CARE recrute un responsable administratif et financier à Moissala, Tchad
I.Résumé du projet et du poste
Présente au Tchad depuis 1974, CARE met en œuvre des programmes qui adressent les questions; de droits et d’empowerment des femmes et des filles ; de résilience et d’adaptation aux changements climatiques ; et, de réponse aux crises humanitaires. Au Sud du Tchad, ces interventions visent principalement les populations réfugiées, les retournés tchadiens de la République Centrafricaine ainsi que les communautés locales les plus pauvres et vulnérables. C’est dans ce sens qu’en réponse à la crise centrafricaine qui a conduit à de grands mouvements de populations parmi lesquels plus de 100 000 réfugiés et 75 000 Tchadiens retournés, CARE a obtenu un financement de BPRM pour la mise en œuvre d’un projet d’ « Assistance multisectorielle aux réfugiés, retournés et communautés d’accueil centrafricaines au Tchad en matière de sécurité alimentaire, nutrition, protection et WASH » principalement dans les zones de Goré et de Moissala. L’un des objectifs spécifiques dudit projet est d’accroitre la sécurité alimentaire et l’accès aux systèmes d’orientation en matière de nutrition pour les réfugiés, les retournés et les populations hôtes.
De ce qui précède, CARE International au Tchad envisage le recrutement d’un/une (1) Responsable admin –Fin qui sera basé(e) à Moissala avec des déplacements fréquents sur le terrain
L’Administrateur/Financier du bureau de Moissala aura pour responsabilités la gestion du coffre, des opérations bancaires et de la préparation des rapports détaillés de la finance et de l’administration pour le bureau de Moissala.
En finance, il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’accounting officer basé à N’Djamena qui effectuera de mission pour le suivi étroit des transactions quotidiennes de la base de Biltine. En administration, le responsable Admin-Finance sera en contact régulier l’Administration de N’Djaména, des problèmes rencontrés ainsi que des succès et innovations des départements de la Finance et de l’Administration. Il/Elle fera des recommandations appropriées en vue d’améliorer le fonctionnement des deux départements. Il/Elle sera sous la supervision directe du responsable programme et du Chez de zone mais répondra aux différents responsables de l’administration et de la finance de Ndjamena pour le support technique à Moissala.
Titre du poste : Responsable Admin-Fin
Lieu d’affectation : Moissala
Superviseur: Chef de zone sud
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (un an renouvellement)
Debut du contrat : 15/11/2018
Date de cloture : 20/10/2018 à 17h 00
II. Fonctions générales
Responsabilités financières
Gestion comptable et financière
Préparation des rapports détaillés
Analyse financière du niveau de dépenses des projets de la base
Responsabilités administratives
Gestion administrative du personnel national
Responsable de l’administration de la base
Entretenir et maintenir de bonnes relations professionnelles avec le bailleur, les partenaires et les autorités administratives.
III. Tâches
Responsabilités financières
R1 : Gestion comptable et financière
- S’assurer que toutes les factures soient payées dans un délai raisonnable après la demande selon les disponibilités de fonds ;
- S’assurer de la conformité des pièces en fonction des procédures financières ;
- S’assurer que toute demande de payement soit approuvée et signée avant d’effectuer tout décaissement ;
- S’assurer que les demandes de transfert d’argent soient faites régulièrement et en fonction des besoins ;
- Saisir quotidiennement toutes les transactions journalières dans le système Scala/cahier des transactions (brouillards);
- Soumettre de façon hebdomadaire un solde à jour au Coordonnateur de Projet qui sera en devoir d’effectuer au moins un contrôle inopiné par mois ;
- S’assurer que les mesures de contrôles internes sont respectées et doit appuyer le coordonnateur de Projet dans la mise en application et au respect des règles et procédures financières.
R2 : Préparation des rapports financiers détaillés
- Effectuer les contrôles comptables appropriés ;
- Maintenir le contact avec la mission afin de recevoir les instructions précises pour tout cas d’inéquation comptable observé et faire un point mensuel avec le superviseur ;
- Editer les états comptables mensuels ;
- Procéder à la clôture comptable mensuelle (au plus tard le 30 du mois) ;
- S’assurer que les factures sont bien classées par mois et par budget et acheminés à N’djamena ;
- S’assurer que les pièces financières sont envoyées à Ndjamena au moins une fois par mois.
