Avis de recrutement d’un(e) Coordonnateur(trice) Senior des Programmes, Bamako, Mali

Requête nº: req31731

Intitulé de poste: Coordonnateur/trice Senior des Programmes

Secteur d’activité: Administration du programme

Type de contrat: Durée Déterminée

Taux d’occupation: Plein temps

Ouvert aux expatriés: Oui

Lieu de travail: Bamako, Mali

Descriptif du poste

Aperçu du poste

Responsabilités principales

•  Réunions Project Cycle Meeting. Encadrer et soutenir les coordinateurs techniques (ou le personnel qu’ils/elles délèguent en tant que chefs de projet sur des subventions spécifiques) dans la préparation et l’animation des réunions du cycle de projet pour leurs projets de manière opportune, précise et constructive, en coordination avec les départements Finance et Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL).
•  Outils de planification. Encadrer et aider les coordinateurs techniques à élaborer des plans de travail, des plans de dotation en personnel, des plans de dépenses, des plans d’approvisionnement (prévisions d’articles) et des plans de distribution pour chaque nouvelle subvention de leur portefeuille. Si nécessaire, développer et proposer des outils de planification harmonisés pour l’IRC Mali.
•  Suivi du projet. Assurer un suivi mensuel des outils de planification susmentionnés avec chaque coordinateur technique. Créer un espace de rencontre régulière pour analyser et discuter ensemble du niveau des dépenses, des achats et de la mise en œuvre des activités pour chacune de leurs subventions, et s’assurer que des actions correctives bien structurées sont initiées et suivies si nécessaire.
•  Suivi des indicateurs. En collaboration et coordination avec le Coordinateur MEAL, organisez des réunions mensuelles avec chaque coordinateur technique pour assurer le suivi de leurs ITT (Indicator Tracking Sheets).
•  Salary mapping. Examiner tous les salary mapping produits mensuellement par les coordinateurs techniques, pour s’assurer que le personnel du programme est couvert par les budgets existants, et identifier rapidement toute lacune dans la couverture.
•  Rapports des donateurs. Lire et réviser tous les rapports pour les donateurs. La revue du SPC diffère de celle du département des subventions et vise à a) s’assurer que le SPC est à jour avec les détails de la mise en œuvre du projet et de ce qui est communiqué au donateur et de la manière dont il l’est ; b) proposer des clarifications, reformulations ou intégrations au rapport pour s’assurer que le rapport reflète fidèlement le travail effectué par l’équipe, y compris les succès et les leçons apprises.
•  Système Integra. Soutenir et surveiller les coordinateurs dans l’utilisation correcte et harmonisée de notre nouveau système interne de finances et d’approvisionnement Integra. Recueillir, transmettre et rechercher des solutions aux problèmes communs rencontrés par les coordinateurs techniques avec l’équipe Senior Management Team (SMT) et Integra.
•  Partenariats. Soutenir les coordinateurs techniques dans l’établissement d’une bonne collaboration avec leurs partenaires nationaux et internationaux, y compris des systèmes de communication et de suivi réguliers autour de la mise en œuvre du programme.
•  Résolution de problèmes. Établir une relation de confiance et de soutien avec les coordinateurs techniques, afin qu’ils puissent discuter ouvertement des difficultés qu’ils rencontrent. Encadrer les coordinateurs techniques sur la manière de surmonter les difficultés et/ou les transmettre rapidement à l’équipe de direction pour discussion et résolution. 
•  Visites sur le terrain. Planifier de fréquentes visites sur le terrain pour contrôler la mise en œuvre des programmes, rencontrer et échanger avec le personnel de première ligne et les clients, fournir un retour et des conseils aux coordinateurs techniques afin de garantir l’amélioration constante de la qualité de nos services. S’assurer également de la visite régulière des activités sur le terrain par les différents coordinateurs techniques.

