CARE International au Tchad recherche un responsable approvisionnement (procurement manager), N’Djamena

CARE International au Tchad recherche un responsable approvisionnement (procurement manager), N’Djamena

 

Nos valeurs : Intégrité, Diversité, Respect, Egalité, Transformation et Excellence.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

 

I- Résumé de l’emploi :

Le/La titulaire du poste est chargé(e) d’assurer l’approvisionnement de la mission en biens et services, la supervision et l’exécution de toutes les activités relatives à l’importation, l’exportation et l’exploitation des biens et équipements pour l’atteinte des objectifs.

Il/Elle établit et maintient des relations professionnelles avec tous les fournisseurs, existants ou potentiels.

 

 

II- Responsabilités et tâches :

Responsabilité de l’emploi 1 : Gestion et développement professionnel & des talents du personnel sous sa supervision :

1. Responsable de la supervision du développement du personnel de l’unité d’Approvisionnement du Bureau Principal (N’Djamena) ;
2. Assurer une formation en gestion des approvisionnements de personnel sous sa responsabilités, inclus ceux des bases ;
3. Organiser la formation en gestion des approvisionnements, pour le personnel autre que celui de l’unité en cas de besoins ;
4. Mettre en œuvre la politique et le processus d’évaluation des performances annuelles, en incluant la préparation et le suivi de la définition des Objectifs du personnel sous sa supervision, conformément aux outils y dédiés disponibles auprès du Département RH ;
5. Elaborer un plan de succession pour s’assurer que l’unité des approvisionnements ne souffrira pas du départ de quelque personnel que ce soit ;
6. Travailler avec le/la Directeur(trice) Pays Adjoint(e) – Programme Support, et les Département Ressources Humaines du Bureau Pays, pour le développement et la gestion des talents au sein de l’unité ;
7. Supervise directement les Agents d’Approvisionnements.

Responsabilité de l’emploi 2 : Organiser et coordonner toutes les activités du service approvisionnement :

1. Assurer que le personnel des achats est outillé pour mener à bien les responsabilités qui leur ont été confiées ;
2. Assurer que chaque agent des Achats dispose d’une description de poste appropriée ;
3. Compiler les plans d’achat prévisionnel consolidés, si applicable et assurer une planification des achats, afin d’assurer le respect des délais des demandeurs ;
4. Préparer un rapport tous les 15 jours, sur l´état d’exécution des demandes d’achat, et le soumettre aux staffs seniors de CARE ;
5. Assurer la diffusion des politiques et procédures à tous les niveaux de l’Organisation ;
6. Développer et mettre en place les outils nécessaires à l’application efficiente des politiques et procédures administratives ;
7. Créer et maintenir un fichier des fournisseurs et prestataires de service de toute la mission ;
8. En coordination avec le Comité d’Achat, organiser l’évaluation de la performance des fournisseurs ;
9. Assurer la mise à jour de la liste des fournisseurs, conformément aux procédures en vigueur ;
10. Préparer la revue semi annuelle de la liste des fournisseurs de la mission, avec l’appui des services concernés ;
11. Garantir que la vérification de la liste de contrôle antiterrorisme pour les nouveaux fournisseurs est faite, et les supports sont disponibles ;
12. Créer et maintenir un catalogue de prix des biens et services les plus demandés.

Responsabilité de l’emploi 3 : Assurer l´approvisionnement en biens et services des projets et programmes de CARE au TCHAD, tout en maximisant leur qualité, minimiser leurs couts et assurer un délai de livraison conforme aux attentes des programmes :

1. Suivre le traitement des réquisitions d’achat, pour garantir le respect des procédures, la qualité des services et le respect des délais de l’achat ;
2. Elaborer des dossiers d’Appels d’Offres Nationaux et Internationaux selon les règles, directives et politiques d’approvisionnement des différents Bailleurs de Fonds (Banque Mondiale, Union Européenne, Fonds Mondial, USAID , DFID , etc.) ;
3. Superviser le processus de soumission des offres (particulièrement les offres sous pli fermés) ;
4. Assurer la préparation des tableaux d’analyse des offres, les procès-verbaux des Appels d’Offres, ainsi que des recrutements de Consultants ;
5. Faire la revue et la validation des bons de commandes ;
6. Assurer la préparation, et faire la revue et validation des contrats des prestataires de services, et des consultants nationaux et internationaux, avant approbation ;
7. Assurer la vérification et la validation des bons de commande dans People Soft saisi par l’Assistant Achat, et les soumettre à la validation des personnes autorisées ;
8. Approuver les Bons de Commandes, en conformité avec la limite d’autorité fixée par le bureau du TCHAD ;
9. Siéger au comité d’achats ;
10. Gérer le processus de sélection de tous les fournisseurs et consultants de CARE au TCHAD, y compris les fournisseurs exclusifs ;
11. Rencontrer les fournisseurs de CARE, pour les orienter sur les activités de CARE et de ses valeurs fondamentales, au besoin ;
12. Assurer que les analyses de prix sont effectuées conformément au manuel des achats de CARE USA, et aux exigences des Bailleurs de Fonds ;
13. Préparer systématiquement un Contrat de Prestation de Service (CPS) pour toutes les fournitures de service, où CARE fait appel à l’intervention d’une personne physique ou morale extérieure pour une durée bien déterminée ;
14. Assurer un classement approprié de tous les documents d’approvisionnement au sein de l’unité d’approvisionnement ;
15. Assurer un traitement diligent et professionnel des documents d’importation et d’exportation auprès des autorités douanières du TCHAD, des biens commandés de l’extérieur du territoire National.

