Présentation du projet :

Le CCO est une association nationale reconnue par les autorités qui compte, le 1^er juillet 2018, 55 ONG internationales membres, dont 47 membres actifs.  Projet financé par la DG ECHO, la DDC et l’ONG Welthungerhilfe (WWH), le CCO vise à assurer/renforcer, de manière indépendante, la coordination entre les ONGI membres, les autorités locales et nationales, les Nations Unies, les bailleurs de fonds, les représentations diplomatiques et les partenaires externes.

Il facilite un meilleur partage d’information, d’expertise, la mise en place de lignes directrices et le respect des principes fondamentaux pour une utilisation plus coordonnée, efficiente et efficace des ressources de l’aide humanitaire, de relèvement et de développement en réponse aux besoins des populations de la RCA.

Les activités du CCO sont développées statutairement autour de 5 piliers :

1. Information / Plateforme d’Echanges ;
2. Coordination / Représentation ;
3. Plaidoyer ;
4. Communication ;
5. Accès / Sécurité / Protection des populations civiles.

Le CCO est structuré de la façon suivante :

1. Une assemblée plénière ou générale des représentants des membres

Les représentants des ONG membres réunis en plénière ou en Assemblée Générale fixent les grandes orientations stratégiques et valident la majorité des décisions

1. Un comité exécutif (ComEx)

Le Comité exécutif (élu) est l’organe de suivi et de supervision du Bureau permanent du CCO qui lui est en charge de suivre la mise en œuvre effective des orientations stratégiques fixées par les membres du CCO et du cadre logique d’intervention arrêté dans le(s) contrat(s) de financement. Le ComEx assure que les avis et décisions de l’assemblée des représentants des ONG membres soient respectés et pris en compte dans les plans d’actions développés par le Bureau Permanent qu’il valide.

Au travers du CCO, les membres du Comité Exécutif assurent des relations positives et constructives avec l’ensemble des parties prenantes et notamment, les membres du Gouvernement, des ministères et/ou départements techniques de l’Etat, des Agences des Nations Unies, des bailleurs et des autres ONG pour renforcer la coordination et assurer une bonne collaboration.

Le ComEx est composé de 10 organisations élues parmi les membres du CCO pour une durée de 6 mois.

Le bureau Permanent du CCO :

Le Bureau Permanent du CCO assiste notamment le Comité exécutif dans le processus de traitement des sujets/thématiques que l’exécutif s’engage à développer à la suite des demandes de l’Assemblée des représentants.

Son rôle est ensuite de mettre en œuvre les décisions prises et de prendre en considération les avis des membres dans les actions à entreprendre dans chacun de ces dossiers ou domaines de compétences techniques des consultants.

Le bureau est composé de personnels nationaux ou internationaux qui sont supervisées au quotidien par le Coordinateur du CCO, ceci en accord avec les statuts de fonctionnement. Le Coordinateur est le point focal entre le Bureau et le reste des représentants des membres que ce soit via le Comité Exécutif ou l’assemblée plénière. Il est responsable du respect du cadre de fonctionnement établi.

Le Coordinateur invite le (la) Chargé(e) de gouvernance lorsqu’il le pense nécessaire pour assister aux réunions du Comité exécutif – comme observateur (-trice) sans possibilité de participer à moins d’être interrogé spécifiquement par les membres –.

Pour plus de détails sur l’organisation associative, les statuts, la charte et l’offre de services du CCO à ses membres, voir le site www.ccorca.org.

Responsabilités du poste :

Le Consultant, placé sous la responsabilité du Coordinateur du CCO auquel il répond directement, a pour mission d’assurer l’administration générale du CCO et l’appui aux ONGI membres du CCO dans leurs démarches administratives – RH, fiscales, logistiques – et légales.

Il supervise l’équipe support du CCO – l’Administrateur, l’Assistant Logistique et indirectement les gardiens, chauffeurs, jardinier et agent d’entretien – et il assure le respect des procédures administratives, financières, RH et logistiques conformément aux règlements intérieurs du CCO et aux subventions / contrats bailleurs signés par le CCO.

Plus spécifiquement, les responsabilités du consultant sont les suivantes :

Information / Plateforme d’échanges secrétariat interne :

Il est le point focal pour toutes les questions internes du CCO :

1. Assurer la centralisation, l’enregistrement sur le site internet et/ou la transmission systématique aux membres de toutes les informations internes (les comptes rendus des réunions du ComEx, des plénières, des assemblées générales, des réunions ad hoc) et externes ;
2. Maintenir à jour la liste de contacts des membres et des contacts externes du CCO et la partager aux membres ;
3. Coordonner (ou rédiger directement) le suivi des réunions du ComEx, de la plénière, de l’assemblée générale ainsi que des réunions ad hoc internes ;
4. Gérer l’adresse mail « Secrétariat » du CCO ;
5. Assurer l’envoi de la newsletter hebdomadaire ;
6. Assurer l’archivage et la disponibilité des documents internes sur le site internet, en fonction du niveau d’adhésion des membres.