•  Réunions hebdomadaires individuelles avec les Coordinateurs Techniques. Dans le cadre de réunions hebdomadaires avec chaque coordinateur technique, les aider à établir leurs priorités et agir comme une caisse de résonance pour discuter de leurs idées et/ou de tout défi auquel ils peuvent être confrontés.
•  Coaching des CT sur la gestion de l’équipe. Discuter régulièrement avec les coordinateurs techniques de la manière dont ils gèrent leur propre équipe, afin de : a) Garantir de bonnes pratiques dans la gestion de leur équipe, en particulier dans les cas de supervision à distance ; b) Identifier les talents au sein des équipes sectorielles et les moyens de les motiver, de les retenir et éventuellement de les promouvoir ; c) Identifier le personnel peu performant et/ou les conflits au sein des équipes et les moyens de gérer cela, si nécessaire en collaboration avec le département des Ressources Humaines ; d) Adapter les structures des équipes au fur et à mesure de l’ouverture et de la fermeture des subventions afin de garantir une bonne utilisation des ressources.
•  Suivi des performances et formation. Veiller à ce que tous les coordinateurs techniques se fixent des objectifs ambitieux mais réalistes au début de chaque année fiscale et leur fournir une évaluation de performance approfondie et enrichissante à la fin de l’année. Facilitez la formation et les possibilités d’apprentissage des coordinateurs techniques conformément à leurs objectifs de développement.
•  Recrutement. En collaboration avec le DDP, gérer le recrutement des coordinateurs techniques en cas de besoin. 
•  Diriger par l’exemple. Contribuer à promouvoir une culture de leadership ambitieux, responsable et engagé parmi les coordinateurs techniques et les autres responsables de programme. Soutenir le personnel du programme par une communication fréquente et une attention particulière à la prise en charge, au mentorat et au développement du personnel. Créer et maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.

•  Plan d’action stratégique (SAP). Avec l’appui du DDP, se familiariser avec le SAP de l’IRC Mali et assurer la mise à jour mensuel du Plan d’Implémentation (SAP-IP), et rappeler et promouvoir son contenu auprès des Coordinateurs Techniques le cas échéant. 
•  Collaboration avec MEAL. Maintenir une bonne collaboration avec le coordinateur MEAL pour : a) assurer un soutien transversal de S&E à tous les programmes ; b) utiliser les informations de feedback des bénéficiaires produites par l’équipe MEAL (y compris les Enquêtes de Réactivité des Clients) pour introduire des améliorations dans la mise en œuvre du programme, et c) fournir des idées pour l’apprentissage programmatique au DDP et au coordinateur MEAL. 
•  Collaboration avec le Conseiller technique Cash du siège. Maintenir une bonne collaboration avec le Spécialiste Cash pour assurer un soutien transversal à tous les programmes, de sorte que nos interventions en transferts monétaires continuent de croître en portée et en qualité.
•  Collaboration avec les départements Subventions et Partenariat. Maintenir une bonne collaboration avec l’équipe Subventions et Partenariats pour promouvoir et suivre une bonne collaboration avec nos partenaires ; participer aux réunions clés de Partnershiop Excellence for Equality and Results System (PEERS) avec les partenaires stratégiques. 
•  Autre. Soutenir le DDP dans la promotion et la mise en œuvre d’autres aspects du SAP de l’IRC Mali, selon les besoins.

•  En consultation avec le DDP, développer et maintenir individuellement et collectivement des relations de travail efficaces avec les principaux acteurs humanitaires, y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les agences des Nations Unies, les ONG internationales et nationales et d’autres acteurs concernés, ainsi que d’autres coordonnateurs techniques.
•  Appuyer, au besoin le coordinateur partenariat dans le processus, d’identification de nouveaux partenaires de mise en œuvre nationaux et internationaux, y compris du secteur privé. 

Exigences du poste

•  Master dans un domaine technique ou de gestion pertinent.
•  Minimum de cinq ans d’expérience de travail pertinente à un niveau senior dans le domaine humanitaire
•  Expérience antérieure dans la gestion de programmes dans des réponses d’urgence complexes ainsi que la capacité de gérer des équipes à distance.
•  Capacités éprouvées de leadership et de planification stratégique et capacité démontrée de gestion budgétaire.
•  Connaissance de toutes les exigences réglementaires, contractuelles, juridiques et financières de conformité associées au financement des donateurs internationaux.
•  Disposer à voyager sur le terrain et parfois de passer la nuit sur des sites de terrain avec des conditions rustiques et de divers niveaux de privation.
•  Maîtrise du Français et de l’Anglais requise.

Environnement de travail