Avis de recrutement d’un(e) assistant(e) de protocole, Abidjan, Côte d’Ivoire
Full vacancy title : Assistant(e) de protocole
Location : Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade : GS5
Position Number : 50001489
Closing Date : 17-sep-2022
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision pour l’Afrique.
LE COMPLEXE :
Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.
LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général (PSEG) de la Banque a pour rôle de faciliter l’atteinte des objectifs énoncés dans la Stratégie décennale de la Banque, le Top 5 et le Modèle de développement et de prestation de services, en rationalisant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays d’accueil de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général comprend : (i) le Bureau du Secrétaire général, qui a aussi la responsabilité de gérer la Section de la gestion des archives, la Section de la politique de gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires et la Section des conférences et réunions; (ii) la Division des affaires et des travaux du Conseil ; et (iii) la Division du protocole, des privilèges et immunités.
Les principales fonctions de la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2) consistent à offrir des services de protocole et à gérer les relations avec le pays du Siège ou les pays hôtes des bureaux pays du Groupe de la Banque et les missions diplomatiques.
LE POSTE :
Le rôle de l’Assistant(e) de Protocole est de participer à l’organisation de toutes les réunions de la Banque.
Ce poste a été créé pour orienter, assister les hautes instances et toutes les unités organisationnelles de la banque dans les différentes activités liées à l’organisation des réunions, conférences et cérémonies.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision et la direction du/de la Chargé(e) Principal du protocole, l’Assistant (e) du protocole assure les fonctions suivantes :
- Préparer des plans de table et chevalets pour les réunions, conférences et cérémonies, y compris les réunions statutaires des Conseils des Gouverneurs et des conseils d’Administration ;
- Apporter une assistance technique aux organisateurs des réunions et conférences ;
- Assister dans la gestion des évènements organisés par la Banque ;
- S’assurer de la logistique protocolaire au niveau des salles de réunion ;
- Assister les Unités organisationnelles dans l’identification de salles de réunions au niveau des hôtels et autres réceptifs répondant aux exigences protocolaires ;
- Collecter des informations et les traduire en schémas de protocole pour la bonne préparation et la bonne tenue des réunions statutaires du groupe de la Banque ;
- Apporter un appui administratif général sur le plan logistique et organisationnel ;
- Contribuer à la fluidité de la communication et la coordination des activités avec les clients et partenaires ;
- Assurer le suivi avec les Unités organisationnelles concernées pour tous les travaux ayant des incidences protocolaires ;
- Contribuer en amont et en aval à l’organisation des Assemblées Annuelles du groupe de la Banque, en particulier sur le plan de la logistique protocolaire ;
- Veiller à la bonne conservation de toute la logistique protocolaire, y compris les chevalets, les fanions de tables et les drapeaux ;
- Assurer le suivi du pavoisement de l’Immeuble du Siège en veillant sur le respect à tout moment des normes protocolaires applicables.
COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire d’au moins une Licence en diplomatie, droit, administration, gestion d’évènements ou toute autre discipline connexe ;
- Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience professionnelle dans le domaine du Protocole, des Relations Publiques ou de l’Administration Publique ;
- Le/la titulaire du poste devrait également avoir une expérience de travail dans un contexte multiculturel ;
- Avoir de bonnes connaissances générales du Protocole et expérience similaire dans une organisation intergouvernementale ;
- Avoir une bonne connaissance des normes et pratiques diplomatiques ;
- Bonne connaissance des organes de gouvernance institutionnelle ;
- Capacité d’organisation, esprit d’équipe, capacité à supporter la pression ;
- Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
- Savoir utiliser les applications standards de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Visio).
LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).
Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to: HR Direct HRDirect@AFDB.ORG
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1- Regular Staff : If you are currently working at the African Development Bank as a regular staff, click on the button below to apply for this position.
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2- External Candidate : If you are not currently working at the African Development Bank, or if you are a Short Term Staff (STS), a Technical Assistant or a Consultant at the Bank, click on the button below to apply for the position.
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To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.
Applicants who fully meet the Bank’s requirements and are considered for further assessment will be contacted. Applicants should submit a concise Curriculum Vitae (CV) and any additional documents that may be stated as required. The President of the African Development Bank reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer. Female candidates are strongly encouraged to apply. http://www.afdb.org
The African Development Bank Group (AfDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the Bank does not request information on applicants’ bank accounts. The African Development Bank Group declines all responsibility for the fraudulent publications of job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever .
“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”.