Chemonics International Inc recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), Niamey, Niger

 

Contexte :

Résumé Général: Le GHSC-TA IDIQ répond aux besoins d’assistance technique des produits de santé de l’USAID, d’autres agences et organismes de l’USG, des gouvernements des pays partenaires, des organisations non gouvernementales (ONG), et d’autres entités dans tous les éléments de santé (paludisme, planification familiale, VIH / SIDA, santé maternelle et infantile, etc.) et représente un mécanisme par  lequel l’USAID offre une assistance technique mondiale en matière de produits de santé dans les domaines suivants :

  • Renforcement des systèmes d’approvisionnement du pays ;
  • Collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

L’ordre d’Exécution Francophone (Francophone TO) dans le cadre du contrat IDIQ de la GHSC-TA fournira une assistance technique pour le renforcement des systèmes d’approvisionnement régionaux, nationaux et infranationaux au Bénin, en RDC, en Haïti et au Sénégal et appuiera la région de l’USAID/Afrique de l’Ouest (USAID/WA) Mission à Accra, Ghana. En outre, le GHSC-TA Francophone TO élaborera un plan visant à améliorer la préparation pour fournir les produits nécessaires pour gérer les épidémies de maladie et le potentiel pandémique dans certains pays du Programme Mondial de la Sécurité Sanitaire (Global Health Security Agenda [GHSA]).

 

Tâches et responsabilités principales :

L’assistant (e) administratif (ve)et financier(ère) sera supervisé(e) directement par le conseiller technique pour le renforcement de la chaîne d’approvisionnement de GHSC-TA Francophone TO. Il ou elle est responsable du soutien du personnel du projet de GHSC-TA Francophone TO au Niger.

En tant qu’assistant administratif(ve)et financier(ère) pour le projet GHSC-TA Francophone TO, l’employé est responsable des principales tâches et responsabilités suivantes :

Administrative :

  • Effectuer des tâches administratives dont, la photocopie, la télécopie, le classement de documents, la réponse au téléphone,et l’envoi du mail ;
  • Aider le personnel technique à organiser les voyages, les visas, l’hébergement à l’hôtel, les horaires des conducteurs de projet et les agents des douanes pour tous les voyages liés au projet ;
  • Préparez tous les documents du programme et toutes les lettres demandées dans Word selon les besoins ;
  • Maintenir les systèmes administratifs, y compris, mais sans s’y limiter, les journaux de communication et les systèmes de classement, et mettre en œuvre les procédures d’accompagnement ;
  • Coordonner la logistique de tous les événements du programme, y compris les conférences et les formations ;
  • Tenir et mettre régulièrement à jour l’inventaire du matériel de bureau ;
  • Aider les conseilleurs régionaux avec les activités quotidiennes du projet, au besoin, en ce qui concerne la maintenance du bureau, les réparations des matériels, l’exécution des courses, et l’approvisionnement en fournitures du bureau ;
  • Coordonner les besoins d’approvisionnement, y compris l’identification des fournisseurs appropriés, la collecte des devis et aider l’équipe des opérations du projet à documenter les stocks de fournitures de bureau. Entretenir des relations de travail avec les fournisseurs appropriés ;
  • Enregistrer les procès-verbaux de toutes les réunions pertinentes et les distribuer aux membres appropriés de l’équipe ;
  • Effectuer d’autres tâches assignées.

Finance :

  • Scanner et étiqueter tous les bons de paiement, y compris la feuille de codage et la documentation de sauvegarde ;
  • Aider à imprimer les preuves de paiement à joindre à tous les paiements, puis les classer ;
  • Aider à effectuer des dépôts / retraits en espèces (le cas échéant) dans / depuis les comptes bancaires du projet ;
  • Mettre à jour les informations de la base de données pour les coordonnées bancaires du fournisseur ;
  • Préparer les informations de paiement des fournisseurs / employés de la feuille Excel pour les télécharger dans notre plateforme de paiement ;
  • Aider à classer les copies papier des feuilles de codage ABACUS, y compris la documentation de sauvegarde ;
  • Aider à localiser et déplacer les fichiers pour examen par l’auditeur lors des audits et des revues HO (bureau à Washington, D.C.) ;
  • Aider au tri et à l’assemblage des feuilles de codage de la paie, y compris les feuilles de temps / bulletins de paie ;
  • Aider l’équipe technique et tout autre personnel avec les demandes liées aux finances après approbation du conseiller technique, directeur financier, ou de leur représentant ;
  • Maintenir une bonne connaissance et compréhension de toutes les règles et procédures du bureau telles qu’énoncées dans le manuel des politiques du bureau extérieur et le Manuel de comptabilité et de conformité sur le terrain ;
  • Soutenir la réalisation des objectifs globaux du projet au besoin pour assurer la performance du projet.

 

Compétences et Qualifications Requises  :

Pour occuper ce poste avec succès, la personne doit être en mesure d’assumer chaque responsabilité essentielle de manière suffisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, compétences et / ou aptitudes nécessaires pour effectuer des responsabilités principales :

  • Minimum de deux (02) ans d’expérience professionnelle, préférable ;
  • BTS en secrétariat / administration des affaires ou domaine connexe préféré ;
  • Au moins un (01) à deux (02) ans d’expérience en finance / comptabilité ;
  • Maîtrise de français à l’écrit et parlé ;
  • Connaissance de l’anglais est un avantage ;
  • Proactivité, polyvalence et intégrité démontrés ;
  • Excellentes compétences interpersonnelles, rédactionnelles et orales ; compétences avérées en diplomatie et relations publiques ;
  • Bonne maîtrise des applications MS Office, spécifiquement Excel et Word ;
  • Capacité à travailler avec des partenaires coopérants dans la mise en œuvre de programmes complexes

Niveau d’effort et Localisation :  Ceci est un poste à court terme selon la durée du contrat du projet, et basé à Niamey, Niger. Le niveau d’effort (jours travaillés) sera de 12 jours par mois.

Candidature :

Chemonics International respecte la diversité des cultures, sexes, des races et des religions.

Les candidat(e)s intéressé(e)s doivent soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant un CV actualisé, les copies des diplômes, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse suivante : Cliquez ici pour postuler de au plus tard le 6 novembre 2020.

Note : Seules les candidatures de personnes de nationalité nigerien et/ou résidents au Niger et disposant d’un permis de travail seront considérées.

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