CARE International au Tchad recherche un responsable logistique et administration (logistics and administration manager), N’Djamena, Tchad

CARE International au Tchad recherche un responsable logistique et administration (logistics and administration manager), N’Djamena, Tchad

 

Nos valeurs : Intégrité, Diversité, Respect, Egalité, Transformation et Excellence.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

I- Résumé de l’emploi :

Sous la supervision directe du (de la) Directeur(trice) Pays Adjoint(e) – Programme Support, le Responsable Logistique / Administration, est chargé de l’ensemble de l’appui logistique à apporter par CARE, dans la mise en œuvre des projets. Il assure la mise en œuvre des activités logistiques en lien avec :

1. La gestion du patrimoine de la mission, notamment la gestion des équipements et des stocks dans le respect des procédures en vigueur, le bon entretien des équipements et matériel de travail (climatiseurs, copieurs, générateurs, extincteurs, appareils électriques, etc.), et la gestion de la flotte de Communication ;
2. La gestion du parc automobile de la mission, notamment la gestion du transport, du carburant, des réparations de véhicules, et la planification des missions dans le respect des règles du transport ;
3. La sécurisation des ressources, dans le cadre des objectifs globaux et spécifiques définis par la mission.

 

II- Responsabilités et tâches :

Responsabilité de l’emploi 1 : Gestion des supervisés :

1. Responsable de la supervision et du développement de l’Assistant Logisticien, et des chauffeurs ;
2. Assurer une session de rencontre avec ses supervisés, pour partager avec eux les nouvelles notes en vigueur dans la mission, et s’assurer de leur bonne compréhension ;
3. Conduire des sessions de feedback formel trimestriel documentés, sur la qualité de leur prestation, et proposer des solutions d’amélioration ou les féliciter pour des actions positives ;
4. Echanger avec les supervisés sur les documents entrant dans le processus d’évaluation, pour leur permettre de se familiariser aux documents.

Responsabilité de l’emploi 2 : Négocier et gérer les contrats administratifs, suivre les aspects légaux, préparer et transmettre les informations administratives exigées par les partenaires et/ou par CARE USA :

1. Superviser les procédures de location (immeuble, bien ou service), et assurer la documentation du processus de sélection, dans le respect des normes fixées par CARE ;
2. Négocier les contrats du domaine administratif tels que le contrat de bail, location véhicule, gardiennage, approvisionnement en carburant, voyages, fournitures de bureau, maintenance des véhicules ;
3. Veiller à l’application des clauses des contrats en cours, et assurer le suivi des démarches de fins de contrats, dans le respect des conventions entre les deux parties ;
4. En consultation avec l’avocat de CARE, jouer un rôle de Conseiller/Advisor, pour les questions administratives susceptibles d’avoir des implications légales, en visant le respect de la législation tchadienne ;
5. Suivre l’état d’avancement des dossiers litigieux concernant l’administration, par des discussions régulières avec l’avocat et l’analyse des rapports qu’il transmet ;
6. Recueillir les données des différents services et les analyser, avant de les transmettre (charroi, bâtiments loués, et autres biens de CARE) ;
7. Transmettre à CARE USA les données sur le patrimoine de CARE, l’assurance et autres données administratives exigées ;
8. Faciliter les audits sur les aspects administratifs, et assurer que les recommandations sont mises en place ;
9. Gérer la flotte communication :
   a) Assurer de façon périodique le traitement des factures de la flotte communication ;
   b) Traiter toutes les modifications sur la flotte (nouvelle entrée et sortie de la flotte), ou autres types de modification en étroite collaboration avec le Gestionnaire de l’Administration.

Responsabilité de l’emploi 3 : Assurer la tenue et la mise à jour du registre patrimoine, et de la mise en application des politiques et procédures en matière de gestion des biens de la mission :

1. Assurer les recensements des biens meubles et immeubles de la mission, pour asseoir le registre patrimoine en fin d’année, et selon la procédure en vigueur ;
2. S’assurer de la codification de tous équipements de la mission ;
3. S’assurer que les employés comprennent et se conforment aux politiques et procédures en vigueur ;
4. Organiser des inventaires périodiques et permanents ;
5. Gérer les mouvements des biens et informations du patrimoine ;
6. Veillez à ce que tous les champs du registre soient suffisamment renseignés ;
7. Assurer la disponibilité de la mise à jour du registre selon les procédures en place ;
8. Contrôler les affectations des équipements aux différents bureaux et programmes ;
9. Elaborer l’assurance globale pour Atlanta, en collaboration avec les finances.

Responsabilité de l’emploi 4 : Assurer la supervision des stocks, des Magasins et des entrepôts :

1. Supervision de la gestion des flux (entrants/sortants) des magasins (matériels et fournitures) ;
2. S’assurer que les outils de gestion sont convenablement renseignés (PRF, SDRF, Registre Patrimoine, Registre des stocks, Registre d’inventaire, …) ;
3. Superviser le personnel associé à la gestion des stocks et des magasins ;
4.  S’assurer que tous les biens achetés par CARE soient réceptionnés par le magasinier et documentés correctement ;
5. S’assurer que le niveau des stocks soit optimal ;
6. Superviser la gestion quotidienne du stock ou des entrepôts (entrée, sortie) ;
7. S’assurer que tous les rapports d’inventaires soient transmis dans les délais ;
8. S’assurer que l’organisation des stocks physiques soit claire, et les dépôts bien sécurisés.

