Avis de recrutement d’une Assistante Administrative à St-Louis pour assurer le secrétariat et le suivi des bases de données du Directeur Matériel (DM)
Vos missions et activités en qualité dAssistante Administrative :
- Gestion de l’agenda du DM ;
- Gestion du personnel de saisie ;
- Gestion des commandes, de leur suivi, des relances fournisseurs, ainsi que la mise à jour de la base de donnée liés au suivi du budget ;
- Gestion du suivi des consommations de gasoil avec mise à jour de son tableau de suivi et dispache des imputations aux différentes BU en relation avec le contrôle financier ;
- Saisie des heures de travail du personnel gérer les absences ainsi que le planning des congés et le suivi des sanctions, primes, panier, etc.) ;
- Saisie et mis à jour des bases de données utilisées au sein de la société : lubrifiant, carburant, Budget, entrées sorties pièces et stock magasin, etc. (valorisé avec imputation aux BU), pointage personnel ;
- Rédaction des dossiers des CAPEX avec leur suivi ;
- Suivi des documents et autorisations personnelles de véhicule. (Assurance, ATS, contrôle technique…) ;
- Réalisation de mailing ;
- Rédaction, classement et archivage des documents et informations liés aux IMMO ;
- Préparation des différentes réunions et leurs comptes rendus (Réunions directeurs, chefs de départements, services…) ;
- Gestion des véhicules de fonction et service, suivi des autorisations et charte de conduite, sinistres et déclarations, permis de conduire, etc. ;
- Gestion des cartes carburant avec le contrôle financier.
Profil recherché :
Compétences théoriques :
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement du département. – Connaissance générale des techniques de gestion administrative, RH ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques .
Savoir-faire opérationnel :
- Excellente expression orale et rédactionnelle en Français, anglais serait un plus ;
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, Agenda électronique…) – Analyse et gestion des demandes ;
- Aptitude à travailler en équipe dans un milieu isolé.
Savoir-faire comportementaux :
- Discrétion, sens de la confidentialité ;
- Bon relationnel, bonne présentation ;
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ;
- Bonne capacité de résistance au stress .
Modalités de recrutement :
- Ce poste est à prendre rapidement ;
- Possibilité d’une enquête de moralité avant recrutement ;
- Besoin d’une expérience de 5 à 8 ans dans la même fonction ;
- La rémunération sera définie après une période d’essai en fonction du profil et de l’expérience du candidat.
Pour toute candidature, envoyez copie de la carte d’identité, copie des diplômes, CV avec photo et lettre de motivation à mancadian.f.b@gmail.com