La CEEAC Recrute un Assistant Administratif pour le compte du Projet REDISSE IV – Libreville/ Gabon
Contexte et Justification :
Dans le cadre de l’accomplissement de sa mission, la Communauté Economique des Etats de l’Afrique Centrale (CEEAC) a bénéficié d’un financement de la Banque Mondiale (BM) pour la mise en œuvre du Projet Régional de Renforcement des Systèmes de Surveillance des Maladies en Afrique Centrale (REDISSE IV), qui est la 4ème phase de mise en œuvre du projet en Afrique, sachant que les trois (03) autres phases se sont déroulées en Afrique de l’Ouest et en Mauritanie.
Les objectifs du projet sont les suivants :
- Renforcer la capacité intersectorielle nationale et régionale pour assurer une meilleure collaboration en matière de surveillance des maladies et de préparation aux épidémies, abordant par là-même les faiblesses systémiques dont souffrent les systèmes de santé animale et humaine et qui entravent l’efficacité de la surveillance et de la réponse aux maladies ; et
- Fournir une réponse immédiate et efficace en cas de crise ou d’urgence éligible.
Le projet comporte 4 composantes essentielles qui serviront de base pour la planification des activités au niveau régional et au niveau des pays :
- Composante 1 : Renforcement des capacités de surveillance et des laboratoires pour détecter rapidement les épidémies ;
- Composante 2 : Renforcement des capacités de planification et de gestion des urgences pour une réaction rapide aux épidémies ;
- Composante 3 : Développement du personnel de la santé publique ;
- Composante 4 : Renforcement des capacités institutionnelles, gestion de projet, coordination et plaidoyer.
Le projet va concerner cinq (05) pays de la CEEAC (Angola, Centrafrique, Congo, RD Congo et Tchad) et sera basé au niveau du Secrétariat générale de la CEEAC à Libreville (Gabon).
Compte tenu du nombre de pays à couvrir au niveau de la CEEAC et l’importance des activités au niveau régional et d’appui aux Etats membres de la CEEAC, il est retenu le principe de recruter des ressources humaines afin de renforcer le Service Santé du Secrétariat général de la CEEAC.
- Titre du Poste: ASSISTANT ADMINISTRATIF
- Référence: CEEAC/REC/DISC/2019/09/AA
Positionnement hiérarchiques :
Relations hiérarchiques :
Sous l’autorité du Chef de Service de Santé et du coordonnateur du Projet.
Relations fonctionnelles :
Travaille en étroite collaboration avec tous les services de la CEEAC et partenaires impliqués dans la mise en œuvre du projet pour assurer la réalisation des objectifs et l’atteinte des résultats du projet.
Mission du poste :
- Fournir des appuis techniques nécessaires à la mise en œuvre du projet dans son domaine de compétence ;
- Exécuter les activités administratives de routine telles que la rédaction de correspondances, les formalités de voyage pour le personnel et les visiteurs, de concert avec le service des voyages de la CEEAC ;
- Gérer des fournitures de bureau, l’entretien des bureaux et des services utilitaires.
Attributions principales :
- Préparer les correspondances et assurer leur expédition et leur suivi, le cas échéant ;
- Assurer la gestion et la fourniture du matériel de bureau ;
- Aider à faire le suivi des déplacements des membres du personnel ;
- Aider à faire le suivi des polices d’assurance ;
- Développer un fichier Excel pour le suivi régulier de l’ensemble des équipements octroyés aux pays et autres partenaires ;
- Mettre en place un système de maintenance des équipements et fournitures de bureau achetés par les fonds du Projet. ;
- Tenir à jour la base de données des prestataires de services ;
- Assurer les formalités de voyage pour le personnel et les visiteurs, en collaboration avec le service des voyages de la CEEAC ;
- Mettre en place un système de classement électronique et manuel pour faciliter l’archivage et l’extraction d’informations et de documents ;
- Fournir des informations et des réponses aux questions et autres requêtes des autres membres du personnel ;
- Aider le personnel du projet pour la finalisation de toutes les correspondances officielles et de tous les rapports;
- Aider à la préparation des ateliers et des réunions ;
- Faire le point de façon régulière sur les principales activités notamment en ce qui concerne la situation des équipements, des contrats et des fournitures de bureau ;
- Assumer toutes autres tâches qui lui seront confiées par le Chef de Service Santé.
Profil exigé :
Formation :
- Avoir un diplôme supérieur (BAC+3) en Administration et/ou dans des domaines équivalents ;
- Avoir une connaissance en comptabilité serait un atout.
Expérience :
- Avoir plus de cinq (5) ans d’expérience professionnelle dont au moins 2 ans au niveau de projets de développement ;
- Une expérience professionnelle dans des projets financés par la Banque Mondiale serait un atout supplémentaire ;
- Une expérience de travail avérée avec une grande variété de partenaires et avec différents groupes d’acteurs.
Connaissances Spécifiques :
- Parler et écrire correctement le Français. La connaissance d’au moins une des autres langues de la Communauté (Anglais, et Portugais) constitue un sérieux avantage ;
- Avoir de bonnes connaissances en informatique ainsi que la capacité à utiliser les Nouvelles Technologies de l’Information.
Aptitudes :
- Avoir le sens aigu de l’organisation, d’autonomie et une bonne qualité relationnelle ;
- Avoir des qualités à travailler dans une équipe multiculturelle
Conditions d’emploi :
Nationalité & genre :
- Etre ressortissant d’un Etat membre de la CEEAC ; il sera tenu compte de l’équilibre géographique global entre les Etats membres dans les recrutements ;
- Les candidatures féminines sont encouragées.
Durée, Lieu et Nature du poste :
- C’est une position contractuelle de la CEEAC soutenue par les fonds de la BM ;
- La durée du contrat est d’un (1) an sous réserve d’une période probatoire initiale de trois mois et peut être renouvelable plusieurs fois selon la disponibilité des fonds du projet ;
- L’Assistant(e) Administrafif(ve) du projet sera basé au siège de la CEEAC à Libreville, au Gabon, mais voyagera fréquemment dans les pays de la région de la CEEAC bénéficiaires du projet si nécessaire.
Dossiers de candidature :
- Une lettre de motivation ;
- Curriculum vitae détaillé incluant les coordonnées complètes du candidat (nom et prénom, adresse, téléphone, fax, e-mail) ;
- Copies des diplômes ;
- Certificats de travail pour tous les emplois antérieurs ;
- Un extrait de casier judiciaire ;
- Un certificat (attestation) de naissance ;
- Un certificat de nationalité ;
- Identité complète de trois personnes de référence n’ayant aucun lien de parenté et pouvant attester des qualités professionnelles et morales du candidat.
Les candidats retenus pour un entretien devront fournir les copies légalisées des documents produits.
Le dossier complet, portant la référence : CEEAC/REC/DISC/2019/09/AA
et le titre du poste « ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) »,
doit être adressé par voie électronique uniquement, au plus tard le Lundi 19/08/2019 à 15 heures 30, heure de Libreville à : ceeac.recrutements@gmail.com
2112 Libreville – GABON – Tél. :(241) 01 44 47 31 – Fax :(241) 01 44 47 32 – Email : secretariat@ceeac-eccas.org