Responsabilité de l’emploi 5 : Superviser et contrôler la gestion du parc automobile :

1. Superviser la coordination de tous les mouvements au sein de la mission ;
2. Superviser l’utilisation du carburant, et vérifier les rapports mensuels ;
3. Superviser et contrôler les réparations de véhicule ; vérifier et analyser les rapports d’utilisation et de dépenses de véhicules, et faires les recommandations nécessaires ;
4. Superviser et assurer les facturations des utilisations des véhicules, aux projets et aux individus.

Responsabilité de l’emploi 6 : Appui logistique aux projets :

1. Assister les chefs de projets, dans la mise en place des équipements acquis sur les projets ;
2. Apporter son expertise dans l’élaboration des stratégies logistiques sur les chaînes de distributions de masse, dans le cadre du round 8 ;
3. Faire le suivi des arrivages des intrants des projets ;
4. Suivre les formalités douanières et d’enlèvement des équipements ;
5. Aider à l’élaboration des outils de micro-planification, et de distribution ;
6. Développer des outils de gestion de stocks et traçabilité, pour les campagnes de distribution ;
7. Aider à la stratégie de réapprovisionnement des sites, en collaboration avec les partenaires ;
8. Faire le point des stocks d’intrants, et établir un rapport logistique des projets.

Responsabilité de l’emploi 7 : Recherche de résidences, effets personnels et autres :

1. Procéder aux recherches de résidences pour les expatriés, suivants les normes de CARE ;
2. Etablir les documents douaniers et de transit, pour obtenir les franchises des effets personnels du staff international ;
3. Faire les démarches en douane, et s’assurer que les livraisons se font dans les délais et en conformité avec les contrats ;
4. Exécuter toute autre tâche confiée par le superviseur.

 

III- Résolution de problèmes :

1. Ce qui doit être fait et la manière de le faire sont clairement définis et le titulaire rencontrera des problèmes identiques ou similaires de façon régulière ;
2. Ce qui doit être fait est connu, mais la manière de le faire n’est pas définie. Le titulaire doit user d’aptitudes interpolatives, pour trouver et choisir la bonne stratégie pour résoudre un problème donné.

 

IV- Qualifications (Savoir-faire) :

1. Niveau d’études/formation

Requis : Niveau Universitaire, Diplôme de Licence ou d’Institut/Ecole Supérieur en Logistique ou Gestion.

2. Expérience :

Requise : 3 à 4 ans d’expérience dans un poste de gestion administrative et de Logistique.

3. Aptitudes techniques et Compétences :

Requises :

1. Bon niveau en Français écrit et oral ;
2. Bonne maîtrise de l’outil informatique ;
3. Excellentes connaissances des principes, procédures et outils logistiques ;
4. Capacité à vivre et à travailler dans un environnement multiculturel et en équipe ;
5. Capacité à travailler sous pression ;
6. Capacité d’analyse et créativité.

Souhaitées :

1. Connaissance de l’Anglais ;
2. Connaissance minimum en Droit de Propriété ;
3. Connaissance des procédures d’achats des principaux bailleurs de fonds ;
4. Bonnes capacités analytiques, rédactionnelles et conceptuelles ;
5. Bonnes capacités de création d’outils logistique ;
6. Capacité d’anticipation, d’adaptation, d’autonomie et de rigueur ;
7. Ouverture d’esprit.

 

V- Liberté d’action / Impact :

Niveau de responsabilité/contribution du titulaire du poste : Contribution (assure un soutien et contribue à la réussite globale).

 

VI- Conditions de travail :

Position basée à N’Djamena, avec des déplacements sur le terrain.

 

VII- Mobilité :

Le/La titulaire du poste peut être affecté(e) partout dans les zones d’interventions de CARE International au Tchad.

 

 

VIII- DOSSIERS DE CANDIDATURES :

Les dossiers de candidatures comprenant :

1. une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de CARE International au Tchad, et
2. un curriculum vitae detaillé avec trois personnes de références professionnelles (Tél. et mail professionnel des responsables hiérarchiques uniquement) :
   a. précisez les dates de début et de fin de chaque poste occupé (jour, mois, année) ;
   b. calculez vos expériences en lien avec le poste à pourvoir (nombre d’années et de mois) ;
   3. copie d’une pièce d’identité (CNI ou passeport) ;

doivent être envoyer à l’adresse tcd.recrutement@care.org

Prière mentionner sur l’objet du message « LOGISTICS AND ADMINISTRATION MANAGER -N’Djamena, Décembre 2021 » (les candidatures qui ne respectent pas cette procédure ne seront pas traitées).

Clôture : 27/12/2021 à 12 h 30

NB :

1. Les candidatures physiques ne seront pas prises en compte ;
2. Toute fausse déclaration dans le dossier du/de la candidat(e), expose son auteur à l’annulation de sa candidature ou à son renvoi s’il (si elle) est recruté(e) ;
3. Seules les candidatures qui correspondent au profil et expériences recherchés, seront retenues pour la suite de la procédure ;
4. Les copies authentifiées des diplômes par l’ONECS (Bac et autres diplômes supérieurs) seront exigées à la fin du processus au (à la) candidat(e) retenu(e) pour le poste.

Le Directeur Pays

Dr. Amoudou Bocoum