BEFEN recrute un assistant administratif et financier, Niamey, Niger

Présentation de BEFEN :

Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger (BEFEN) est une ONG nigérienne reconnue par l’arrêté ministériel N°369/MI/D/DGAPJ/DLP du 18 Septembre 2002. BEFEN est une organisation apolitique, humanitaire, non confessionnelle à but non lucratif composée exclusivement de médecins ; son  objet social est de « promouvoir le bien être de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation ».

Raison d’être du poste :

L’assistant administrateur appuie le Responsable Finances/RH pour le traitement des opérations comptables et financières, ainsi que dans toutes les tâches et procédures liées aux Ressources Humaines

Taches essentielles :

A. Secrétariat :

  • Réservation, et suivi du planning des vols (suivi et diffusion du planning des mouvements de la mission) ;
  • Organisation de l’arrivée des expatriés sur le terrain.

B. Comptabilité :

  • Gérer la caisse de la capitale pour assurer tous les petits décaissements ;
  • Gérer les opérations de la banque et le rapprochement bancaire ;
  • Elle est la garante du respect des seuils de caisse suivant les procédures mises à place ;
  • Tenir les livres d’avance et de caisse, et informer le Responsable financier en cas de non-respect des procédures ;
  • Etre garante du respect des procédures d’encaissement et de décaissement ;
  • Vérification des factures et tenue des échéanciers ;
  • Réceptionner, classer et archiver des pièces comptables ;
  • Encoder des pièces comptables dans SAGA ;
  • Préparer des paiements des factures courantes : électricité, SEEN, SONITAL, ZAIN,  ORANGE etc ;
  • Sous la responsabilité du Responsable financier, prépare le paiement de salaires et quinzaines au bureau, et les ordres de virement ;
  • Préparer les inventaires de caisse et banque et les faire valider par le responsable financier/RH.

C. Administration :

  • Suivre des contrats et préparer des paiements des factures : loyer maison, bureau, stores, fournisseurs… ;
  • Vérifier  des documents justificatifs et de leurs conformités (bon de commande, factures, inventaire…), en lien avec la logistique ;
  • En tant qu’Assistante  de l’équipe administrative, le salarié s’engage à être discret sur tous les dossiers administratifs et financiers qu’il aura à appuyer dans le cadre de ses fonctions ;
  • L’employé (e) est disponible et flexible pour effectuer toute tâche complémentaire en cas de nécessité de l’administration et de la finance ;
  • Participer à l’archivage des pièces comptables de la mission en collaboration avec le responsable financier/RH et le COFIRH.

Paiement de salaires, impôts et cotisations sociales :

  • Fait la saisie des éléments variables des salaires dans Homère : des acomptes sur salaire et absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), collecte des formulaires des heures supplémentaires, en vérifiant leur validité ;
  • Imprime la liste du personnel de la CNSS et l’IUTS en lien sur base des données Homère et fait valider par le CORH pour paiement ;
  • Assure l’archivage et classement de tous les documents ;
  • Il édite le bulletin de paie, le certificat de travail ;
  • Il fait viser ces éléments et les transmet au salarié.

Gestion de RH :

  • S’assure de la présence des descriptions de fonctions mises à jour dans chaque dossier et que chaque employé a lu et signé son profil de poste ;
  • Appuie la partie administrative du processus de recrutement (appel à candidatures, collecte de CV et PV à remettre au superviseur recruteur; organisation pratique des tests, participation aux entretiens à l’absence du RRH, …), l’élaboration du rapport final de recrutement sur la base de l’outil de recrutement mis en place ;
  • Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d’un programme d’induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
  • Vérifie que les superviseurs et responsables d’activités font les évaluations du personnel, donne l’appui nécessaire, et produit un rapport des évaluations faites au CORH-Adjoint ;
  • Elabore un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
  • Appuie l’organisation pratique de formations ;
  • Est en charge de l’organisation des réunions du personnel mensuellement ;
  • Produit le rapport RH mensuel et les documents y afférents: Tracking CDD-CDI, Tracking Bilan, Tracking Recrutement ;
  • Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les superviseurs, et/ou les coordinateurs ;
  • Participe à l’organisation des sessions de formation et d’inscriptions.

Classement :

  • Garantit le classement correct de tous les documents administratifs et des dossiers des employés ;
  • Garantit la confidentialité de tous les documents en lien avec les dossiers des employés;
  • Apporte assistance au département FIN dans le cadre de l’archivage en cas de nécéssité.

D. Autre :

  • A une compréhension générale de l’ONG, son fonctionnement, sa structure et ses valeurs ;
  • Connaître les objectifs de BEFEN ainsi que ses activités en général et dans le contexte du travail ;
  • Participer activement aux réunions et aux formations ;
  • A une compréhension générale de la politique de réduction des risques de BEFEN, connaît les règles de sécurité en vigueur sur le Projet et se tient régulièrement informé des modifications ;
  • Etre au courant des activités des autres départements, respecter les règles spécifiques et les procédures, donner si nécessaire un soutien ;
  • Transmettre toutes les informations rélevantes liées au champ d’action de BEFEN et au contexte ;
  • Faire part de toute recommandation sur divers thèmes (culture, économie, politique).

Composition du dossier :

  • Lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de l’ONG BEFEN ;
  • Curriculum vitae avec au moins deux contacts téléphoniques des personnes de référence ;
  • Avoir au moins un BTS en comptabilité et /ou Finance /Administration ;
  • Avoir une carte ANPE à jour ;
  • Avoir au moins 4 ans d’expérience dans le domaine des finances et faire joindre les attestations de travail ;
  • Maîtrise du logicielle comptable Saga est une exigence.

Toute personne intéressée par cette annonce devra déposer son dossier de candidature, au plus tard le 25 Septembre 2020, aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention  ASSISTANT ADMINITRATIF ET FINANCIER à : Niamey

  • Dakoro, ancien bureau MSF Belgique, 100 m de la banque BAGR/Dakoro ;
  • Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta ;
  • Zinder, au quartier Charé Zamna, ex Bureau de l’ONG GOAL ;
  • Maradi, au quartier Bourja  derrière la  nouvelle tribune.

Vous pouvez aussi postuler en envoyant vos dossiers de candidature à l’adresse suivante : recrutement.befen@gmail.com

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