Avis de recrutement d’un(e) assistant(e) d’administration, Bamako, Mali

La région du Liptako Gourma (LG), qui comprend les régions infranationales du Mali, du Burkina Faso et du Niger, compte environ 14,5 millions de personnes. Au cours des trois dernières années, elle est devenue de plus en plus l’un des épicentres de la violence au Sahel, connaissant une prolifération de groupes armés. Au cours de la période allant de 2018 à juillet 2020, le nombre d’incidents violents et de décès liés au conflit a été multiplié par cinq par rapport à la période 2015-2017. La violence interethnique est également en augmentation. La crise a provoqué d’importants déplacements de population dans les trois pays. En février 2021, plus de 2 millions de personnes avaient été déplacées, la majorité d’entre elles (55%) au Burkina Faso, suivie du Niger (26%) et du Mali (19%). Selon OCHA, les personnes ayant un besoin urgent d’assistance humanitaire dans les trois pays sont passées de 7,3 millions à 10,3 millions entre 2018 et 2020.

Malgré ces multiples facteurs d’instabilité, la sous-région du Liptako-Gourma possède un fort potentiel et des atouts pour faire face aux risques et vulnérabilités existants. Ceux-ci mettent en évidence des facteurs tels que la richesse en ressources naturelles et l’existence de dynamiques socioculturelles communes, ainsi que des cadres de coopération institutionnelle à travers les frontières entre les trois pays. En outre, les mécanismes de résolution des conflits communautaires ont été traditionnellement utilisés et pourraient être davantage encouragés pour servir de base à la consolidation de la paix et à la gestion équitable des ressources naturelles.

Pour répondre à cette crise, un certain nombre d’initiatives ont été mises en place ces dernières années, ou renforcées. Cette Facilité répond à la nécessité de favoriser une coordination institutionnelle en matière de politiques de sécurité et de développement, sur la base de la reconnaissance que les solutions exclusivement militaires ne sont pas suffisantes pour faire face à la crise multidimensionnelle au Sahel. Parmi les principales initiatives figurent le G5 Sahel (G5S), créé en 2014 par les chefs d’État du Burkina Faso, du Tchad, du Mali, de la Mauritanie et du Niger; l’organisation intergouvernementale couvrant la région du Liptako Gourma – l’Autorité Liptako-Gourma (LGA) – qui a reçu un mandat politique élargi, depuis 2017; et la Coalition internationale pour le Sahel, créée en 2020 par les chefs d’État du G5 Sahel et de la France, et basée sur quatre piliers: 1) lutte contre le terrorisme; 2) renforcement des capacités des forces armées, 3) soutien au retour de l’Etat et des administrations sur le territoire et amélioration de l’accès aux services de base; et 4) l’aide au développement.

Les interventions des Nations Unies au Sahel sont guidées par le cadre de la Stratégie intégrée des Nations Unies pour le Sahel (UNISS). En 2018, l’ONU a également élaboré le Plan d’appui des Nations Unies au Sahel pour intensifier les efforts visant à accélérer la prospérité partagée et une paix durable au Sahel, construites autour de six domaines prioritaires : i) la coopération transfrontalière, ii) la prévention et le maintien de la paix, iii) croissance inclusive, iv) action climatique, v) énergies renouvelables et, vi) autonomisation des femmes et des jeunes. L’approche de la Facilité de stabilisation du Liptako Gourma s’aligne non seulement sur la Stratégie intégrée des Nations Unies pour le Sahel (UNIS), mais aussi avec le P3S/Pilier 3 de la Coalition pour le Sahel et les cadres stratégiques nationaux d’urgence existants. Il complète les interventions de développement dans les zones fragiles mises en œuvre dans le cadre de l’Alliance du Sahel.

L’objectif global de la Facilité est de réduire le risque de violence dans les zones cibles, permettant ainsi la mise en œuvre de programmes de consolidation de la paix, de relèvement et de développement à plus long terme. Il vise à contribuer à mettre fin à la spirale de l’insécurité, des déplacements forcés et des conflits, et à contribuer au renforcement de la cohésion sociale. Dans la mesure du possible, les populations vulnérables telles que les personnes déplacées, les réfugiés et les groupes socio-ethniques marginalisés seront prises en compte par le programme. C’est pour mettre en oeuvre ce programme au Burkina Faso qu’un(e) Assistant (e ) en Administration sera recruté(e).

• Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD ;
• Contribuer à la gestion des documents de garantie de soumission et de garantie de bonne exécution et mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes connexes ;
• Donner des inputs aux processus administratifs du Programme ;
• Fournir un soutien administratif et logistique.

