Catholic Relief Services recherche un Chargé(e) des achats / Procurement Officer Toliara, Madagarcar
Contexte :
Catholic Relief Services est l’agence humanitaire internationale de la communauté catholique aux États-Unis. CRS travaille pour sauver, protéger et transformer des vies dans les besoins dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement du CRS est accompli par le biais de programmes d’intervention d’urgence, de TB, de santé, d’agriculture, d’agriculture, d’éducation, de microfinance et de consolidation de la paix.
Le CRS est présent à Madagascar depuis 1962 et soutient les opérations de secours et de développement dans le pays. Le CRS a également développé des relations solides avec les Ministères, les partenaires et les communautés que nous servons dans le pays, en mettant en œuvre des programmes multisectoriels.
Résumé du poste :
Vous coordonnerez les activités et processus locaux d’achats pour acquérir les marchandises et services afin d’appuyer la fourniture de programmes de qualité aux personnes pauvres et vulnérables. Vos connaissances et votre expérience vous permettront de réussir à coordonner la qualité et l’efficience des activités d’achats et de garantir la gestion vertueuse, l’intégrité, la transparence et la redevabilité.
Responsabilités du poste :
Sous la supervision du Procurement Manager, vous avez comme mission de :
- Coordonner des systèmes d’achats et des procédures opérationnelles pleinement conformes. Évaluer l’efficacité et l’efficience et recommander des améliorations.
- Contribuer à assurer la conformité avec les principes, normes et politiques des achats de CRS, les réglementations des bailleurs de fonds et les exigences statutaires locales.
- Travailler en coordination avec divers départements pour élaborer et tenir à jour un plan d’achats avec toutes les exigences de quantité, de qualité et de livraison pour les marchandises et les services. Fournir des informations sur les prix pour aider les détenteurs des budgets dans la préparation des budgets.
- Coordonner le processus d’approvisionnement et réaliser des activités diverses pour aider à garantir l’optimisation des ressources : recherche et analyse de marché, estimation des coûts, documents de demande, facilitation du processus d’appel d’offres, identification et recherche des fournisseurs, évaluation de la qualité et de la disponibilité des marchandises, négociation, préparation de contrats/bons de commande et d’autres documents.
- Communiquer avec d’autres employés des achats et diverses unités des programmes et des opérations pour coordonner et suivre la livraison et la réception des marchandises/services et tenir tout le monde au courant de la situation.
- Collecter des informations pour confirmer que les marchandises/services fournis sont ce qui a été commandé, dans les quantités et selon la qualité demandée, qu’ils arrivent à temps et au bon prix.
- Tenir la correspondance et un contact constant avec les fournisseurs pour suivre l’exécution des modalités contractuelles et gérer les problèmes au besoin.
- Suivre la performance des fournisseurs et en faire des rapports, en notant les problèmes et/ou les insuffisances réels et/ou potentiels et aider à la modification des contrats ou bons de commande.
- Responsable de la transparence dans le département des achats en garantissant une documentation exacte et à jour de tous les processus d’achats, dossiers des fournisseurs, base de données des achats et de l’inventaire, pour aider au contrôle et à la redevabilité. Préparer les rapports et faciliter la récupération des documents Assurer la vérification de l’éligibilité de tous les nouveaux fournisseurs avant de les ajouter à la liste des fournisseurs approuvés ;
- S’informer de tout changement dans les taxes gouvernementales, les frais de douane, les exonérations, les taxes et les procédures d’importation ;
Formation, expérience et capacités requises:
Études et expérience:
- Licence (Bac +3) en Economie, Logistique, Finance, en administration des entreprises ou autre diplôme pertinent. Une certification professionnelle est un plus.
- Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion des achats, la logistique, l’administration, de préférence dans une organisation internationale.
- Bonnes connaissances des réglementations de divers bailleurs de fonds (par ex. USAID, UE, ONU) pour les achats.
- Connaissance des réglementations internationales et nationales pour les achats et des conditions du marché local.
- Connaissance des termes des contrats ainsi qu’une capacité avérée à bien préparer les bons de commandes conformément aux spécifications.
- Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word, PowerPoint). Expérience des systèmes de gestion des bases de données (par ex. MS Access) fortement souhaitée.
Compétences personnelles:
- Bonnes compétences en planification et coordination et capacité à prioriser efficacement des priorités concurrentes.
- Bonnes compétences analytiques avec la capacité de porter des jugements indépendants et de prendre des décisions
- Proactif, axé sur les solutions et les services, avec un fort souci de répondre aux besoins des clients
- Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique
- Bonnes compétences en négociation, communication et gestion des relations.
Principales relations de travail :
Supervision : N/A;
Internes : HQ /Procurement team ; Project managers ; Finance, Logistique, Administration et ICT.
Externes : Fournisseurs, Administrations fiscales, Douanes, Transitaires, Transporteurs, Consultants, Donateurs et ONGs etc;
Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
- Relations de confiance
- Croissance professionnelle
- Partenariat
- Redevabilité
Clause conditionnelle :
Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.
Exigence de l’Agence:
En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu’il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu’il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles / professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.
CRS souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi ; nous encourageons toutes les candidatures sans discrimination liée à l’âge, au handicap et au genre.
CRS offre des conditions de travail qui soutiennent la conciliation emploi/famille (telles des politiques favorisant l’allaitement exclusif au sein, la disponibilité d’une crèche au bureau et la flexibilité des horaires de travail dans la mesure du possible)
LM et CV (format PDF) à envoyer au HR_CRSMGRecruitment@crs.org
Date limite 26 /11/2022