RAISON D’ETRE DU POSTE :

L’ONG médicale BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger) a été créée en 2002 avec pour objectif de « promouvoir le bienêtre de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation ». Née de la volonté d’un groupe de médecins de rendre accessibles les soins de santé à la population nigérienne, BEFEN a d’abord intervenu au sein d’une clinique à Niamey puis a choisi à partir de 2009 d’étendre ses activités dans d’autres localités du Niger en partenariat avec l’ONG médicale internationale ALIMA (The Alliance for International Médical Action).

Ainsi, en quelques années BEFEN/ALIMA est devenu la plus importante ONG du Niger et dans la sous-région concernant la prise en charge de la malnutrition aigüe et un acteur incontournable dans la prise en charge des pathologies prioritaires de la mère et de l’enfant (paludisme, diarrhée, IRA …).  L’innovation médicale, la prise en charge hospitalière de qualité pour les cas les plus graves et la prise en charge / diagnostique au sein même des ménages sont pour BEFEN et ALIMA des axes opérationnels essentiels afin d’améliorer sans cesse la pratique de la médecine humanitaire et renforcer le système de santé national. C’est pourquoi BEFEN/ALIMA met en œuvre des programmes médicaux en étroite collaboration avec les équipes cadres de district où elle intervient, à travers la formation médicale du personnel et le renforcement de capacité des districts (fourniture et gestion des intrants, appui aux structures de santé…).

Travailler aujourd’hui avec BEFEN/ALIMA, relevant les défis de santé publique auxquels les populations les plus vulnérables sont confrontées, ouvre de nombreuses perspectives au Niger mais également dans la sous-région et permettra à terme l’intégration des programmes médico – nutritionnels dans le système de santé nigérien.

TYPOLOGIE DU POSTE :

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES :

Le ou la Responsable de l’Administration Finance et Ressources Humaines rend compte hiérarchiquement au Coordinateur Projet (CP) et fonctionnellement aux Coordinateur Finances et Coordinatrice Ressources Humaines de la Coordination à NIAMEY.

• Il ou Elle collabore étroitement avec les autres Responsables d’activités du Projet ;
• Il ou Elle encadre l’équipe de l’Administration du projet (par exemple les assistants administrateurs, le personnel de maison).

MISSION PRINCIPALE :

Mise en œuvre des politiques des RH dans le cadre du projet et de la gestion administrative efficace de tout le personnel travaillant pour celui-ci (national, international, régional, etc.), ainsi que du suivi de l’utilisation correcte des ressources financières.

GESTION RESSOURCES HUMAINES DU PROJET :

• Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur des RH, mettre à jour l’organigramme de projet et les descriptions de postes ;
• En étroite coordination avec le coordinateur du projet et le coordinateur des RH, calculer les besoins opérationnels des RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le dimensionnement nécessaire et les capacités de la mission et faciliter le suivi budgétaire ;
• Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation du contrat pour les employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, l’archivage et la mise à jour des dossiers individuels des employés, en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale ;
• Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des mouvements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet ;
• Superviser/effectuer les procédures de paiement, faire en sorte que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement entrées dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude ;
• Sous la supervision technique de la coordinatrice des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet ;
• En étroite coordination avec la coordinatrice des RH, apporter un soutien aux responsables de ligne de projets dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification de potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats finaux d’objectifs de mission ;
•  En coordination étroite avec la coordinatrice des RH, planifier et superviser les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées ;
• En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des employés et l’engagement ALIMA.

En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, appliquer les procédures administratives présentes dans tout Protocole d’entente (PE) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et ALIMA.

En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et la coordinatrice des RH, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.

Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit dûment informé et/ou intégré.

Responsable de tous les déplacements et/ou hébergement du personnel au cours du projet.

GESTION FINANCIÈRE DU PROJET :

1. Comptabilité

• Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base ;
• Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers) ;
• Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) ;
• Gestion des caisses et banques de son projet ;
• Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination ;
• Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.

2. Gestion de la trésorerie :

Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet

• Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet ;
• Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle ;
• Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.

3. Gestion générale des moyens :

• Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matériel ;
• Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…) ;
• Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain ;
• Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.) ;
• En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées ;
• Tient à jour l’archivage administratif du projet.

4. Gestion budgétaire :

• Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens ;
• Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources ;
• Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur Projet, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds ;
• Mise à jour et Analyse, en lien avec le Coordinateur Projet, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.

AUTRES : Assure toute l’information des RH, administrative et financière relative au projet (Homère et clôture mensuelle SAGA, rapports de situation, etc.)

Prévention contre les abus :

• Participe aux formations et aux séances de sensibilisation ;
• Applique les standards relatifs à la prévention des abus ;
• Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus ;
• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTE :

Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application de processus RH et pourra être amenée à faire des visites terrain. Elle ou Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTE :

Niveau 3 : La ou le titulaire du poste est responsable de l’application de processus RH et pourra être amenée à faire des visites terrain. Elle ou Il pourra donc être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

Profil :

Niveau d’étude : Diplôme d’étude supérieures (minimum BAC+2) en finance, gestion (d’entreprise, RH) ou administration souhaitable.

EXPÉRIENCES :

• Expérience professionnelle essentielle d’au moins deux ans dans des emplois pertinents et similaires ;
• Une expérience souhaitable dans des pays en développement avec ALIMA ou d’autres ONG serait un atout ;

CONNAISSANCES EN LANGUES :

• La maîtrise de la langue française, langue de la mission est obligatoire ;
• La connaissance d’une langue locale est un atout.

AUTRES CONNAISSANCES ET QUALITÉS DU CANDIDAT :

• Connaissance des Logiciel RH et financier ALIMA est souhaitable (Homère, SAGA) ;
• Connaissance en gestion et développement du Personnel ;
• Adhésion aux principes d’ALIMA ;
• Souplesse de comportement ;
• Résultats et sens de la qualité ;
• Travail d’équipe et coopération ;
• Souplesse de comportement ;
• Résultats et sens de la qualité ;
• Travail d’équipe et coopération ;
• Capacité à travailler et à vivre dans un milieu très isolé et enclavé ;
• Bonne condition physique.