R3. Analyse financière du niveau de dépenses des projets de la base
- Contribuer à l’analyse financière du niveau des dépenses du projet et conseiller le Coordonnateur de Projet dans les décisions à prendre ;
- Initier, sur approbation du superviseur, des réunions de partage de l’état du budget avec le responsable des projets en vue d’une consommation normale des lignes budgétaires.
- Responsabilités administratives
- Préparer les dossiers et assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de tout le personnel ;
- Gérer les congés, les absences, les perdiems et fournir des badges à tout nouvel employé ;
- Assurer le respect du règlement intérieur et des codes de conduite ;
- Organiser les réunions hebdomadaires du personnel en collaboration avec le Coordonnateur de Projet;
- Faire le suivi de la fiche de présence journalière du personnel ;
- Suivre avec la logistique tout le mouvement du personnel national ;
- Dans les limites de ses connaissances, informer tout nouvel employé sur la législation de travail en vigueur ;
- Préparer les acomptes sur salaire et faire la demande de paiement ;
- Préparer les variables de réconciliation de salaire et envoyer à Ndjamena pour la compilation avant le 18 de chaque mois ;
- Etablir les ordres de mission du personnel sur demande du superviseur ;
- Préparer le rapport mensuel sur l’état du personnel ;
R2 : Responsable de l’administration
- Recevoir les messages émanant des autres bases de CARE ainsi que des autres partenaires ;
- Faire le suivi des paiements de l’eau et l’électricité à la STEE ;
- Sous la supervision directe du Responsable, assurer le bon fonctionnement du Bureau dans tous ses aspects ;
- Préparer le rapport mensuel sur tous les aspects administratifs.
IV. Qualifications et compétences requises
- Niveau académique : être détenteur d’un diplôme en comptabilité/gestion financière et en administration;
- Expériences techniques : trois années d’expérience minimum dans le domaine de la comptabilité/gestion financière et en administration;
- Compétences principales : être discret, courtois, dynamique, méthodique et bien organisé ; garder ce qui est confidentiel, faire attention au détail, savoir établir et entretenir de bonnes relations avec tous les membres du personnel, partenaires, bailleur et autorités locales;
- Qualités professionnelles : avoir une excellente qualité d’écoute, d’exécution et de leadership, bonne capacité d’élocution et de rédaction, être en mesure de travailler et de fonctionner sous pression, capacité de présenter des rapports chiffrés et corrects, être en mesure de voyager sur le terrain.
- Communication : bonne capacité de communication.
- Langue : français, arabe, sara, sango, gambaye, l’anglais serait un atout
- Informatique : Excellente connaissance de logiciel de base (Word et Excel) et bonne connaissance d’un logiciel comptable de base (scala souhaitable)
Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanées ainsi que des détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment.
CARE est une organisation non gouvernementale impliquée dans des programmes d’urgence et de développement. En cas d’urgence, tous les employés de CARE doivent être disponibles à tous moments afin de répondre à un travail d’urgence.
V. Conditions de travail
Lieu d’affectation : Moissala
Temps de déplacement / terrain : 20%
Durée initiale du contrat : 01 an renouvelable
VI- Dossiers de candidature
Le dossier de candidatures comprenant une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Care International au Tchad , un curriculum vitae detaillé avec trois références professionnelles (anciens employeurs), les copies certifiées de diplômes et les attestations de travail dans une enveloppe sous pli fermée portant mention candidature Responsable Admin-Fin.
Lieu de dépôt : Bureau de Goré, Maro, Biltine, Bagasola et de N’djaména sis au quartier Sabangali, rue Corniche, non loin de l’Hôtel Hilton,
NB : Les candidatures féminines sont encouragées. Seul(e)s les candidat(e) s présélectionné(e) s seront contacté(e)s.
Fait à N’Ndjamena le 09 Octobre 2018
Pour la mission de Care International au Tchad,
La Coordination des ressources humaines et de l’Administration