Assurer un soutien administratif et logistique efficace en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Organiser et coordonner les expéditions et dédouanements ;
• Organiser les réservations de voyage, traiter les demandes de visas, cartes diplomatiques, permis de conduire et autres documents administratifs ;
• Gérer les chauffeurs mais en coordination le système de gestion du Pool des chauffeurs mis en place par le Bureau Pays ;
• Gérer les fournitures de bureau, y compris la maintenance de la liste des stocks, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d’un journal de distribution ;
• Aider à faciliter la livraison, la collecte, la reproduction et la transmission des courriers et organiser la collecte des documents à envoyer par la valise diplomatique ;
• Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
• Rechercher des proformas pour certains services sur le marché local à la demande de l’Unité des Achats ;
• Maintenance d’un système de classement des dossiers administratifs tout en assurant la confidentialité.

Fournir un appui pour une bonne gestion des actifs, en mettant l’accent sur le résultat suivant :

• Coordonner la gestion des actifs du Programme, préparer et soumettre en temps opportun des rapports d’inventaire périodiques et coordonner la vérification physique des inventaires ;
• Soutenir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants ;
• Former le personnel sur les procédures administratives et logistique ;
• Briefer les membres du personnel sur les questions relatives à l’administration et la logistique ;
• Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

• Professionnalisme : Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures. Compréhension des principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste. Connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et application de façon cohérente dans les tâches professionnelles. Connaissances au travail à jour grâce à l’étude autodirigé et à d’autres moyens d’apprentissage. Bonne connaissance des technologies de l’information et l’applique dans les tâches ;
• Communication : parler et écrire clairement et efficacement ; écouter les autres, interpréter correctement les messages des autres et répondre de manière appropriée ; poser des questions pour clarifier et manifester son intérêt à avoir une communication bidirectionnelle ; adapter la langue, le ton, le style et le format en fonction du public ; faire preuve d’ouverture d’esprit dans le partage d’informations et tenir les gens informés ;
• Travail d’équipe : travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels; solliciter des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres; être prêt à apprendre des autres; placer l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel; soutenir et agir conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position; partager le mérite des réalisations de l’équipe et accepter la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe ;
• Planification et organisation : élaborer des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifier les activités et affectations prioritaires ; ajuster les priorités au besoin ; allouer le temps et les ressources nécessaires pour terminer les travaux ; prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification ; surveiller et ajuster les plans et les actions au besoin ; utiliser le temps efficacement ;
• Responsabilité : prendre en charge toutes les responsabilités et honorer les engagements ; fournir des produits dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionner dans le respect des règles et procédures de l’organisation ; soutenir les subordonnés, assurer la surveillance et assumer la responsabilité des affectations déléguées ; assumer personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail ;
• Créativité : chercher activement à améliorer les programmes ou services ; offrir des options nouvelles et différentes pour résoudre des problèmes ou répondre aux besoins des clients ; encourager et persuader les autres d’envisager de nouvelles idées ; prendre des risques calculés sur des idées nouvelles et inhabituelles ; penser « hors des sentiers battus »; s’intéresser aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de faire; n’être pas lié par la pensée actuelle ou les approches traditionnelles ;
• Orientation client : considérer tous ceux à qui les services sont fournis comme des «clients» et chercher à voir les choses du point de vue des clients; établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifier les besoins des clients et les associer aux solutions appropriées; surveiller les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes; tenir les clients informés de l’avancement ou des échecs des projets; respecter le calendrier de livraison des produits ou services aux clients ;
• Engagement envers l’apprentissage continu : se tenir au courant des nouveaux développements dans sa propre profession ; chercher activement à se développer professionnellement et personnellement ; contribuer à l’apprentissage des collègues et des subordonnés ; montrer sa volonté d’apprendre des autres ; chercher des commentaires pour apprendre et s’améliorer ;
• Ouverture à la technologie : se tenir au courant de la technologie disponible ; comprendre l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; chercher activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montrer sa volonté d’apprendre de nouvelles technologies.

• Enseignement secondaire avec une formation spécialisée en secrétariat, administration, logistique ;
• Un diplôme universitaire en gestion, commerce ou en administration publique serait souhaitable, mais ce n’est pas une exigence.

• Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la gestion administrative / logistique avec les Institutions nationales, Organismes internationaux, regionaux , les ONGI ;
• Une expérience de 2 ans est requise pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire (minimum License) ;
• Une bonne expérience dans l’utilisation de l’informatique et des logiciels (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation d’un système automatisé ou intégré de gestion de type ERP ;
• Une connaissance des procédures administratives du PNUD est un atout.