Coordination / Animation des membres / Représentation :

1. Coordonner et animer de manière systématique les réunions du groupe de travail administration (GTA) du CCO ou les réunions ad-hoc organisées sur des thématiques relevant de la mission d’appui administratif et légal ;
2. Faciliter l’émergence de stratégies et positions communes en vue de la résolution des problèmes rencontrés par les ONGI sur des enjeux administratifs et légaux ;
3. Animer la communauté de pratiques – constituée par les membres du GTA – et, selon les points d’éclaircissement à obtenir et positions définies, mettre en place des « task-force » chargées du suivi auprès des administrations / départements techniques concernés (rédactions de courrier, demandes de rendez-vous, confirmation des pratiques et démarches à effectuer, etc.) ;
4. Veiller à ce que les positions définies en GTA soient présentées aux réunions du ComEx et/ou en réunion plénière pour validation ;
5. Accompagner, sur demande des ONGI, leurs responsables lors d’entretien de conciliation de sorte à assurer une représentation ONGI ;
6. Participer à toutes les réunions avec les autorités / départements techniques de l’Etat qui concernent des questions de démarches administratives, procédures d’accréditation, d’enregistrement ou toutes procédures générant des impacts administratifs / logistiques et opérationnels d’importance pour les ONGI membres du CCO ;
7. Œuvrer pour assurer une collaboration effective et positive entre les ONG internationales et les représentants de l’autorité de l’Etat, tout en ayant à cœur des objectifs fondamentaux complémentaires comme l’amélioration de redevabilité au regard de l’Etat centrafricain, l’amélioration de la réponse aux besoins des populations et la défense des principes d’actions des ONGI.

Assistance Légale :

1. Superviser l’élaboration d’une base de données de conseils selon la trame définie et assurer son partage ;
2. Veiller à ce que des études ou démarches soient effectuées autour des questions et problèmes juridiques/légaux récurrent ;
3. En cas de problèmes juridiques/légaux rencontrés par le CCO, superviser la résolution des problématiques en lien avec le coordinateur, guider l’avocat / le cabinet contracté dans les démarches à effectuer, suivre ces démarches et en rendre compte au Coordinateur du CCO et au ComEx ;
4. Assister les ONGI membres dans la résolution de leurs problématiques et/ou tracasseries administratives ;
5. Maintenir des contacts avec les points focaux ONG des ministères et des départements techniques et les inviter aux GTA et/ou aux sessions de conseils ;
6. Soutenir la création d’un cadre légal propice aux ONGI en intervenant auprès des autorités compétentes, bailleurs et autres interlocuteurs clés pour défendre la notion d’un cadre légal protecteur pour les ONG tout en soutenant le respect de leurs obligations légales – la reddition des comptes particulièrement ;
7. Rechercher / proposer des solutions concrètes aux tracasseries rencontrées et animer, en collaboration avec le chargé de de programme du CCO, les plaidoyers défendant de telles solutions ;
8. Assurer une veille du cadre légal, juridique et administratif centrafricain.

Capitalisation :

1. Coordonner l’élaboration, la mise à jour, l’édition et la distribution de brochures et/ou guides de procédures et de formalités sur les démarches administratives et légales applicables aux ONG, a fortiori les ONGI internationales membres du CCO, et/ou sur des questions spécifiques, administratives, fiscales, RH et/ou logistique et/ou sur des départements techniques de l’Etat et assurer leur diffusion ;
2. Elaborer, mettre à jour et diffuser auprès des ONGI membres des outils qui leur permettront de mieux maîtriser leur environnement administratif et légal. Ces supports et outils sont par exemple une base de données des tracasseries administratives, légales et/ou policières en vue d’un suivi des cas ou des démarches de résolution réalisées et surtout de plaidoyers pour cette résolution et la fin de ces tracasseries, la base de données des conseils légaux répondant aux questions formulées par les membres, un forum d’échange sur internet pour les membres du groupe de travail admin du CCO ainsi qu’une « banque » de ressources admin/légale sur le site internet du CCO accessible à ces membres.

Gestion administrative et logistique du bureau permanent du CCO :

Assurer que l’ensemble des tâches suivantes soient réalisées par les personnels en charge – administrateur, assistant logistique, etc. – ou prend en charge la réalisation de ces tâches en leur absence – considérant que le CCO reste un projet d’une dizaine de personnes :

Gestion administrative du personnel :

• Superviser la gestion administrative du recrutement et l’embauche éventuelle de nouveaux personnels et y participer éventuellement ;
• Participer à l’accueil et l’intégration du nouveau personnel, veille à ce que le briefing administratif soit assuré ;
• Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel du CCO ;
• Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés du CCO ;
• Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci ;
• Vérifier la préparation des impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés ;
• Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales ;
• Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel si besoin et participer à la gestion et au règlement des conflits ;
• S’assurer de la mise en place des Evaluations & Appréciations des Performances (EAP) pour l’ensemble des personnels du CCO selon les procédures définies et suit l’évolution professionnelle du personnel ;
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les personnels et mets en place un plan de formation ;
• Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires ;
• Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat ;
• Organiser des réunions régulières et la communication avec le personnel support ;
• Tenir à jour l’organigramme du bureau permanent ;
• Etablir les soldes de tous les comptes et certificats de travail en fin de contrat des membres du personnel.

