• Titre du poste: Chef du protocole et chef de division, privilèges et immunités et missions diplomatiques
• Grade: PL2
• Poste N°: 50092365
• Référence: ADB/17/135
• Date de publication: 17/05/2017
• Date de clôture: 18/06/2017

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

Le dÉpartement/la division QUI recrute :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, « le Top 5 », et du modèle de développement et de prestation de services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général est composé : (i) du Bureau du Secrétaire général qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires; (ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil ; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des missions diplomatiques ; et (iv) de la Division des conférences et réunions.

Les principales fonctions de la Division du protocole, des privilèges et des immunités et missions diplomatiques consistent à fournir des services de protocole et à gérer les relations avec les pays hôtes au siège du Groupe de la Banque ou dans les bureaux extérieurs, et avec les missions diplomatiques.

LE POSTE:

Le/La Chef du Protocole et Chef de division du protocole, des privilèges et des immunités et missions diplomatiques relève du Secrétaire général. Il/Elle dirige et supervise la division du protocole, des privilèges et des immunités et missions diplomatiques, laquelle comprend : (i) une section du protocole, des privilèges et des immunités; et (ii) une section du protocole et des missions diplomatiques. Sous la supervision du Secrétaire général, le/la Chef du Protocole et Chef de division est chargé(e) de planifier, diriger et coordonner le fonctionnement quotidien de la division du protocole, des privilèges et des immunités et missions diplomatiques. Il/Elle assume notamment les principales responsabilités suivantes :

1. Travailler avec les pays membres et les pays hôtes afin de veiller à ce qu’ils accordent tous les privilèges requis, immunités et exonérations à la Banque, à ses membres du personnel ainsi qu’à leurs familles, conformément à l’accord portant création de la Banque africaine de développement, du siège et à d’autres accords de siège.
2. Aider le Secrétaire général à préparer une politique/directive en matière de protocole pour la Banque à soumettre à l’approbation de la haute direction et du Président. Cette politique/directive sera examinée périodiquement afin de l’adapter aux nouvelles normes protocolaires.
3. Planifier et coordonner les questions protocolaires en collaboration avec les pays membres, autorités du pays hôte et participer activement aux négociations sur les accords de siège et aux réunions du comité bipartite sur les questions liées aux privilèges et immunités.
4. Compiler et tenir un registre de signatures autorisées de la Banque et des institutions affiliées.
5. Veiller au respect des normes protocolaires officielles de haut niveau et à la gestion efficace des relations avec les missions diplomatiques et d’autres institutions internationales.
6. Faciliter le déroulement harmonieux des activités protocolaires, tel que prévu officiellement, pour les déplacements du Président, des Administrateurs, des membres de la Haute Direction et des autres membres du personnel de la Banque en mission officielle dans les pays membres régionaux et non régionaux.

Sous la supervision et la direction du Secrétaire Général, le/la Chef du Protocole et Chef de Division, privilèges et immunités et missions diplomatiques :

1. Planifier, organiser et superviser les activités protocolaires de la Banque.
2. Veiller à des relations harmonieuses avec les services administratifs du pays hôte, conformément à l’Accord portant création du siège et aux autres accords signés avec les bureaux extérieurs.
3. Coordonner toutes les activités liées au protocole au sein de la Division, y compris la répartition et la délégation de tâches.
4. Rédiger et réviser les notes et les correspondances officielles de la Banque, telles que les lettres adressées aux chefs d’État, premiers ministres et autres dignitaires internationaux, etc.
5. Coordonner en étroite collaboration avec le Chef de la Division des conférences et réunions les questions protocolaires en rapport avec les assemblées annuelles du Groupe de la Banque, les réunions et événements importants organisés par la Banque ou ceux qui se tiennent sous ses auspices.
6. Entretenir les relations avec le pays hôte et les bureaux extérieurs et gérer les privilèges et immunités accordés à la Banque et à son personnel en vertu de l’accord de siège et d’autres accords signés avec les divers bureaux extérieurs.
7. Conseiller et aider le personnel de la Banque concernant les pratiques juridiques diplomatiques et connexes.
8. Travailler activement à la préparation des assemblées annuelles du Conseil des gouverneurs et des autres conférences et réunions organisées par la Banque.
9. Coordonner avec le service des ressources humaines un programme de formation relatif aux pratiques diplomatiques.
10. Fixer des objectifs, formuler des politiques, établir des priorités, définir et suivre les indicateurs de performance clés de la Division.
11. Veiller à ce que la Division fournisse des services de haute qualité dans la limite des ressources disponibles, en utilisant judicieusement ses ressources humaines, financières et technologiques, en surveillant et mettant en œuvre des objectifs d’efficacité.
12. Concevoir les programmes de travail de la Division et superviser la préparation du budget, faire le suivi de son exécution et informer la Haute Direction sur les incidences budgétaires et financières des fonctions de la Division.
13. Assurer la veille des bonnes pratiques et, le cas échéant, assurer la liaison avec les homologues d’autres organisations et promouvoir le partage de meilleures pratiques dans l’ensemble de la Division.
14. Représenter la Division, au besoin, lors des groupes de travail à l’échelle de la Banque.
15. Proposer une structure organisationnelle appropriée de la Division, en affectant le personnel et les ressources matérielles en fonction des priorités, de la charge de travail, et donner des directives sur les questions liées au travail.
16. Évaluer les besoins de formation du personnel de la Division, surveiller et évaluer leur rendement et recommander au Secrétaire général des mesures de gestion du personnel.
17. S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Secrétaire général.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire au moins d’un Master 2/DESS/DEA ou d’un diplôme équivalent en Sciences Politiques, Relations Internationales, Droit International, Administration Publique, ou dans toute autre discipline connexe. Une formation en diplomatie constituerait un avantage supplémentaire.
2. Justifier d’au moins huit (8) années d’expérience approfondie, avec des responsabilités croissantes, dans une organisation similaire, dont trois années (3) années à un niveau de direction dans un ministère des affaires étrangères d’un État. Expérience avancée dans la gestion des relations internationales, du protocole, des privilèges et des questions d’immunité.
3. Connaissances approfondies des règles et conventions diplomatiques; expérience avérée concernant les pratiques diplomatiques et protocolaires au sein d’organisations internationales telles que la Banque;
4. Expérience prouvée en matière de pratiques protocolaires avec les gouvernements, administrations publiques, ministères des affaires étrangères et ambassades.
5. Bonne compréhension des politiques, de la stratégie, des activités et du cadre institutionnel du Groupe de la Banque.
6. Bonne connaissance des autres partenaires au développement et de la société civile.
7. Capacité avérée à prendre des risques opérationnels prudents et à prendre des décisions efficaces, opportunes et bien réfléchies.
8. Capacité à travailler efficacement et de manière concertée avec des professionnels au profil divers – technique ou gestionnaire- provenant de divers milieux professionnels et d’origines culturelles diverses.
9. Capacité à travailler sous pression, à classer les programmes de travail par ordre de priorité, et effectuer plusieurs tâches simultanément.
10. Capacité à inspirer confiance à la Haute Direction en fournissant un service efficient et efficace dans les délais et dans les limites du budget.
11. Capacité avérée à présenter des idées et à obtenir l’adhésion d’autres personnes à ses idées, bonne capacité d’écoute, sens élevé de l’intégrité, de la discrétion et de la confidentialité.
12. Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue; la maîtrise de l’Anglais et du Français serait un avantage.
13. Maîtrise  des  logiciels  couramment  utilisés  à  la  Banque (Word,  Excel,  Access,  PowerPoint); la connaissance de SAP est souhaitable.