Responsabilité de l’emploi 4 : Assurer la mise en application de toutes les politiques d’approvisionnement de CARE, y compris les politiques de CARE USA, du gouvernement tchadien et de tous les Bailleurs de Fonds :

1. Veiller au respect des règlements des Bailleurs de Fonds et de la législation locale ;
2. Assurer la formation et le renforcement des capacités et le développement Professionnel du personnel de CARE au TCHAD ;
3. Garantir la vérification du contrôle anti-terrorisme pour les fournisseurs de CARE au TCHAD ;
4. Recommander au besoin des modifications aux procédures locales des achats, dans le respect des politiques de CARE ;
5. Tenir le Directeur Pays et le/la Directeur(trice) Pays Adjoint(e) – Programme Support, au courant des problèmes économiques et commerciaux importants pouvant affecter les approvisionnements du Bureau Pays.

Responsabilité de l’emploi 5 : Autres :

1. Participer aux réunions stratégiques ;
2. Participer aux ateliers sur le budget, et fournir toutes les informations y liées ;
3. Tenir le Directeur Pays informe de toutes les irrégularités constatées dans le fonctionnement de l’approvisionnement ;
4. Promouvoir le code de conduite de CARE ;
5. Maintenir une communication avec les fournisseurs de CARE sur les valeurs fondamentales.

 

III- Qualifications (Savoir-faire) :

1. Niveau d’études/formation

Requis : Le/La titulaire doit avoir une formation universitaire, de préférence en gestion ou toute autre formation équivalente.

2. Expérience :

Requise : Avoir au moins quatre (4) années d’expérience pratique dans le domaine des achats, des passations de marchés nationaux/internationaux et du transit.

Souhaitée : Expérience dans la gestion des achats des financement de l’Union Européenne, ECHO (Commission Européenne), Banque Mondiale.

3. Aptitudes techniques et Compétences

Requises :

1. Pouvoir comprendre et interpréter les textes et pratiques réglementaires de base dans le domaine des achats, de l’administration, de l’assurance et des douanes ;
2. Avoir un niveau de connaissance en informatique avancé (Word et Excel) pour exécuter les tâches décrites.

Souhaitée :

1. Savoir Parler et écrire en Anglais est indispensable ;
2. Avoir un permis de conduire.

 

IV- Liberté d’action / Impact :

Niveau de responsabilité/contribution du titulaire du poste : de premier niveau (assume la responsabilité totale).

 

V- Obligation redditionnelle générale :

Le/La titulaire de ce poste est supervisé(e) par le/la Directeur(trice) Pays Adjoint(e) – Programme Support, et supervise directement tous les Agents de traitement du service approvisionnement. Il/Elle peut être amené(e) à jouer des intérims selon le besoin de la Direction.

Il/Elle constitue la voie à travers laquelle sont traitées toutes les demandes relatives aux prix et aux produits, et par laquelle transite toute correspondance avec les fournisseurs au sujet des prix et des devis.

Il/Elle doit planifier son travail et celui de son unité, suivant les responsabilités et tâches ci-dessus mentionnées, et les objectifs agréés périodiquement avec son superviseur.

Il/Elle collabore étroitement avec son superviseur, ses supervisés, les services nationaux de la douane, et tous les autres prestataires nationaux et internationaux exerçant dans son domaine. Il/Elle doit soumettre à son superviseur et au Directeur Pays, toutes les contraintes majeures qu’il rencontre dans l’exécution de ses responsabilités.

 

VI- Conditions de travail :

Le/La titulaire du poste est basé(e) à N’Djamena. Cependant, il/elle doit effectuer des visites d’appui dans les zones et bases de CARE au TCHAD. Il/Elle doit pouvoir travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de CARE.

La position rapporte au Directeur Pays Adjoint-Support.

 

VII- Mobilité :

Le/La titulaire du poste peut être affecté(e) partout dans les zones d’interventions de CARE International au Tchad.

 

 

VIII- DOSSIERS DE CANDIDATURES :

Les dossiers de candidatures comprenant :

1. une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de CARE International au Tchad, et
2. un curriculum vitae détaillé avec trois personnes de références professionnelles (Tél. et mail professionnel des responsables hiérarchiques uniquement) :
   a. précisez les dates de début et de fin de chaque poste occupé (jour, mois, année) ;
   b. calculez vos expériences en lien avec le poste à pourvoir (nombre d’années et de mois) ;
   3. copie d’une pièce d’identité (CNI ou passeport).

doivent être envoyer à l’adresse tcd.recrutement@care.org

Prière mentionner sur l’objet du message « PROCUREMENT MANAGER, Décembre 2021 » (les candidatures qui ne respectent pas cette procédure ne seront pas traitées).

Clôture : 27/12/2021 à 12 h 30

NB :

1. Les candidatures physiques ne seront pas prises en compte ;
2. Toute fausse déclaration dans le dossier du/de la candidat(e), expose son auteur à l’annulation de sa candidature ou à son renvoi s’il (si elle) est recruté(e) ;
3. Seules les candidatures qui correspondent au profil et expériences recherchés, seront retenues pour la suite de la procédure ;
4. Les copies authentifiées des diplômes par l’ONECS (Bac et autres diplômes supérieurs) seront exigées à la fin du processus au (à la) candidat(e) retenu(e) pour le poste.

Le Directeur Pays

Dr. Amoudou Bocoum