BEFEN recrute un assistant administratif et financier, Niamey, Niger

 

Présentation de BEFEN :

Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger (BEFEN) est une ONG nigérienne reconnue par l’arrêté ministériel N°369/MI/D/DGAPJ/DLP du 18 Septembre 2002. BEFEN est une organisation apolitique, humanitaire, non confessionnelle à but non lucratif composée exclusivement de médecins ; son  objet social est de « promouvoir le bien être de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation ».

Raison d’être du poste :

L’assistant administrateur appuie le Responsable Finances/RH pour le traitement des opérations comptables et financières, ainsi que dans toutes les tâches et procédures liées aux Ressources Humaines

Taches essentielles :

Secrétariat :

  • Réservation, et suivi du planning des vols (suivi et diffusion du planning des mouvements de la mission) ;
  • Organisation de l’arrivée des expatriés sur le terrain.

Comptabilité :

  • Gérer la caisse de la capitale pour assurer tous les petits décaissements ;
  • Gérer les opérations de la banque et le rapprochement bancaire ;
  • Elle est la garante du respect des seuils de caisse suivant les procédures mises à place ;
  • Tenir les livres d’avance et de caisse, et informer le Responsable financier en cas de non-respect des procédures ;
  • Etre garante du respect des procédures d’encaissement et de décaissement ;
  • Vérification des factures et tenue des échéanciers ;
  • Réceptionner, classer et archiver des pièces comptables ;
  • Encoder des pièces comptables dans SAGA
  • Préparer des paiements des factures courantes : électricité, SEEN, SONITAL, ZAIN,  ORANGE etc ;
  • Sous la responsabilité du Responsable financier, prépare le paiement de salaires et quinzaines au bureau, et les ordres de virement ;
  • Préparer les inventaires de caisse et banque et les faire valider par le responsable financier/RH.

Administration :

  • Suivre des contrats et préparer des paiements des factures : loyer maison, bureau, stores, fournisseurs… ;
  • Vérifier  des documents justificatifs et de leurs conformités (bon de commande, factures, inventaire…), en lien avec la logistique ;
  • En tant qu’Assistante  de l’équipe administrative, le salarié s’engage à être discret sur tous les dossiers administratifs et financiers qu’il aura à appuyer dans le cadre de ses fonctions ;
  • L’employé (e) est disponible et flexible pour effectuer toute tâche complémentaire en cas de nécessité de l’administration et de la finance ;
  • Participer à l’archivage des pièces comptables de la mission en collaboration avec le responsable financier/RH et le COFIRH.

Paiement de salaires, impôts et cotisations sociales :

  • Fait la saisie des éléments variables des salaires dans Homère : des acomptes sur salaire et absences (congés payés, arrêt maladie, congés sans solde, etc.), collecte des formulaires des heures supplémentaires, en vérifiant leur validité ;
  • Imprime la liste du personnel de la CNSS et l’IUTS en lien sur base des données Homère et fait valider par le CORH pour paiement ;
  • Assure l’archivage et classement de tous les documents ;
  • Il édite le bulletin de paie, le certificat de travail ;
  • Il fait viser ces éléments et les transmet au salarié.

Gestion de RH :

  • S’assure de la présence des descriptions de fonctions mises à jour dans chaque dossier et que chaque employé a lu et signé son profil de poste ;
  • Appuie la partie administrative du processus de recrutement (appel à candidatures, collecte de CV et PV à remettre au superviseur recruteur ; organisation pratique des tests, participation aux entretiens à l’absence du RRH, …), l’élaboration du rapport final de recrutement sur la base de l’outil de recrutement mis en place ;
  • Vérifie que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d’un programme d’induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
  • Vérifie que les superviseurs et responsables d’activités font les évaluations du personnel, donne l’appui nécessaire, et produit un rapport des évaluations faites au CORH-Adjoint ;
  • Elabore un rapport d’évaluation incluant les besoins de formation exprimés ;
  • Appuie l’organisation pratique de formations ;
  • Est en charge de l’organisation des réunions du personnel mensuellement ;
  • Produit le rapport RH mensuel et les documents y afférents: Tracking CDD-CDI, Tracking Bilan, Tracking Recrutement ;
  • Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les superviseurs, et/ou les coordinateurs ;
  • Participe à l’organisation des sessions de formation et d’inscriptions.

Classement :

  • Garantit le classement correct de tous les documents administratifs et des dossiers des employés ;
  • Garantit la confidentialité de tous les documents en lien avec les dossiers des employés ;
  • Apporte assistance au département FIN dans le cadre de l’archivage en cas de nécessité.

Autre :

  • A une compréhension générale de l’ONG, son fonctionnement, sa structure et ses valeurs ;
  • Connaître les objectifs de BEFEN ainsi que ses activités en général et dans le contexte du travail ;
  • Participer activement aux réunions et aux formations ;
  • A une compréhension générale de la politique de réduction des risques de BEFEN, connaît les règles de sécurité en vigueur sur le Projet et se tient régulièrement informé des modifications ;
  • Etre au courant des activités des autres départements, respecter les règles spécifiques et les procédures, donner si nécessaire un soutien ;
  • Transmettre toutes les informations rélevantes liées au champ d’action de BEFEN et au contexte ;
  • Faire part de toute recommandation sur divers thèmes (culture, économie, politique).
  • Serait appeler à faire des missions terrains

Candidature :

Composition du dossier :

  • Lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de l’ONG BEFEN ;
  • Curriculum vitae avec au moins deux contacts téléphoniques des personnes de référence ;
  • Avoir au moins un BTS en comptabilité et /ou Finance /Administration ;
  • Avoir une carte ANPE à jour ;
  • Avoir au moins 4 ans d’expérience dans le domaine des finances et faire joindre les attestations de travail ;
  • Maitrise du logicielle comptable Saga et Homere est une exigence.

Toute personne intéressée par cette annonce devra déposer son dossier de candidature, au plus tard le 5 Mai 2021, aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention « ASSISTANT ADMINITRATIF ET FINANCIER » à : Niamey.

  • Dakoro, ancien bureau MSF Belgique, 100 m de la banque BAGR/Dakoro ;
  • Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta ;
  • Zinder, au quartier Charé Zamna, ex Bureau de l’ONG GOAL ;
  • Maradi, au quartier Bourja  derrière la  nouvelle tribune.

Vous pouvez aussi postuler en envoyant vos dossiers   de candidature à l’adresse suivante : recrutement.befen@gmail.com.

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