraya par le personnel du programme FFP par préoccupation Politiques et procédures et signaler tout abus au chef de base ;
• Veiller à ce que des certificats de donation portant la signature du bénéficiaire soient obtenus et classés pour tous les biens et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.

Rapports : Aider le chef de base à preparer, valider les rapports logistiques mensuels et partager avec le coordinateur logistique (Log Co).

Transport :

• S’assurer qu’un système d’entretien des véhicules robuste est en place et que les travaux d’entretien sont correctement documentés ;
• Veiller à ce que la flotte de transport soit bien entretenue et fonctionnelle pour les besoins en personnel et en matériel, y compris l’attribution des véhicules à Kouango.

Gestion du carburant :

• Veiller à ce que des systèmes de gestion du carburant solides soient en place dès la réception, la distribution et l’établissement des rapports ;
• Des vérifications hebdomadaires des stocks doivent être effectuées chaque semaine et un rapport signé doit être soumis au chef de base avec une copie envoyée par courriel au Log Co et au Directeur des opérations.

Gestion de la sous-base :

• Etablir une sous-base pour soutenir l’équipe travaillant dans cette zone de projet ;
• En coordination avec le PM, élaborer un plan de paiement pour les fournisseurs de foires et le partager avec le BM en le copiant dans le PD, le CFM et en prévoyant des visites sur le terrain pour superviser les paiements importants ;
• Gérer la sous-base et toutes les opérations qui s’y déroulent ;
• Créer un manuel d’opération pour toutes les activités de support qui se déroulent dans la sous-base afin qu’il soit toujours conforme aux politiques et procédures de la Concern. S’assurer que le comptable du programme inclut également la gestion financière dans ce manuel d’opérations pour la sous-base ;
• Représenter Concern lors de la réunion de coordination logistique si nécessaire et en accord avec le responsable hiérarchique.

Gestion de la sécurité :

• Effectuer des évaluations de sécurité selon les besoins ;
• Examiner les protocoles de sécurité et suggérer d’éventuels ajustements/améliorations en liaison avec le coordinateur de zone en copiant le directeur des systèmes et le directeur de pays ;
• Veiller à la bonne application des SOPs dans les différents lieux ;
• Former le groupe focal de sécurité pour la sous-base ;
• Travailler en étroite collaboration avec le point focal de sécurité en partageant les flux d’informations de sécurité; analyser les tendances dans les domaines d’activités du programme FFP ;
• Participer à la réunion du SFG et partager les informations de sécurité du domaine d’activité du programme FFP.

Renforcement des capacités :

• Dispenser des formations en logistique, par exemple sur la logistique, les achats, le transport, etc ;
• Avec l’aide du directeur des opérations, élaborer et mettre en place des outils et des modèles de rapports ;
• Identifier les possibilités de formation pour le personnel logistique ;
• Concevoir une initiation à la logistique pour les nouveaux arrivants et l’organiser chaque fois que nécessaire.