LA FACILITÉ AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (ALSF) :
La Facilité africaine de soutien juridique (« ALSF » ou « la Facilité ») est une organisation internationale qui fournit des conseils juridiques et une assistance technique aux pays africains dans le cadre de transactions commerciales complexes et de litiges avec les créanciers commerciaux. L’objectif de la Facilité est d’établir une certaine symétrie dans les capacités techniques et d’uniformiser les règles du jeu de l’expertise juridique entre les parties lors des litiges et des négociations. La Facilité poursuit également les objectifs suivants : i) assister les gouvernements africains dans le cadre de litiges les opposant à des fonds vautours (et autres entités similaires) ; ii) fournir des services de conseil aux gouvernements africains pour la négociation de transactions commerciales complexes dans les secteurs des ressources naturelles, industries extractives, des infrastructures, des PPP, de l’énergie, de la dette souveraine et autres accords commerciaux s’y rapportant ; iii) renforcer les capacités des juristes et des responsables gouvernementaux aux fins susmentionnées ; et iv) assurer l’élaboration de produits du savoir. Hébergée par la Banque africaine de développement (BAD) à Abidjan, en Côte d’Ivoire, la Facilité africaine de soutien juridique a été établie par traité le 22 décembre 2008. L’adhésion à la Facilité est ouverte à/aux a) tous les États membres de la BAD ; b) autres États ; c) la BAD ; et d) d’autres organisations ou institutions internationales. L’ALSF compte actuellement 60 membres, à savoir 53 pays et 7 organisations internationales.
LE POSTE :
Travailler sous la supervision du Chargé supérieur du budget et des finances afin de remplir des fonctions de soutien administratif et financier, y compris des tâches telles que la fourniture de services administratifs pour soutenir la coordination du décaissement des activités opérationnelles ; l’exécution des questions administratives financières du personnel au sein de la Facilité ; tenir à jour les dossiers de contrôle administratif et budgétaire ; effectuer les demandes de fournitures et d’équipements de bureau ; examiner et compiler les documents justificatifs pour tous les domaines opérationnels concernant le processus de décaissement. Le titulaire du poste rendra compte au Chargé supérieur du budget et des finances, qui agit également sous la supervision du Directeur de la Facilité.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la direction du Chargé supérieur du budget et des finances, l’Assistant des finances devra s’acquitter des tâches et responsabilités suivantes :
Finances et opérations
- Examiner les lettres de nomination et les lettres d’accord pour valider leur conformité en tant que pièces justificatives pour l’équipe de projets avant la soumission de toutes les demandes de paiement à l’équipe de contrôle financier (FIFC) de la BAD ;
- Contrôler et passer au crible toutes les demandes de paiement fournies par l’équipe de projets (factures, bons de réception pour leur exactitude, accords, lettre de non-objection et résumé des dépenses réclamées) pour chaque décaissement fourni par les prestataires de services ou par le chef de projet ;
- Contrôler et compiler tous les fichiers de paiement pour les soumettre au système de suivi de la facturation ZBTS ;
- Créer des demandes d’achat dans le module de gestion du matériel SAP MM ;
- Veiller au strict respect des politiques et directives administratives et fiduciaires de la Banque et garantir la gestion efficace des ressources et le bon fonctionnement du bureau ;
- Examiner les contrats du personnel et créer une feuille de saisie des services dans le module SAP Material Management SAP MM pour traiter le paiement ;
- Créer selon les besoins les voyages et le traitement des demandes de remboursement des missions dans le module SAP Travel et autres dépenses administratives connexes ;
- Conserver et archiver tous les mémorandums relatifs aux paiements des dépenses des projets et tenir une base de données simple de tous ces paiements ;
- S’assurer que les documents de décaissement des projets sont examinés pour garantir le paiement du prestataire de services en temps voulu ;
- Traiter les paiements par SAP de tous les agents contractuels et consultants de l’ALSF, comme demandé ;
- Effectuer toute autre tâche raisonnablement demandée par le Chargé supérieur du budget et des finances.
Administration
- Assurer le suivi des documents auprès du Chargé de projet opérationnel ;
- Gérer le flux d’informations en recevant, et en contrôlant le courrier entrant et sortant de FIFC avec FIFC2, en tenant compte de la priorité et de l’urgence des documents concernés, et compiler les documents en vue du classement logique de cette correspondance ;
- Coordonner et organiser les réunions hebdomadaires de l’Unité des finances ;
- Rédiger des courriers et des documents en conformité avec les instructions du Chargé supérieur du budget et des finances ;
- Rédiger les mémorandums et les accusés de réception à soumettre, avec leurs documents de référence, au Chargé supérieur du budget ;
- Prendre les dispositions nécessaires pour les délégations en visite ;
- Assister et conseiller le Chargé supérieur du budget et des finances sur diverses questions administratives et de personnel ;
- Soumettre des rapports sur la gestion du personnel, conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines.
COMPÉTENCES (qualifications, expérience, connaissances) :
- Etre titulaire d’une licence au minimum en comptabilité et finances ou dans une discipline connexe, complétée de préférence par des cours en administration/études financières et bancaires et en gestion de bureau ;
- Un minimum de six (6) ans d’expérience pertinente et pratique acquise progressivement, dans un bureau de direction, de préférence au sein d’une organisation internationale ;
- De bonnes compétences en matière d’organisation, de budgétisation et de planification seront fortement souhaitées ;
- Bonnes capacités d’organisation, d’analyse et de rédaction, aptitude à porter des jugements et à prendre des décisions judicieuses ;
- Capacité à travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel ;
- Traitement rapide et efficace des demandes internes et externes ;
- Aptitude à travailler et à coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
- Excellente connaissance pratique et expérience des compétences et des tâches administratives et sectorielles ;
- Solides compétences en matière de service à la clientèle ou aux clients, bon sens de l’organisation, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et capacité à travailler avec une main-d’œuvre diversifiée ;
- Excellentes compétences en matière de communication écrite et verbale en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
- Compétence dans l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, PowerPoint), la connaissance de SAP ou d’un autre système ERP serait un avantage supplémentaire, excellent niveau d’initiative, enthousiasme et esprit d’équipe, et compétences interpersonnelles ;
- Capacité à interpréter les politiques, directives et procédures de l’ALSF.
LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) PUBLIE LA PRÉSENTE ANNONCE AU NOM DE LA FACILITÉ AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (« ALSF » OU « FACILITÉ ») QUI SERA L’EMPLOYEUR. CE POSTE RELÈVE DE L’ALSF ET NE CONFÈRE AUCUN DROIT DE RECRUTEMENT ULTÉRIEUR AU SEIN DE LA BAD.