• Titre du poste: Assistant(e) Administratif(ve)
• Grade: GS7
• Poste N°: 50000640
• Référence: ADB/17/473
• Date de publication: 03/11/2017
• Date de clôture: 16/11/2017
• Pays: Côte d’Ivoire

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

Le Complexe Présidence planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président pilote les activités de la Banque et du Fonds africain de développement et gère les opérations et les activités conformément aux accords portant création des deux entités. Le Président supervise plusieurs départements et unités, y compris le Cabinet du Président (PRST0), le Département de l’évaluation indépendante du développement (BDEV), le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption (PIAC), l’Unité de vérification de la conformité et de médiation (BCRM), le Secrétariat du Conseil d’appel des sanctions (BSAB), le Tribunal administratif  (BATR), le Bureau de l’Auditeur général (PAGL), la Direction de la gestion des risques du Groupe (PGRM), le Département du Conseil juridique général et services juridiques (PGCL), le Département de la communication et des relations extérieures (PCER), le Bureau de l’intégrité et de l’éthique du personnel (PETH) et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG).

LE DEPARTEMENT/LA DIVISION RECRUTEUR :

Le rôle du Département du Conseil juridique général et services juridiques (PGCL) est de fournir des conseils et des services juridiques aux organes statutaires du Groupe de la Banque : les Conseils d’administration du Groupe de la Banque (la Banque), la Haute direction, les directions des centres régionaux et, plus généralement, à l’ensemble de la Banque. Le rôle de PGCL est également de protéger les intérêts de la Banque et de limiter l’étendue de ses responsabilités juridiques et, le cas échéant, d’assurer la défense juridique de la Banque dans les poursuites engagées contre la Banque ou par la Banque.

LE POSTE :

Sous la supervision du Conseil juridique général, le niveau de responsabilité associé au poste d’assistant administratif exige que le/la titulaire du poste travaille de façon autonome et avec un haut niveau de diplomatie et de sensibilité pour les questions confidentielles. La nature du travail pourrait nécessiter de faire parfois des heures supplémentaires et d’être disponible au-delà des heures normales de travail.

Les principaux objectifs de ce poste sont d’assurer une assistance sur de nombreux plans à l’équipe organisationnelle pour la mise en œuvre de son programme de travail, y compris la gestion du flux de travail, l’administration du bureau, la gestion des ressources et le travail d’analyse.

Sous la supervision générale du Conseil juridique général, l’assistant administratif assure les fonctions suivantes :

1.    Gestion du flux de travail

• Concevoir et gérer des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau.
• Assurer le suivi des documents, rédiger des lettres et des notes, gérer l’arrivée du courrier, les fax et la correspondance générale et les notes d’information.
• Veiller au classement des informations sensibles et confidentielles en toute sécurité.

2.    Administration du bureau

• Organiser et participer à des réunions, des rendez-vous, des déjeuners et des manifestations multiples pour s’assurer de la bonne préparation de leur gestion.
• Organiser les voyages, les visas et l’hébergement ; organiser les voyages du personnel du bureau de PGCL. Organiser la logistique pour les délégations en visite, y compris les consultants.
• Gérer les renseignements demandés par le personnel de la Banque et par le grand public ; filtrer les appels téléphoniques de l’intérieur de la Banque et des collaborateurs extérieurs, et les gérer de manière appropriée ; accueillir et s’occuper des visiteurs ; organiser et gérer les agendas électroniques et prendre les rendez-vous et assurer leur suivi.
• Fournir une assistance aux membres du personnel qui relèvent directement du supérieur hiérarchique et fournir une assistance à leurs collaborateurs directs.
• Fournir un appui administratif général au Département, en assurant la liaison avec le Département des services généraux (CHGS), en ce qui concerne les locaux de bureau, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués au Département. Demander l’exécution des travaux de réparation et d’entretien et assurer le suivi pour veiller à ce que ces travaux soient menés de façon satisfaisante.
• Initier et préparer différents documents et formulaires administratifs, tels que les listes du personnel, les absences du personnel (congés annuels, congés dans les foyers, absences justifiées et congés de maternité), ainsi que les données statistiques sur le personnel, en tant que de besoin.

3.    Gestion des ressources

• Gérer les systèmes ; créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.
• Maîtriser les applications DACON et les règles de passation de marchés concernant le recrutement de consultants.
• Gérer le paiement des consultants et des cabinets juridiques dans SAP et assurer le suivi des paiements.
• Aider à la préparation du budget annuel, en fournissant des informations sur les activités traitées.
• Participer au suivi et à l’actualisation des données sur le programme de travail et les indicateurs de performance clés.
• Aider au recrutement des STS et au remplacement des secrétaires au sein de PGCL.

4.    Travail d’analyse

• Produire des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
• Prendre des notes pendant les réunions, rédiger des lettres et préparer les procès-verbaux à la demande.
• Aider, le cas échéant, à la programmation des activités opérationnelles, en utilisant le logiciel approprié.

5.    Résolution de problèmes

• Répondre aux demandes de renseignements ; assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ; assurer la coordination avec les autres membres du personnel.
• Effectuer des recherches préliminaires dans son domaine de compétences et les présenter de manière logique.
• Exécuter toute autre tâche raisonnablement demandée par le Conseil juridique général et l’équipe.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.     Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, en commerce, en communication, en administration ou dans un domaine connexe.

2.     Justifier au minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une banque multilatérale de développement.

3.     Avoir de bonnes capacités de planification.

4.     Avoir de solides compétences en services à la clientèle, de bonnes capacités organisationnelles, l’aptitude à exécuter des tâches variées, avoir le souci du détail et être capable de travailler avec une équipe pluridisciplinaire.

5.     Démontrer l’esprit d’équipe et des aptitudes de relations interpersonnelles.

6.     Être capable de gérer des demandes et des priorités multiples, simultanées et changeantes et de respecter des délais serrés.

7.     De bonnes compétences en dactylographie sont hautement souhaitables ainsi que d’excellents niveaux d’initiative, d’enthousiasme, d’esprit d’équipe et de capacités organisationnelles et interpersonnelles.

8.     Démontrer une approche proactive et « entreprenante ». Avoir la capacité, l’énergie et l’attitude appropriée pour prendre des initiatives et planifier et mener à bien les tâches nécessaires pour veiller à la réussite des activités du bureau.

9.     Faire preuve de flexibilité, d’ouverture d’esprit et d’intégrité.

10.      Faire preuve d’innovation et de créativité.

11.    Avoir des capacités de communication.

12.    Être orienté-client.

13.     Être capable de résoudre les problèmes.

14.      Avoir l’esprit d’équipe et le sens des relations.

15.     Faire montre d’efficacité opérationnelle.

16.      Être capable de communiquer de façon efficace (à l’écrit et à l’oral) en français et/ou en anglais, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.

17.    Savoir utiliser les applications MS office standards de la Banque (Word, Excel, Access, et PowerPoint), et de préférence SAP

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Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.