Gestion financière / Trésorerie / comptabilité :

• Superviser la trésorerie du bureau et veille au bon approvisionnement des banques et caisses en veillant à la préparation des documents de demande auprès de l’ONG porteuse ou du Coordinateur (pour les approvisionnements internes) ;
• Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les chargés de programme et responsables de département qu’il soumet pour validation au Coordinateur ;
• Superviser les transferts et veille à la sécurité des fonds ;
• Superviser la tenue physique et la sécurité des caisses et coffres ;
• Valider en termes financier et de procédures tous les décaissements et engagements de dépenses, et veille à ce que ces dépenses / décaissements soient validées par le coordinateur – responsable budgétaire du projet – en respectant les procédures du CCO ;
• Superviser la tenue de la comptabilité et contrôle les soldes de caisse (établis les inventaires mensuels) ;
• Tenir le coffre ;
• Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité avec l’ONG partenaire ;
• Contrôler les classeurs comptables avant transmission pour validation au coordinateur puis envoi à l’ONG partenaire ;
• Contresigner la vérification physique des classeurs après vérification analytique faite par l’ONG partenaire.

Suivi budgétaire / financements :

• Mettre à jour et analyse les suivis budgétaires en concertation avec les équipes ;
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités et propose des solutions si nécessaire ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement du bureau ;
• Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds et de l’ONG partenaire ;
• Assister l’administrateur dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits ;
• Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets.

Gestion administrative du bureau permanent :

• Vérifier et valide tous les contrats rédigés au sein du bureau ;
• Assurer le suivi administratif des locations immobilières, des sinistres et des contrats d’assurance.

Gestion de l’approvisionnement :

• Réaliser l’analyse de l’environnement achat au niveau local ;
• Maitriser les procédures d’achat du CCO, de l’ONG porteuse et des bailleurs finançant le projet ;
• Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales ;
• Superviser la réception, la vérification et le traitement des demandes de cotations et des BCI ;
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
• Superviser la constitution des dossiers d’achats et la rédaction des contrats ;
• Participer à la rédaction des appels d’offre ;
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Sélectionner les fournisseurs, négocie les prix, si besoin, les délais et les modalités de livraison ;
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures du CCO ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

Gestion du parc véhicules :

• Négocier les contrats de location de véhicules si besoin ;
• Superviser la bonne planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation du/des véhicules du CCO ;
• Assurer la composition et de la présence des documents de bord dans tous les véhicules ainsi que du matériel de sécurité ;
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procède à un contrôle régulier des connaissances ;
• Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres au CCO ;
• Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
• Assurer la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.

Gestion du parc équipement / télécommunication :

• Mettre à jour l’état de parc en temps réel ;
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités ;
• Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel ;
• Installer et assure une maintenance régulière des moyens de communication ;
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication ;
• Assurer le suivi du bon fonctionnement du matériel et de la connectivité ;
• Assurer le suivi avec les fournisseurs internet et téléphonie.

Gestion et suivi du parc informatique :

• Mettre à jour l’antivirus ;
• Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données ;
• Assurer l’entretien et la bonne utilisation du parc informatique.

Gestion des stocks :

• Assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veille au contrôle des dates de péremption ;
• Assurer le respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;
• Superviser l’inventaire physique des stocks.

Profil recherché :

1. 1 an d’expérience comme Administrateur Général (Coordinateur Administratif) ou membre du département légal d’une ONGI ou OI est souhaitée ;
2. Expérience internationale ou connaissance pointue du fonctionnement des ONGI est indispensable ;
3. Expérience en gestion financière, administrative, RH, et en gestion de contrats de subventions bailleurs ;
4. Sens de la négociation et de la diplomatie fortement souhaité ;
5. Connaissance en droit du travail et/ou de la législation locale est un atout ;
6. Compétence démontrée de communication et négociation interpersonnelles ;
7. Expérience de travail en RCA est un atout ;
8. Connaissance de l’informatique ;
9. Français et Anglais courant, parlé et écrit.

Packaging :

• 4500 euros par mois ;
• Congé ;
• 1 billet aller-retour tous les 6 mois ;
• Logement indépendant, entièrement meublé et fourni, électricité H24.

A votre charge :

Assurance santé obligatoire

Pour postuler :

Envoyer un Curriculum Vitae ainsi qu’une lettre de motivation démontrant que vous avez le profil recherché au plus tard le 30 avril 2019 adressée au Coordinateur du CCO à l’adresse mail suivante : secretariat@ccorca.org